Wiki: Digitalisierung & Aktenmanagement von A–Z

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen aufbewahrt werden müssen, bevor sie vernichtet werden dürfen. Handels- und…

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, Kanzleien, Behörden und bestimmte Freiberufler, geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen über gesetzlich fe…

Auftragsverarbeitung (AVV)

Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet, etwa beim Scannen von Akten mit Na…

beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

Das beA ist das besondere elektronische Anwaltspostfach, das von der Bundesrechtsanwaltskammer nach § 31a BRAO für jede zugelassene Rechtsanwältin und jeden Re…

Beweiswert digitaler Dokumente

Der Beweiswert digitaler Dokumente beschreibt, wie stark ein elektronisches oder digitalisiertes Dokument im Streitfall vor Gericht oder gegenüber Behörden als…

BSI TR-RESISCAN

BSI TR-RESISCAN (Technische Richtlinie TR-03138) ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebene Richtlinie für das ersetzende …

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist eine nach Art. 35 DSGVO vorgeschriebene Risikoanalyse für Verarbeitungsvorgänge, die voraussichtlich ein hohes Ris…

DIN 66399

Die DIN 66399 ist die deutsche Norm für die Vernichtung von Datenträgern in Papier- und elektronischer Form. Sie definiert drei Schutzklassen für den Schutzbed…

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, EU-Verordnung 2016/679) regelt seit dem 25. Mai 2018 EU-weit unmittelbar geltend den Umgang mit personenbezogenen Daten…

E-Government-Gesetz (EGovG)

Das E-Government-Gesetz regelt seit 2013 die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung in Deutsch…

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht – anders als ein e…

eIDAS-Verordnung

Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 ist unmittelbar geltendes EU-Recht über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste im Binnenmarkt. Sie regelt e…

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist ein Verfahren zur elektronischen Bestätigung der Herkunft und Unverändertheit eines Dokuments. Die eIDAS-Verordnung unterscheide…

Elektronischer Zeitstempel

Ein elektronischer Zeitstempel (Time-Stamp) bestätigt kryptografisch belegbar, dass eine bestimmte Datei zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert hat und danach…

Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen bezeichnet das Digitalisieren eines Papierdokuments mit anschließender Vernichtung des Originals, wobei das Digitalisat rechtlich an dessen…

GoBD

Die GoBD sind Verwaltungsvorschriften des Bundesfinanzministeriums, die regeln, wie steuerrelevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch geführt,…

ISO 27001

ISO/IEC 27001 ist die international anerkannte Norm für Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS). Sie definiert Anforderungen an Prozesse, Verantwor…

Löschkonzept

Ein Löschkonzept legt schriftlich fest, wann welche Daten und Dokumente gelöscht oder vernichtet werden müssen, weil ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist ode…

Onlinezugangsgesetz (OZG)

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungsportale anzubieten. Es trat 2017 in Kra…

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Vertrauensstufe elektronischer Signaturen nach der eIDAS-Verordnung. Sie basiert auf einem quali…

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit ist kein gesetzlich definierter Rechtsbegriff, sondern ein in der Praxis etablierter Sammelbegriff für Anforderungen an elektronische Archi…

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Beschreibung, wie ein Unternehmen steuerrelevante Unterlagen erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und archiviert.…

XRechnung

XRechnung ist ein rein XML-basiertes, deutsches E-Rechnungsformat, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Es enthält ausschließlich strukturierte D…

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Es entspricht der…

Barcode-Erkennung

Barcode-Erkennung ist das automatische Auslesen von Strich- oder 2D-Codes (etwa Code 128, QR-Code oder DataMatrix) auf Dokumenten während des Scanprozesses. Si…

Bildoptimierung

Bildoptimierung bezeichnet die automatisierte Nachbearbeitung gescannter Dokumente – etwa Kontrastanpassung, Entfernung von Rauschen und Schatten, Farbraum-Kor…

Cloud-Archiv

Ein Cloud-Archiv ist ein internetbasierter Speicherdienst für digitale Dokumente, der über die reine Datenablage hinaus Funktionen wie Unveränderbarkeit, Versi…

Datenextraktion

Datenextraktion bezeichnet die automatisierte Identifikation und Übernahme strukturierter Informationen – etwa Rechnungsnummer, Datum oder Aktenzeichen – aus g…

Deskewing (Geraderichten)

Deskewing ist die automatische Erkennung und Korrektur von schräg eingezogenen oder schief liegenden Vorlagen im Scanbild. Die Software dreht das Bild rechneri…

Digitale Langzeitarchivierung

Digitale Langzeitarchivierung umfasst die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen elektronische Dokumente über gesetzliche Aufbewahrungsfristen …

DMS-Schnittstellen & Import

DMS-Schnittstellen sind definierte technische Übergabewege, über die gescannte Dokumente samt Metadaten automatisiert in ein Dokumentenmanagementsystem importi…

Dokumenteneinzug (ADF)

Der automatische Dokumenteneinzug (ADF, Automatic Document Feeder) ist die Papierzufuhr eines Scanners, die gestapelte Blätter selbstständig einzieht, vereinze…

Dokumentenklassifizierung

Dokumentenklassifizierung ist die automatisierte oder regelbasierte Einordnung gescannter Dokumente in vordefinierte Kategorien wie Rechnung, Vertrag oder Schr…

Duplex-Scan

Duplex-Scan bezeichnet die Erfassung von Vorder- und Rückseite eines Blatts in einem einzigen Durchlauf durch den Scanner, meist über zwei gegenüberliegende Se…

Hash-Wert

Ein Hash-Wert ist eine mit einer kryptografischen Prüffunktion berechnete Zeichenfolge fester Länge, die als eindeutiger digitaler Fingerabdruck einer Datei di…

ICR (Handschrifterkennung)

ICR (Intelligent Character Recognition) ist eine auf Handschrift spezialisierte Erweiterung der Texterkennung, die handgeschriebene Zeichen, Vermerke oder ausg…

Indexierung

Indexierung ist die Vergabe strukturierter Suchkriterien (Indexfelder wie Aktenzeichen, Datum oder Kundennummer) an digitalisierte Dokumente, damit sie in eine…

Leerseitenerkennung

Leerseitenerkennung ist ein automatisierter Verarbeitungsschritt, der unbedruckte oder nahezu leere Blätter im Scanprozess erkennt und aus dem finalen Dokument…

Metadaten

Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen zu einem Dokument – etwa Aktenzeichen, Erstellungsdatum, Dokumentart oder Scanparameter –, die es beschreiben,…

MRC-Komprimierung

MRC-Komprimierung (Mixed Raster Content) ist ein Verfahren, das gescannte Seiten in mehrere Bildebenen zerlegt – etwa scharfen Text und Hintergrund- bzw. Bildb…

OCR (Texterkennung)

OCR (Optical Character Recognition) ist die automatische Umwandlung von gedrucktem Text in einem gescannten Bild in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text. Sie…

Patch-Code

Ein Patch-Code ist ein standardisiertes Streifenmuster (meist "Patch T" oder "Patch II/III"), das als Trennblatt zwischen Dokumente eingelegt wird und beim Sca…

PDF/A

PDF/A ist eine ISO-genormte (ISO 19005) Variante des PDF-Formats speziell für die Langzeitarchivierung: Sie schreibt vor, dass alle Schriftarten eingebettet, k…

PDF/A-3

PDF/A-3 ist die aktuellste Konformitätsstufe des Archivformats PDF/A und erlaubt als einzige Variante das Einbetten beliebiger Originaldateien – etwa strukturi…

Scanauflösung (dpi)

Die Scanauflösung, gemessen in dpi (dots per inch), bestimmt, wie viele Bildpunkte pro Zoll beim Digitalisieren erfasst werden und damit die Detailschärfe des …

TIFF

TIFF (Tagged Image File Format) ist ein verlustfreies Bilddateiformat, das in der Aktendigitalisierung seit Jahrzehnten als Standard für die originalgetreue Sp…

Volltextindex

Der Volltextindex ist die technische Datenstruktur eines DMS oder Archivsystems, die für jedes vorkommende Wort speichert, in welchen Dokumenten es an welcher …

Volltextsuche

Volltextsuche ist die Suchfunktion, mit der Nutzer beliebige Begriffe oder Phrasen im gesamten per OCR erkannten Text eines Dokuments oder Aktenbestands finden…

Aktenplan

Ein Aktenplan ist die verbindliche Ordnungsstruktur, nach der Dokumente und Akten einer Organisation systematisch klassifiziert und abgelegt werden. Er legt Ak…

Audit-Trail (Protokollierung)

Ein Audit-Trail ist die lückenlose, chronologische Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen an einem Dokument oder Datensatz – wer hat wann was geändert, …

Capture (Dokumentenerfassung)

Capture bezeichnet die technische und organisatorische Erfassung von Dokumenten aus Papier, E-Mail, Fax oder Formularen als ersten Schritt der digitalen Weiter…

Digitale Transformation

Digitale Transformation bezeichnet den grundlegenden Wandel von Organisationen durch den systematischen Einsatz digitaler Technologien – nicht nur die Digitali…

Digitaler Posteingang

Der digitale Posteingang erfasst eingehende Papierpost, E-Mails und Faxe zentral, digitalisiert Papierdokumente per Scan, klassifiziert sie automatisch und lei…

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur elektronischen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten über ihren gesam…

Dokumenten-Workflow

Ein Dokumenten-Workflow ist die geregelte, oft automatisierte Abfolge von Bearbeitungsschritten, die ein Dokument oder ein Vorgang innerhalb einer Organisation…

Dokumentenlogistik

Dokumentenlogistik umfasst die organisierte Erfassung, den Transport, die Verarbeitung und die Bereitstellung von Dokumenten entlang ihres gesamten Lebenszyklu…

Dublettenprüfung

Die Dublettenprüfung erkennt und entfernt doppelt erfasste Dokumente oder Seiten während der Digitalisierung, etwa durch mehrfaches Scannen oder doppelten Einz…

E-Akte

Die E-Akte (elektronische Akte) bündelt alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente – Schriftverkehr, Verträge, Nachweise, Notizen – strukturiert in einem digit…

ECM (Enterprise Content Management)

ECM (Enterprise Content Management) bezeichnet den unternehmensweiten Ansatz, sämtliche Inhalte – Dokumente, E-Mails, Web-Content, Formulare, Medien – über ihr…

Frühes Scannen

Frühes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Dokumenten direkt am Posteingang, bevor eine inhaltliche Bearbeitung stattfindet. Alle weiteren Schritte – Pr…

Medienbruch

Ein Medienbruch liegt vor, wenn innerhalb eines Prozesses zwischen unterschiedlichen Medien gewechselt werden muss, etwa von Papier zu digital oder zwischen in…

Papierloses Büro

Das papierlose Büro beschreibt ein Arbeitsumfeld, in dem Dokumente durchgängig digital erfasst, bearbeitet und archiviert werden, statt auf Papier zu entstehen…

Qualitätssicherung beim Scannen

Qualitätssicherung beim Scannen bezeichnet die systematische Prüfung digitalisierter Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, korrekte Ausrichtung und bildli…

Records Management

Records Management ist die systematische Steuerung geschäftsrelevanter Unterlagen (Records) von ihrer Entstehung bis zur endgültigen Aussonderung, mit Fokus au…

Scan-on-Demand

Scan-on-Demand digitalisiert Papierakten erst dann, wenn ein konkreter Zugriffsbedarf entsteht, statt den gesamten Aktenbestand vorab vollständig zu scannen. D…

Spätes Scannen

Spätes Scannen bezeichnet die Digitalisierung von Dokumenten erst nach abgeschlossener inhaltlicher Bearbeitung auf Papier – der Scan dient primär der revision…

Versionierung

Versionierung bezeichnet die lückenlose Speicherung aller Änderungsstände eines Dokuments in einem DMS, sodass frühere Fassungen jederzeit nachvollziehbar und …

Zugriffsrechte & Berechtigungskonzept

Zugriffsrechte regeln, welche Person oder Rolle welche Dokumente lesen, bearbeiten, freigeben oder löschen darf. Ein Berechtigungskonzept fasst diese Regeln sy…

Digitale Bauakte

Die Bauakte ist die vollständige Dokumentation eines Bauvorhabens – von Bauantrag über Genehmigung bis Abnahme. Geführt wird sie von Bauämtern, Architekturbüro…

Digitale Kanzleiakte

Die Kanzleiakte ist die interne Organisationsakte einer Anwaltskanzlei über einen Vorgang oder ein Mandat – rechtlich meist identisch mit der Handakte nach § 5…

Digitale Patientenakte

Die digitale Patientenakte ist die elektronische Zusammenführung aller Behandlungsunterlagen einer Praxis, Klinik oder Pflegeeinrichtung – Anamnese, Befunde, R…

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller personenbezogenen Dokumente eines Beschäftigten – von Arbeitsvertrag über Gehaltsabrechnungen bi…

E-Government

E-Government bezeichnet die elektronische Abwicklung von Verwaltungsleistungen zwischen Bund, Ländern, Kommunen, Bürgern und Unternehmen – von der Online-Antra…

E-Verwaltungsakte

Die E-Verwaltungsakte ist die elektronische Führung von Akten in Behörden des Bundes und der Länder anstelle der Papierakte. Sie ist für Bundesbehörden seit 20…

Grundakte

Die Grundakte ist die amtliche Sammlung aller Urkunden und Unterlagen, die einem Grundbuchblatt beim zuständigen Amtsgericht zugeordnet sind – etwa Auflassunge…

Handakte

Die Handakte ist die von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten für jedes Mandat geführte Sammlung von Schriftstücken, Notizen und Korrespondenz. Ihre Führung un…

Kommunalarchiv

Ein Kommunalarchiv ist die dauerhafte Verwahrstelle einer Gemeinde, Stadt oder eines Landkreises für archivwürdige Unterlagen der eigenen Verwaltung sowie hist…

Mandantenakte

Die Mandantenakte bündelt alle Unterlagen, die zu einem konkreten Mandanten entstehen – Vollmachten, Schriftverkehr, Verträge, Schriftsätze und Belege. Sie ist…

Notariatsakte

Die Notariatsakte ist die Gesamtheit der Urkunden, Beglaubigungen und Nebenunterlagen, die ein Notar oder eine Notarin zu einem Beurkundungs- oder Beglaubigung…

Planarchiv

Ein Planarchiv ist eine systematisch geordnete Sammlung von Bauplänen, technischen Zeichnungen, Lageplänen und Katasterkarten, wie sie bei Bauämtern, Architekt…

Projektakte

Die Projektakte bündelt alle Dokumente eines einzelnen Projekts – von Planung über Verträge und Korrespondenz bis zur Abnahme. Sie ist in Branchen wie Bau, Ing…

Schülerakte

Die Schülerakte ist die von einer Schule geführte Sammlung aller personenbezogenen Unterlagen zu einem Schüler über die gesamte Schullaufbahn – von Anmeldung b…

Steuerakte

Die Steuerakte bündelt alle steuerrelevanten Unterlagen eines Mandanten oder Unternehmens – Steuererklärungen, Bescheide, Belege und Korrespondenz mit dem Fina…

Vereinsarchiv

Das Vereinsarchiv bewahrt die Geschichte und Verwaltungsunterlagen eines eingetragenen Vereins – Satzungen, Protokolle, Mitgliederlisten, Finanzunterlagen und …

Versicherungsakte

Die Versicherungsakte bündelt alle Dokumente eines Versicherungsvertrags oder Schadenfalls – von Antrag und Police über Schadenmeldungen bis zu Gutachten und K…

Aktenabholung & Transport

Aktenabholung & Transport bezeichnet den logistischen Prozess, bei dem Papierakten beim Kunden erfasst, verpackt, gesichert transportiert und beim Scandienstle…

Akteneinlagerung

Akteneinlagerung ist die professionelle Lagerung physischer Akten in einem externen, oft klimatisierten und zugangsgesicherten Lager, meist als Ergänzung zur D…

Aktenvernichtung

Aktenvernichtung ist die datenschutzkonforme Zerstörung von Papierakten nach DIN 66399, meist als letzter Schritt eines Digitalisierungsprojekts, wenn die Orig…

Archivdigitalisierung

Archivdigitalisierung ist die systematische Erfassung historischer oder langjährig gewachsener Papierarchive in digitale Form, meist verbunden mit Sichtung, Ne…

Buchscanner

Ein Buchscanner digitalisiert gebundene Werke wie Bücher, Zeitschriften oder Akten mit festem Rücken, ohne sie zu zerschneiden. Kamerabasierte Aufsichtsscanner…

Entklammern & Aufbereiten

Entklammern und Aufbereiten bezeichnet die manuelle Vorbereitung von Akten vor dem Scan: Heft- und Büroklammern, Ösen und Klarsichthüllen werden entfernt, gekn…

Fotoarchiv-Digitalisierung

Fotoarchiv-Digitalisierung ist die Erfassung analoger Fotobestände – Abzüge, Negative, Dias – mit fotospezifischen Scannern, die höhere Auflösungen, präzise Fa…

Großformat-Scan

Ein Großformat-Scan digitalisiert Vorlagen jenseits von DIN A4/A3 – von Bauplänen im Format A0 bis zu historischen Karten und Rollplänen. Dafür kommen Spezials…

Inhouse-Scanning

Inhouse-Scanning bezeichnet die Digitalisierung von Dokumenten mit eigener Technik und eigenem Personal im Unternehmen, statt einen externen Scandienstleister …

Massendigitalisierung

Massendigitalisierung bezeichnet die Erfassung sehr großer Dokumentmengen – typischerweise ab mehreren hunderttausend Seiten – mit auf Durchsatz optimierten Ho…

Mikrofiche

Ein Mikrofiche ist eine flache Mikrofilmkarte (meist 105 × 148 mm), auf der stark verkleinerte Abbilder mehrerer Dokumentseiten in einem Raster angeordnet sind…

Mikrofilm-Digitalisierung

Mikrofilm-Digitalisierung überführt analoge Rollfilme und Mikrofiches in durchsuchbare digitale Dateien. Spezielle Durchlichtscanner erfassen die stark verklei…

Mobiler Scanservice

Beim mobilen Scanservice digitalisiert ein Dienstleister Akten direkt vor Ort beim Kunden statt in einem externen Scanzentrum. Mobile Scanstraßen oder Einzelge…

Probescan

Ein Probescan ist die Digitalisierung eines kleinen, repräsentativen Musterbestands vor Beauftragung eines größeren Scanprojekts. Er dient dazu, Bildqualität, …

Scan-Outsourcing

Scan-Outsourcing bezeichnet die Auslagerung der Dokumentendigitalisierung an einen externen Scandienstleister, statt sie mit eigenem Personal und eigenen Gerät…

Scandienstleister

Ein Scandienstleister übernimmt die Digitalisierung von Papierakten für Kanzleien, Behörden, Architekturbüros und Unternehmen – von der Abholung über Scan, OCR…

Scankosten & Preismodelle

Scankosten bezeichnen den Preis für die Digitalisierung von Dokumenten, meist abgerechnet pro Seite, pro laufendem Meter Akten oder als Projektpauschale. Sie h…

Scanvorbereitung

Scanvorbereitung umfasst alle Arbeitsschritte, die vor dem eigentlichen Digitalisieren nötig sind: Sichten und Sortieren der Akten, Entfernen von Klammern und …

Tagesaktuelle Digitalisierung

Tagesaktuelle Digitalisierung bezeichnet das laufende, meist tägliche Scannen des eingehenden Posts oder neu entstehender Dokumente, statt Papierakten erst nac…

Technische Zeichnungen digitalisieren

Die Digitalisierung technischer Zeichnungen erfasst Baupläne, Konstruktions- und Ingenieurzeichnungen in Großformaten wie A0 oder A1 mit spezialisierten Großfo…