Wiki: Digitalisierung & Aktenmanagement von A–Z

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, Kanzleien, Behörden und bestimmte Freiberufler, geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen über gesetzlich fe…

beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

Das beA ist das besondere elektronische Anwaltspostfach, das von der Bundesrechtsanwaltskammer nach § 31a BRAO für jede zugelassene Rechtsanwältin und jeden Re…

BSI TR-RESISCAN

BSI TR-RESISCAN (Technische Richtlinie TR-03138) ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebene Richtlinie für das ersetzende …

DIN 66399

Die DIN 66399 ist die deutsche Norm für die Vernichtung von Datenträgern in Papier- und elektronischer Form. Sie definiert drei Schutzklassen für den Schutzbed…

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, EU-Verordnung 2016/679) regelt seit dem 25. Mai 2018 EU-weit unmittelbar geltend den Umgang mit personenbezogenen Daten…

Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen bezeichnet das Digitalisieren eines Papierdokuments mit anschließender Vernichtung des Originals, wobei das Digitalisat rechtlich an dessen…

GoBD

Die GoBD sind Verwaltungsvorschriften des Bundesfinanzministeriums, die regeln, wie steuerrelevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch geführt,…

ISO 27001

ISO/IEC 27001 ist die international anerkannte Norm für Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS). Sie definiert Anforderungen an Prozesse, Verantwor…

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit ist kein gesetzlich definierter Rechtsbegriff, sondern ein in der Praxis etablierter Sammelbegriff für Anforderungen an elektronische Archi…

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Beschreibung, wie ein Unternehmen steuerrelevante Unterlagen erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und archiviert.…

Indexierung

Indexierung ist die Vergabe strukturierter Suchkriterien (Indexfelder wie Aktenzeichen, Datum oder Kundennummer) an digitalisierte Dokumente, damit sie in eine…

Metadaten

Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen zu einem Dokument – etwa Aktenzeichen, Erstellungsdatum, Dokumentart oder Scanparameter –, die es beschreiben,…

OCR (Texterkennung)

OCR (Optical Character Recognition) ist die automatische Umwandlung von gedrucktem Text in einem gescannten Bild in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text. Sie…

PDF/A

PDF/A ist eine ISO-genormte (ISO 19005) Variante des PDF-Formats speziell für die Langzeitarchivierung: Sie schreibt vor, dass alle Schriftarten eingebettet, k…

Scanauflösung (dpi)

Die Scanauflösung, gemessen in dpi (dots per inch), bestimmt, wie viele Bildpunkte pro Zoll beim Digitalisieren erfasst werden und damit die Detailschärfe des …

Volltextsuche

Volltextsuche ist die Suchfunktion, mit der Nutzer beliebige Begriffe oder Phrasen im gesamten per OCR erkannten Text eines Dokuments oder Aktenbestands finden…

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur elektronischen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten über ihren gesam…

Dokumenten-Workflow

Ein Dokumenten-Workflow ist die geregelte, oft automatisierte Abfolge von Bearbeitungsschritten, die ein Dokument oder ein Vorgang innerhalb einer Organisation…

E-Akte

Die E-Akte (elektronische Akte) bündelt alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente – Schriftverkehr, Verträge, Nachweise, Notizen – strukturiert in einem digit…

Qualitätssicherung beim Scannen

Qualitätssicherung beim Scannen bezeichnet die systematische Prüfung digitalisierter Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, korrekte Ausrichtung und bildli…

E-Government

E-Government bezeichnet die elektronische Abwicklung von Verwaltungsleistungen zwischen Bund, Ländern, Kommunen, Bürgern und Unternehmen – von der Online-Antra…

Großformat-Scan

Ein Großformat-Scan digitalisiert Vorlagen jenseits von DIN A4/A3 – von Bauplänen im Format A0 bis zu historischen Karten und Rollplänen. Dafür kommen Spezials…

Mobiler Scanservice

Beim mobilen Scanservice digitalisiert ein Dienstleister Akten direkt vor Ort beim Kunden statt in einem externen Scanzentrum. Mobile Scanstraßen oder Einzelge…