Wiki: Digitalisierung & Aktenmanagement von A–Z

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen aufbewahrt werden müssen, bevor sie vernichtet werden dürfen. Handels- und…

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, Kanzleien, Behörden und bestimmte Freiberufler, geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen über gesetzlich fe…

Auftragsverarbeitung (AVV)

Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet, etwa beim Scannen von Akten mit Na…

beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

Das beA ist das besondere elektronische Anwaltspostfach, das von der Bundesrechtsanwaltskammer nach § 31a BRAO für jede zugelassene Rechtsanwältin und jeden Re…

BSI TR-RESISCAN

BSI TR-RESISCAN (Technische Richtlinie TR-03138) ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebene Richtlinie für das ersetzende …

DIN 66399

Die DIN 66399 ist die deutsche Norm für die Vernichtung von Datenträgern in Papier- und elektronischer Form. Sie definiert drei Schutzklassen für den Schutzbed…

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, EU-Verordnung 2016/679) regelt seit dem 25. Mai 2018 EU-weit unmittelbar geltend den Umgang mit personenbezogenen Daten…

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht – anders als ein e…

eIDAS-Verordnung

Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 ist unmittelbar geltendes EU-Recht über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste im Binnenmarkt. Sie regelt e…

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist ein Verfahren zur elektronischen Bestätigung der Herkunft und Unverändertheit eines Dokuments. Die eIDAS-Verordnung unterscheide…

Elektronischer Zeitstempel

Ein elektronischer Zeitstempel (Time-Stamp) bestätigt kryptografisch belegbar, dass eine bestimmte Datei zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert hat und danach…

Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen bezeichnet das Digitalisieren eines Papierdokuments mit anschließender Vernichtung des Originals, wobei das Digitalisat rechtlich an dessen…

GoBD

Die GoBD sind Verwaltungsvorschriften des Bundesfinanzministeriums, die regeln, wie steuerrelevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch geführt,…

ISO 27001

ISO/IEC 27001 ist die international anerkannte Norm für Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS). Sie definiert Anforderungen an Prozesse, Verantwor…

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Vertrauensstufe elektronischer Signaturen nach der eIDAS-Verordnung. Sie basiert auf einem quali…

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit ist kein gesetzlich definierter Rechtsbegriff, sondern ein in der Praxis etablierter Sammelbegriff für Anforderungen an elektronische Archi…

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Beschreibung, wie ein Unternehmen steuerrelevante Unterlagen erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und archiviert.…

XRechnung

XRechnung ist ein rein XML-basiertes, deutsches E-Rechnungsformat, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Es enthält ausschließlich strukturierte D…

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Es entspricht der…

Barcode-Erkennung

Barcode-Erkennung ist das automatische Auslesen von Strich- oder 2D-Codes (etwa Code 128, QR-Code oder DataMatrix) auf Dokumenten während des Scanprozesses. Si…

Bildoptimierung

Bildoptimierung bezeichnet die automatisierte Nachbearbeitung gescannter Dokumente – etwa Kontrastanpassung, Entfernung von Rauschen und Schatten, Farbraum-Kor…

Dokumenteneinzug (ADF)

Der automatische Dokumenteneinzug (ADF, Automatic Document Feeder) ist die Papierzufuhr eines Scanners, die gestapelte Blätter selbstständig einzieht, vereinze…

Duplex-Scan

Duplex-Scan bezeichnet die Erfassung von Vorder- und Rückseite eines Blatts in einem einzigen Durchlauf durch den Scanner, meist über zwei gegenüberliegende Se…

ICR (Handschrifterkennung)

ICR (Intelligent Character Recognition) ist eine auf Handschrift spezialisierte Erweiterung der Texterkennung, die handgeschriebene Zeichen, Vermerke oder ausg…

Indexierung

Indexierung ist die Vergabe strukturierter Suchkriterien (Indexfelder wie Aktenzeichen, Datum oder Kundennummer) an digitalisierte Dokumente, damit sie in eine…

Metadaten

Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen zu einem Dokument – etwa Aktenzeichen, Erstellungsdatum, Dokumentart oder Scanparameter –, die es beschreiben,…

OCR (Texterkennung)

OCR (Optical Character Recognition) ist die automatische Umwandlung von gedrucktem Text in einem gescannten Bild in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text. Sie…

Patch-Code

Ein Patch-Code ist ein standardisiertes Streifenmuster (meist "Patch T" oder "Patch II/III"), das als Trennblatt zwischen Dokumente eingelegt wird und beim Sca…

PDF/A

PDF/A ist eine ISO-genormte (ISO 19005) Variante des PDF-Formats speziell für die Langzeitarchivierung: Sie schreibt vor, dass alle Schriftarten eingebettet, k…

PDF/A-3

PDF/A-3 ist die aktuellste Konformitätsstufe des Archivformats PDF/A und erlaubt als einzige Variante das Einbetten beliebiger Originaldateien – etwa strukturi…

Scanauflösung (dpi)

Die Scanauflösung, gemessen in dpi (dots per inch), bestimmt, wie viele Bildpunkte pro Zoll beim Digitalisieren erfasst werden und damit die Detailschärfe des …

TIFF

TIFF (Tagged Image File Format) ist ein verlustfreies Bilddateiformat, das in der Aktendigitalisierung seit Jahrzehnten als Standard für die originalgetreue Sp…

Volltextindex

Der Volltextindex ist die technische Datenstruktur eines DMS oder Archivsystems, die für jedes vorkommende Wort speichert, in welchen Dokumenten es an welcher …

Volltextsuche

Volltextsuche ist die Suchfunktion, mit der Nutzer beliebige Begriffe oder Phrasen im gesamten per OCR erkannten Text eines Dokuments oder Aktenbestands finden…

Aktenplan

Ein Aktenplan ist die verbindliche Ordnungsstruktur, nach der Dokumente und Akten einer Organisation systematisch klassifiziert und abgelegt werden. Er legt Ak…

Capture (Dokumentenerfassung)

Capture bezeichnet die technische und organisatorische Erfassung von Dokumenten aus Papier, E-Mail, Fax oder Formularen als ersten Schritt der digitalen Weiter…

Digitaler Posteingang

Der digitale Posteingang erfasst eingehende Papierpost, E-Mails und Faxe zentral, digitalisiert Papierdokumente per Scan, klassifiziert sie automatisch und lei…

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur elektronischen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten über ihren gesam…

Dokumenten-Workflow

Ein Dokumenten-Workflow ist die geregelte, oft automatisierte Abfolge von Bearbeitungsschritten, die ein Dokument oder ein Vorgang innerhalb einer Organisation…

E-Akte

Die E-Akte (elektronische Akte) bündelt alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente – Schriftverkehr, Verträge, Nachweise, Notizen – strukturiert in einem digit…

ECM (Enterprise Content Management)

ECM (Enterprise Content Management) bezeichnet den unternehmensweiten Ansatz, sämtliche Inhalte – Dokumente, E-Mails, Web-Content, Formulare, Medien – über ihr…

Frühes Scannen

Frühes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Dokumenten direkt am Posteingang, bevor eine inhaltliche Bearbeitung stattfindet. Alle weiteren Schritte – Pr…

Qualitätssicherung beim Scannen

Qualitätssicherung beim Scannen bezeichnet die systematische Prüfung digitalisierter Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, korrekte Ausrichtung und bildli…

Records Management

Records Management ist die systematische Steuerung geschäftsrelevanter Unterlagen (Records) von ihrer Entstehung bis zur endgültigen Aussonderung, mit Fokus au…

Spätes Scannen

Spätes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Dokumenten erst nach abgeschlossener inhaltlicher Bearbeitung auf Papier – der Scan dient primär der revision…

Versionierung

Versionierung bezeichnet die lückenlose Speicherung aller Änderungsstände eines Dokuments in einem DMS, sodass frühere Fassungen jederzeit nachvollziehbar und …

Digitale Bauakte

Die Bauakte ist die vollständige Dokumentation eines Bauvorhabens – von Bauantrag über Genehmigung bis Abnahme. Geführt wird sie von Bauämtern, Architekturbüro…

Digitale Kanzleiakte

Die Kanzleiakte ist die interne Organisationsakte einer Anwaltskanzlei über einen Vorgang oder ein Mandat – rechtlich meist identisch mit der Handakte nach § 5…

Digitale Patientenakte

Die digitale Patientenakte ist die elektronische Zusammenführung aller Behandlungsunterlagen einer Praxis, Klinik oder Pflegeeinrichtung – Anamnese, Befunde, R…

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller personenbezogenen Dokumente eines Beschäftigten – von Arbeitsvertrag über Gehaltsabrechnungen bi…

E-Government

E-Government bezeichnet die elektronische Abwicklung von Verwaltungsleistungen zwischen Bund, Ländern, Kommunen, Bürgern und Unternehmen – von der Online-Antra…

Kommunalarchiv

Ein Kommunalarchiv ist die dauerhafte Verwahrstelle einer Gemeinde, Stadt oder eines Landkreises für archivwürdige Unterlagen der eigenen Verwaltung sowie hist…

Mandantenakte

Die Mandantenakte bündelt alle Unterlagen, die zu einem konkreten Mandanten entstehen – Vollmachten, Schriftverkehr, Verträge, Schriftsätze und Belege. Sie ist…

Planarchiv

Ein Planarchiv ist eine systematisch geordnete Sammlung von Bauplänen, technischen Zeichnungen, Lageplänen und Katasterkarten, wie sie bei Bauämtern, Architekt…

Schülerakte

Die Schülerakte ist die von einer Schule geführte Sammlung aller personenbezogenen Unterlagen zu einem Schüler über die gesamte Schullaufbahn – von Anmeldung b…

Aktenvernichtung

Aktenvernichtung ist die datenschutzkonforme Zerstörung von Papierakten nach DIN 66399, meist als letzter Schritt eines Digitalisierungsprojekts, wenn die Orig…

Buchscanner

Ein Buchscanner digitalisiert gebundene Werke wie Bücher, Zeitschriften oder Akten mit festem Rücken, ohne sie zu zerschneiden. Kamerabasierte Aufsichtsscanner…

Entklammern & Aufbereiten

Entklammern und Aufbereiten bezeichnet die manuelle Vorbereitung von Akten vor dem Scan: Heft- und Büroklammern, Ösen und Klarsichthüllen werden entfernt, gekn…

Großformat-Scan

Ein Großformat-Scan digitalisiert Vorlagen jenseits von DIN A4/A3 – von Bauplänen im Format A0 bis zu historischen Karten und Rollplänen. Dafür kommen Spezials…

Inhouse-Scanning

Inhouse-Scanning bezeichnet die Digitalisierung von Dokumenten mit eigener Technik und eigenem Personal im Unternehmen, statt einen externen Scandienstleister …

Mikrofiche

Ein Mikrofiche ist eine flache Mikrofilmkarte (meist 105 × 148 mm), auf der stark verkleinerte Abbilder mehrerer Dokumentseiten in einem Raster angeordnet sind…

Mikrofilm-Digitalisierung

Mikrofilm-Digitalisierung überführt analoge Rollfilme und Mikrofiches in durchsuchbare digitale Dateien. Spezielle Durchlichtscanner erfassen die stark verklei…

Mobiler Scanservice

Beim mobilen Scanservice digitalisiert ein Dienstleister Akten direkt vor Ort beim Kunden statt in einem externen Scanzentrum. Mobile Scanstraßen oder Einzelge…

Scandienstleister

Ein Scandienstleister übernimmt die Digitalisierung von Papierakten für Kanzleien, Behörden, Architekturbüros und Unternehmen – von der Abholung über Scan, OCR…

Scanvorbereitung

Scanvorbereitung umfasst alle Arbeitsschritte, die vor dem eigentlichen Digitalisieren nötig sind: Sichten und Sortieren der Akten, Entfernen von Klammern und …