Was ist eine Handakte im rechtlichen Sinn?
Die Handakte ist der berufsrechtlich definierte Aktenbestand, den jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt für ein konkretes Mandat führen muss. Grundlage ist § 50 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), der die Handaktenpflicht, Aufbewahrungsdauer und Herausgabeansprüche des Mandanten regelt. Zur Handakte gehören alle Schriftstücke, die im Zusammenhang mit dem Mandat empfangen oder erstellt wurden: Schriftsätze, Verträge, Korrespondenz mit Gegenseite und Gericht, Vollmachten, Notizen zu Besprechungen sowie Kostenunterlagen. Nicht zur Handakte zählen nach herrschender Meinung rein interne Vermerke ohne unmittelbaren Mandatsbezug sowie Originale, die bereits an den Mandanten zurückgegeben wurden.
Die Handaktenpflicht ist bewusst eng an das einzelne Mandat geknüpft, nicht an die Person des Mandanten insgesamt. Betreut eine Kanzlei denselben Mandanten in mehreren, sachlich getrennten Angelegenheiten, entstehen entsprechend mehrere Handakten – auch wenn viele Kanzleiverwaltungssysteme diese organisatorisch unter einem gemeinsamen Mandantenstamm bündeln.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für die Handakte?
§ 50 Abs. 2 BRAO schreibt eine Mindestaufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach Mandatsbeendigung vor. Diese Frist ist ein gesetzliches Minimum – in der Praxis empfiehlt sich häufig eine deutlich längere Aufbewahrung, etwa bei:
- Mandaten mit langen zivilrechtlichen Verjährungsfristen (bis zu 30 Jahre bei bestimmten Ansprüchen)
- potenziellen Regressansprüchen gegen die Kanzlei selbst, die eigene Verjährungsfristen auslösen
- gesellschafts- oder erbrechtlichen Mandaten mit langfristiger Relevanz
- laufenden oder wieder aufgenommenen Verfahren
Kanzleien sollten deshalb eigene, risikobasierte Aufbewahrungsfristen definieren, die über das gesetzliche Minimum hinausgehen können, und diese in einem Löschkonzept dokumentieren.
Zu beachten ist außerdem, dass § 50 Abs. 2 BRAO ein Andienungsrecht vorsieht: Vor Ablauf der Frist muss der Anwalt dem Mandanten die Herausgabe der Handakte anbieten, sofern diese nicht bereits herausgegeben wurde. Erst wenn der Mandant nicht reagiert oder die Herausgabe ablehnt, darf die Akte nach Fristablauf vernichtet werden. Diese Andienungspflicht wird in der Praxis häufig übersehen und ist bei der Planung einer Aktenvernichtung nach Digitalisierung zu berücksichtigen.
Kann die Handakte vollständig elektronisch geführt werden?
Ja. Weder § 50 BRAO noch die Berufsordnung schreiben Papierform vor. Die Bundesrechtsanwaltskammer geht in ihren Stellungnahmen davon aus, dass eine elektronische Handakte zulässig ist, solange drei Bedingungen erfüllt sind: Vollständigkeit aller mandatsrelevanten Unterlagen, Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung und die Fähigkeit, die Akte auf Verlangen des Mandanten geordnet herauszugeben oder Einsicht zu gewähren. Für die Digitalisierung von Papier-Eingängen bedeutet das: Werden Originale ersetzend gescannt, muss der Scanprozess bildlich und inhaltlich übereinstimmen und – analog zu den GoBD-Grundsätzen – dokumentiert sein, auch wenn die Handaktenpflicht selbst kein Steuerrecht ist.
In der Praxis hat sich bewährt, den Scanprozess unmittelbar in den Kanzleialltag zu integrieren, statt ihn als nachgelagerten Sonderschritt zu behandeln: Eingehende Post wird direkt beim digitalen Posteingang erfasst und automatisiert der richtigen Handakte zugeordnet, etwa über Aktenzeichen oder Barcode-Erkennung auf gerichtlichen Zustellungen. So entsteht die elektronische Handakte fortlaufend, ohne separaten Nacherfassungsaufwand am Mandatsende.
Was bedeutet die Herausgabepflicht für die digitale Aktenführung?
§ 50 Abs. 3 BRAO gibt Mandanten grundsätzlich einen Anspruch auf Einsicht in und Herausgabe der Handakte nach Mandatsende. Bei elektronisch geführten Akten heißt das praktisch: Die digitale Handakte muss in einem gängigen, für den Mandanten nutzbaren Format exportierbar sein – üblicherweise als PDF oder PDF/A mit erhaltener Ordnerstruktur. Kanzleien sollten diesen Export-Workflow von Anfang an mitdenken, statt ihn erst beim ersten Herausgabeverlangen zu improvisieren. Auch die Kommunikation über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) erzeugt Dokumente, die vollständig in die elektronische Handakte einzupflegen sind.
Wichtig ist zudem, dass die Herausgabe nicht nur die reine Dokumentenmenge betrifft, sondern auch deren Nachvollziehbarkeit: Eine geordnete, chronologisch oder nach Vorgang strukturierte digitale Handakte erleichtert einem nachfolgenden Anwalt die Fortführung des Mandats erheblich gegenüber einer unsortierten Sammlung einzelner PDF-Dateien. Kanzleien, die von Anfang an auf einen klaren Aktenplan achten, ersparen sich und ihren Mandanten spätere Nacharbeit.
Wie gehen Kanzleien mit umfangreichen Altbeständen an Handakten um?
Viele Kanzleien verwalten jahrzehntealte Papier-Handakten, die aus Platzgründen oder wegen eines Systemwechsels digitalisiert werden sollen. Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:
- Fristenprüfung vor dem Scannen: Welche Akten sind bereits fristabgelaufen und können vernichtet statt digitalisiert werden?
- Klassifizierung nach Mandatsart: Zivilrecht, Familienrecht, Gesellschaftsrecht und Strafrecht haben unterschiedliche Aufbewahrungsrisiken und Sensibilitäten.
- Vertrauliche Handhabung: Da Handakten anwaltliche Verschwiegenheitspflichten berühren, ist ein Scan mit lückenloser Kontrolle über den Verbleib der Papierdokumente – idealerweise durch einen auf Kanzleien spezialisierten Dienstleister – wichtig.
- Zugriffsrechte im DMS: Nach der Digitalisierung sollten Zugriffsrechte je Mandat und Sachbearbeiter granular vergeben werden.
Weiterführende Hinweise zu rechtssicherer digitaler Aktenführung in Kanzleien bietet unser Leitfaden zu beA-Anforderungen für Kanzleien sowie unsere Lösungen für Kanzleien und Justiz.
Nicht zuletzt lohnt sich der Blick auf die Wirtschaftlichkeit: Physisch gelagerte Altakten binden Bürofläche, die in vielen Kanzleistandorten teuer ist, und erschweren die Suche im laufenden Betrieb. Eine strukturierte Digitalisierung amortisiert sich deshalb häufig bereits durch eingesparte Lager- und Suchzeiten, unabhängig vom zusätzlichen Nutzen einer rechtssicheren, jederzeit auffindbaren elektronischen Handakte.