Was versteht man unter einer Notariatsakte?
Die Notariatsakte umfasst alle Unterlagen, die ein Notariat zu einem einzelnen Beurkundungs- oder Beglaubigungsvorgang führt – von Grundstückskaufverträgen über Eheverträge, Testamente und Gesellschaftsgründungen bis zu Vollmachten. Zentrale Rechtsgrundlagen sind die Bundesnotarordnung (BNotO) und die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot), die Form, Aufbewahrung und Verwahrung notarieller Urkunden regeln. Kern jeder Notariatsakte ist die Urschrift der Urkunde, die in der Urkundensammlung des Notariats verwahrt wird; hinzu kommen Nebenunterlagen wie Vollmachten, Ausweiskopien, Register- und Grundbuchauszüge sowie Schriftverkehr mit Beteiligten und Behörden.
Die Urkundensammlung selbst ist chronologisch nach der sogenannten Urkundenrolle geordnet, einem fortlaufenden Register, in dem jede Beurkundung mit Datum, Urkundennummer und Beteiligten erfasst wird. Diese Systematik ist historisch gewachsen und muss auch bei jeder Digitalisierung erhalten bleiben, damit sich Urkunden über die Urkundenrollennummer eindeutig und dauerhaft nachvollziehbar zuordnen lassen.
Welche Dokumentarten sind typisch für eine Notariatsakte?
Notariatsakten sind naturgemäß heterogen, da Notare ein breites Spektrum an Rechtsgeschäften beurkunden:
- Urschriften: Verträge, letztwillige Verfügungen, Gesellschaftsgründungen, Vollmachten
- Beglaubigungen: Unterschriftsbeglaubigungen, Abschriftenbeglaubigungen
- Nachweisdokumente: Ausweiskopien, Handelsregister- und Grundbuchauszüge, Vertretungsnachweise
- Genehmigungen: familiengerichtliche oder betreuungsgerichtliche Genehmigungen, behördliche Zustimmungen
- Verwaltungsunterlagen: Kostenrechnungen, Fristenkontrolle, interne Vermerke zum Beurkundungsablauf
Diese Mischung aus dauerhaft aufzubewahrenden Urschriften und operativ genutzten Nebenunterlagen prägt die Anforderungen an jede Digitalisierungsstrategie.
Besonders bei Grundstücksgeschäften kommen zusätzlich umfangreiche Anlagen hinzu: Lagepläne, Teilungserklärungen mit Aufteilungsplänen, Baubeschreibungen oder technische Zeichnungen. Diese Beilagen sind oft größerformatig als der eigentliche Vertragstext und müssen bei der Aktenführung wie bei einer möglichen Digitalisierung gesondert behandelt werden, damit der Bezug zur Hauptbeurkundung nicht verloren geht.
Welche Aufbewahrungsfristen und Formvorgaben gelten?
Für die Urkundensammlung gilt grundsätzlich eine dauerhafte Aufbewahrung – notarielle Urschriften werden nicht im üblichen Sinn „entsorgt", sondern bei Amtsniederlegung oder Kanzleiauflösung an das zuständige Notararchiv beziehungsweise Amtsgericht übergeben. Für Nebenakten und Verwaltungsunterlagen legen die Landesjustizverwaltungen im Rahmen der DONot regelmäßig gestaffelte Fristen fest, häufig zwischen 30 und 100 Jahren, teils ebenfalls dauerhaft bei besonders bedeutsamen Urkundenarten wie Testamenten. Die konkreten Fristen variieren zwischen den Bundesländern und sollten im Einzelfall mit der zuständigen Notarkammer abgestimmt werden.
Bei Amtsniederlegung, Ruhestand oder Tod eines Notars endet die Aufbewahrungspflicht nicht automatisch. Die Urkundensammlung geht in solchen Fällen an einen Verwahrnotar oder unmittelbar an das zuständige Amtsgericht über, das die Fortführung der Aufbewahrung sicherstellt. Auch dieser Übergang muss lückenlos dokumentiert werden, damit spätere Einsichtsgesuche der Beteiligten weiterhin bearbeitet werden können.
Was gilt bei der Digitalisierung von Notariatsakten besonders?
Die Digitalisierung notarieller Bestände unterscheidet sich von anderen Aktenarten durch drei Besonderheiten:
- Original bleibt Original: Die Urschrift wird nicht ersetzend gescannt und anschließend vernichtet. Sie bleibt physisch verwahrt; das Digitalisat dient ausschließlich der Recherche, Bearbeitung und schnellen Weitergabe an Beteiligte.
- Beweiswert der Urkunde bleibt unangetastet: Notarielle Urkunden entfalten öffentlichen Glauben nach §§ 415 ff. ZPO – dieser Beweiswert ist an das Original gebunden, ein Scan kann ihn nicht übernehmen.
- Strengste Vertraulichkeit: Die notarielle Verschwiegenheitspflicht (§ 18 BNotO) gilt uneingeschränkt für digitale Kopien; Zugriffskonzepte, Verschlüsselung und Protokollierung müssen entsprechend robust sein.
Nebenunterlagen wie Ausweiskopien, Korrespondenz oder Registerauszüge können dagegen häufig vollständig ersetzend gescannt und danach vernichtet werden, sofern die GoBD-Grundsätze zur Bildtreue und Verfahrensdokumentation eingehalten werden.
Ein weiterer Sonderfall betrifft elektronisch von Anfang an erstellte Urkunden, etwa bei bestimmten gesellschaftsrechtlichen Online-Verfahren mit qualifizierter elektronischer Signatur. Hier stellt sich nicht die Frage des Scannens, sondern der revisionssicheren, langzeitstabilen Aufbewahrung des digitalen Originals selbst – inklusive Erhalt der Signaturprüfbarkeit über Jahrzehnte, was technisch anspruchsvoller ist als die bloße Bildarchivierung eines Scans.
Wie läuft ein Digitalisierungsprojekt für ein Notariat praktisch ab?
Bewährt hat sich eine klare Trennung zwischen archivierungspflichtigen Urschriften und operativ genutzten Nebenakten:
- Sichtung und Klassifizierung: Welche Bestandteile müssen im Original bleiben, welche können ersetzend digitalisiert werden?
- Scan mit Formaterhaltung: Notariatsakten enthalten oft unterschiedliche Papierformate, Siegel und Stempel, die bildlich vollständig erfasst werden müssen.
- Sichere Indexierung: Zuordnung zu Urkundenrolle, Beteiligten und Vorgangsnummer, damit die digitale Akte im Kanzleisystem auffindbar ist.
- Zugriffsschutz: Verschlüsselte Ablage mit granularem Berechtigungskonzept, das der notariellen Schweigepflicht gerecht wird.
- Vor-Ort- oder Transportlösung: Da Urschriften das Notariat oft nicht verlassen dürfen oder sollen, bietet sich ein mobiler Scanservice direkt in den Kanzleiräumen an.
Gerade bei der Übernahme einer bestehenden Notariatspraxis, etwa im Rahmen einer Sozietätsgründung oder Praxisnachfolge, entsteht häufig zusätzlicher Digitalisierungsbedarf: Der übernehmende Notar möchte auf die Altbestände seines Vorgängers schnell und digital zugreifen können, ohne die physische Urkundensammlung ständig durchsuchen zu müssen. Ein strukturiertes Digitalisierungsprojekt zum Zeitpunkt der Praxisübernahme schafft hier von Beginn an klare Verhältnisse und vermeidet, dass sich unstrukturierte Papierberge über Jahre weiter aufbauen.
Notariate, die ihre Aktenbestände strukturieren und Recherchezeiten verkürzen wollen, finden weiterführende Hinweise zu rechtssicherer digitaler Aktenführung im Kanzleiumfeld auf unserer Themenseite für Kanzleien und Justiz. Für eine individuelle Einschätzung Ihres Bestands stehen wir über unsere Kontaktseite zur Verfügung.