Was ist ZUGFeRD und woher kommt der Name?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wurde vom gleichnamigen Forum unter Beteiligung von Wirtschaft und Verwaltung entwickelt. Der Standard wird seit seiner ersten Veröffentlichung kontinuierlich weiterentwickelt und an europäische Vorgaben angepasst, aktuell in enger Abstimmung mit dem französischen Pendant Factur-X, mit dem ZUGFeRD technisch weitgehend kompatibel ist. Das Format löst ein praktisches Problem der frühen E-Rechnungsdebatte: Reine XML-Formate wie XRechnung sind für Menschen ohne spezielle Software kaum lesbar, während reine PDF-Rechnungen keine automatisierte Verarbeitung erlauben. ZUGFeRD verbindet beides in einer Datei – technisch ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei nach dem Cross-Industry-Invoice-Standard.
Das Ergebnis ist eine Rechnung, die sich mit jedem PDF-Reader wie gewohnt öffnen und lesen lässt, während Buchhaltungssoftware und E-Rechnungssysteme parallel die eingebetteten Strukturdaten automatisch auslesen und verarbeiten können.
Diese Doppelnatur macht ZUGFeRD besonders anschlussfähig für Organisationen, die ihre Prozesse schrittweise digitalisieren: Mitarbeitende, die Rechnungen bislang visuell prüfen und freigeben, können das gewohnte Vorgehen beibehalten, während im Hintergrund bereits die automatisierte Verarbeitung der Strukturdaten läuft. Ein harter Bruch zwischen manueller und automatisierter Bearbeitung entfällt dadurch.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und welches ist relevant?
ZUGFeRD unterscheidet mehrere Profile mit unterschiedlichem Umfang an Strukturdaten:
| Profil | Detailtiefe | Eignung für E-Rechnungspflicht |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kernrechnungsdaten | Nicht ausreichend |
| BASIC WL / BASIC | Grunddaten ohne bzw. mit Positionsdetails | Nicht ausreichend |
| COMFORT / EN 16931 | Vollständige, EN-16931-konforme Datenstruktur | Erfüllt die E-Rechnungspflicht |
| EXTENDED | Erweiterte Branchendaten für komplexe Geschäftsprozesse | Erfüllt die Pflicht, für spezielle Anwendungsfälle |
| XRECHNUNG (als ZUGFeRD-Profil) | Entspricht inhaltlich dem XRechnung-Standard | Für Behördenrechnungen geeignet |
Seit der aktuellen Fassung von ZUGFeRD ist nur noch das Profil EN 16931 (oder höherwertige Profile) als vollwertige E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition anerkannt. Ältere, einfachere Profile bleiben zwar technisch gültige PDF-Rechnungen, gelten aber rechtlich als „sonstige Rechnung" ohne die Wirkung einer E-Rechnung.
Für Unternehmen, die ihre Fakturierungssoftware auf ZUGFeRD umstellen, ist deshalb eine bewusste Profilwahl entscheidend: Wird versehentlich weiterhin im Profil BASIC gerechnet, weil die Software-Konfiguration nicht angepasst wurde, erfüllt die Rechnung trotz ZUGFeRD-Kennzeichnung die gesetzliche E-Rechnungspflicht nicht. Ein Blick in die Softwareeinstellungen und ein Test mit einem unabhängigen XML-Validator schaffen hier Klarheit.
Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung in der Praxis?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die deutsche E-Rechnungspflicht zulässig, unterscheiden sich aber im Einsatzzweck:
- XRechnung ist reines XML, optimiert für vollautomatisierte Massenverarbeitung, Standard im Behördenumfeld.
- ZUGFeRD ist ein Hybrid, praktisch überall dort, wo Rechnungen sowohl visuell geprüft als auch automatisiert verarbeitet werden – etwa im Mittelstand, bei kleineren Kanzleien oder in gemischten Prozessen mit manueller Freigabe.
Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme unterstützen beide Formate parallel; welches Format im Einzelfall verwendet wird, richtet sich häufig nach den Vorgaben des Rechnungsempfängers.
Für Kanzleien und kleinere Ingenieurbüros, die sowohl an Privatpersonen und Unternehmen als auch gelegentlich an Behörden abrechnen, ist ZUGFeRD deshalb oft die pragmatischere Wahl: Die Rechnung bleibt für alle Empfänger visuell lesbar, während gleichzeitig die strukturierten Daten für Empfänger mit automatisierter Verarbeitung bereitstehen. Erst bei überwiegend behördlichen Auftraggebern lohnt sich häufig der direkte Umstieg auf reines XRechnung-Format.
Was müssen Unternehmen bei der Einführung von ZUGFeRD beachten?
Die Umstellung auf ZUGFeRD betrifft in der Regel drei Bereiche und lässt sich meist ohne größere Systemablösung realisieren, da viele gängige Fakturierungsprogramme das Format bereits unterstützen oder über ein Zusatzmodul nachrüsten lassen:
- Rechnungsausgang: Die Fakturierungssoftware muss ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Dateien mit korrekt eingebetteten XML-Daten erzeugen können, idealerweise im Profil EN 16931.
- Rechnungseingang: Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen müssen automatisiert erkannt, die XML-Daten extrahiert und ohne manuelle Neuerfassung in die Buchhaltung übernommen werden. Wichtig ist dabei eine zuverlässige Erkennung, ob eine eingehende PDF-Datei tatsächlich eine eingebettete XML-Struktur enthält, da äußerlich identisch aussehende PDF-Rechnungen ohne ZUGFeRD-Kennzeichnung weiterhin manuell erfasst werden müssen.
- Archivierung: Die vollständige Datei mit PDF-Ansicht und eingebettetem XML muss GoBD-konform und maschinell auswertbar über die Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
Für Organisationen mit bestehendem Papierarchiv ist besonders der dritte Punkt relevant: Ein DMS, das ohnehin gescannte Altdokumente verwaltet, sollte auch strukturierte E-Rechnungen im gleichen System ablegen können, statt eine getrennte Insellösung zu betreiben.
Ein häufiger technischer Stolperstein bei der Einführung: Manche Standard-PDF-Werkzeuge entfernen beim Bearbeiten oder erneuten Speichern eines PDF/A-3-Dokuments versehentlich die eingebetteten XML-Anhänge, weil sie mit dem Containerformat nicht korrekt umgehen. Prozesse, in denen Rechnungen nach der Erzeugung noch manuell nachbearbeitet werden, sollten deshalb mit Software arbeiten, die ZUGFeRD-Anhänge nachweislich erhält.
Wie fügt sich ZUGFeRD in bestehende Digitalisierungsprojekte ein?
Für Kanzleien, Architekturbüros und Unternehmen, die ihre Papierakten bereits digitalisieren oder ein DMS einführen, ist ZUGFeRD ein naheliegender nächster Schritt: Eingehende und ausgehende Rechnungen lassen sich im selben revisionssicheren Archiv ablegen wie gescannte Belege, ohne einen separaten Prozess für strukturierte E-Rechnungen aufbauen zu müssen. Wichtig ist dabei, dass das DMS PDF/A-3 mit eingebetteten Anhängen korrekt verarbeitet und die XML-Ebene bei Indexierung und Volltextsuche nicht verloren geht.
Bei der Migration eines bestehenden Papierarchivs in ein digitales System lohnt sich außerdem ein Blick auf die künftige Rechnungsstruktur insgesamt: Wird ohnehin ein neues Archiv aufgebaut, sollten von Anfang an einheitliche Metadatenfelder für gescannte und strukturiert erzeugte Rechnungen definiert werden. Das erleichtert nicht nur die Suche über den gesamten Bestand, sondern auch spätere Auswertungen, etwa für Betriebsprüfungen oder interne Controlling-Zwecke. Wer die Einführung eines entsprechenden Systems plant, findet Grundlagen in unserem Leitfaden zur DMS-Einführung oder klärt konkrete Fragen über die Kontaktseite.