Was ist das Ziel des Onlinezugangsgesetzes?
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und diese Portale miteinander zu einem Portalverbund zu vernetzen. Es trat am 18. August 2017 in Kraft und war ursprünglich mit dem Ziel verbunden, bis Ende 2022 alle wesentlichen Verwaltungsleistungen digital verfügbar zu machen. Dieses Ziel wurde bundesweit nur teilweise erreicht, weshalb der Gesetzgeber 2024 mit dem OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0) nachgesteuert hat.
Kern des OZG ist nicht nur ein digitales Formular auf einer Webseite, sondern eine durchgängig digitale Bearbeitung: vom Antrag über die interne Sachbearbeitung bis zum digitalen Bescheid, ohne dass Papier zwischengeschaltet wird.
Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen der reinen Bereitstellung eines digitalen Zugangs und der tatsächlichen digitalen Durchführung des gesamten Verwaltungsverfahrens. Viele frühe OZG-Umsetzungen konzentrierten sich zunächst auf die erste Stufe – ein Online-Formular ersetzte den Papierantrag –, ohne die dahinterliegenden Verwaltungsprozesse ebenfalls zu digitalisieren. Genau dieser Unterschied erklärt, warum viele Nutzer trotz digitaler Antragstellung weiterhin lange Bearbeitungszeiten und Medienbrüche erlebten.
Was hat sich mit OZG 2.0 verändert?
Das OZG-Änderungsgesetz von 2024 reagiert auf die Erfahrungen aus der ersten Umsetzungsphase:
- Keine starre Enddatumsvorgabe mehr: Statt eines einzigen Stichtags gilt eine kontinuierliche Verpflichtung zur Digitalisierung mit Priorisierung besonders relevanter Leistungen. Diese Änderung wird von Fachleuten unterschiedlich bewertet: Sie nimmt zwar den öffentlichen Druck eines nahenden Stichtags, ermöglicht aber gleichzeitig eine realistischere, ressourcenschonendere Priorisierung nach tatsächlichem Nutzen für Bürger und Verwaltung.
- Stärkung des Once-Only-Prinzips: Der Aufbau eines Datenaustauschregisters soll Mehrfacheingaben von Bürgern und Unternehmen reduzieren.
- Verbindliche IT-Standards: Einheitliche Schnittstellen und Nachnutzung bereits entwickelter digitaler Lösungen zwischen Ländern und Kommunen (EfA-Prinzip: „Einer für alle").
- Digitale Identitäten: Ausbau nutzerfreundlicher Authentifizierungsverfahren als Alternative zur klassischen Personalausweis-Authentifizierung.
Für die praktische Umsetzung in Behörden bleibt der Kern gleich: Ohne digitalisierte, strukturiert zugängliche Aktenbestände lässt sich keine durchgängig elektronische Bearbeitung realisieren.
Auch das EfA-Prinzip setzt indirekt auf gute digitale Aktenführung: Wenn eine Kommune eine bereits von einer anderen Verwaltungseinheit entwickelte digitale Leistung nachnutzt, müssen die dahinterliegenden Daten- und Aktenstrukturen kompatibel sein. Eine Behörde mit unstrukturiertem Papierarchiv kann eine nachgenutzte digitale Leistung nur eingeschränkt sinnvoll einsetzen, weil die notwendigen Referenzdaten intern fehlen.
Warum scheitert OZG-Umsetzung oft an der Aktenlage?
Ein digitales Antragsformular erzeugt in vielen Behörden zunächst nur einen zusätzlichen digitalen Eingangskanal – die eigentliche Sachbearbeitung läuft weiterhin über die klassische Papierakte. Das führt zu einem klassischen Medienbruch: Der digital eingereichte Antrag wird ausgedruckt, der Akte beigelegt, nach Bearbeitung eingescannt und der Bescheid wieder digital verschickt. Diese Konstruktion erfüllt formal den OZG-Auftrag, verfehlt aber den eigentlichen Effizienzgewinn.
Aus Bürgersicht ist dieser Medienbruch meist unsichtbar, wirkt sich aber indirekt aus: Bearbeitungszeiten verlängern sich, weil Papierakten physisch zwischen Sachbearbeitern transportiert werden müssen, Auskünfte zum Bearbeitungsstand sind schwerer zu geben, weil kein durchgängiges digitales System den Vorgang abbildet, und Fehlerquellen wie verlorene oder falsch zugeordnete Papierunterlagen bleiben bestehen. Für die Verwaltung selbst bedeutet der Medienbruch zudem doppelten Aufwand, weil dieselben Informationen zweimal erfasst werden – einmal digital durch den Bürger, einmal analog durch die Sachbearbeitung.
Eine durchgängige digitale Bearbeitung setzt voraus, dass:
- Bestandsakten digitalisiert sind, damit Sachbearbeiter nicht zwischen Papier und Bildschirm wechseln müssen.
- Neue Vorgänge von Anfang an elektronisch geführt werden, statt Papierakten parallel weiterzuführen.
- Fachverfahren und E-Akte-Systeme die digitalen Anträge direkt strukturiert übernehmen, ohne manuellen Medienwechsel.
In der Praxis zeigt sich, dass Behörden mit einem bereits digitalisierten Aktenbestand OZG-Leistungen deutlich schneller und vollständiger umsetzen können als Behörden, die parallel zur Portalentwicklung erst noch ihr Papierarchiv aufarbeiten müssen. Die Digitalisierung der Bestandsakten ist deshalb häufig kein nachgelagerter, sondern ein vorgelagerter Schritt eines erfolgreichen OZG-Projekts.
Wie hängen OZG und E-Verwaltungsakte zusammen?
Die E-Verwaltungsakte ist die technische und organisatorische Voraussetzung dafür, dass ein OZG-Onlineantrag tatsächlich durchgängig digital bearbeitet werden kann. Ohne sie bleibt jede noch so gut gestaltete Online-Antragsstrecke ein isolierter digitaler Vorbau vor einem im Kern weiterhin analogen Verwaltungsapparat. Erst wenn Vorgänge, Dokumente und Kommunikation vollständig elektronisch in der Akte abgebildet sind, entfällt der Medienbruch zwischen digitalem Antrag und papiergebundener Bearbeitung. Behörden, die OZG-Leistungen wirklich effizient anbieten wollen, müssen deshalb parallel zur Portalentwicklung auch ihre Aktenbestände digitalisieren und ihre internen Prozesse auf elektronische Aktenführung umstellen.
Welche praktischen Schritte helfen Behörden bei der OZG-Umsetzung?
Eine sinnvolle Priorisierung orientiert sich an drei Fragen:
- Welche Leistungen haben hohes Antragsvolumen? Hier lohnt sich die vollständige Digitalisierung zuerst, weil der Effizienzgewinn am größten ist.
- Welche Altbestände blockieren die digitale Bearbeitung? Papierakten zu laufenden oder häufig referenzierten Vorgängen sollten vorrangig digitalisiert werden, während selten benötigte Archivbestände auch nachgelagert digitalisiert werden können.
- Wie wird der Medienbruch an der Schnittstelle zum Bürger vermieden? Digitale Anträge müssen strukturiert ins Fachverfahren übernommen werden, statt in der Sachbearbeitung wieder auf Papier zu landen.
Ein realistischer Zeitplan berücksichtigt außerdem, dass Aktendigitalisierung und OZG-Portalentwicklung häufig unterschiedliche Zuständigkeiten in der Verwaltung betreffen – IT-Abteilung, Fachbereich und externer Scandienstleister müssen frühzeitig koordiniert werden, damit digitalisierte Bestandsakten und neu entwickelte Online-Formulare am Ende tatsächlich zusammenpassen, statt getrennt nebeneinander zu existieren.
Für eine strukturierte Herangehensweise an die behördliche Digitalisierung, einschließlich der Verbindung von OZG-Anforderungen und Aktendigitalisierung, bietet sich unser Leitfaden zur Digitalisierung in Behörden an. Konkrete Fragen zu Umfang und Ablauf eines Digitalisierungsprojekts klärt unser Team über die Kontaktseite.