Cloud-Archiv

Was ist ein Cloud-Archiv?

Ein Cloud-Archiv ist ein über das Internet zugänglicher Speicherdienst, der digitale Dokumente nicht nur ablegt, sondern mit archivspezifischen Funktionen anreichert: Unveränderbarkeit archivierter Dokumente, Versionierung bei Änderungen, feingranulare Zugriffsrechte, Protokollierung aller Zugriffe (Audit-Trail) und meist auch Volltextsuche über den gesamten Bestand. Im Gegensatz zu reinem Cloud-Speicher für Dateien – wie er für allgemeine Dokumentenablage genutzt wird – ist ein Cloud-Archiv gezielt auf die Anforderungen rechtssicherer, langfristiger Aufbewahrung ausgelegt.

Für Kanzleien, Architekturbüros, Behörden und Unternehmen bietet ein Cloud-Archiv den Vorteil, dass Investitionen in physische Serverinfrastruktur, Backup-Systeme und Redundanz beim Anbieter gebündelt werden, statt sie individuell aufbauen zu müssen. Gleichzeitig entstehen dadurch zusätzliche Anforderungen an Datenschutz, Vertragsgestaltung und Nachweisbarkeit.

Welche Funktionen unterscheiden ein Cloud-Archiv von einfachem Cloud-Speicher?

Diese zusätzlichen Funktionen sind der Grund, warum ein einfaches Filesharing-Konto trotz vergleichbarer Speicherkosten kein gleichwertiger Ersatz für ein spezialisiertes Cloud-Archiv ist.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Cloud-Archive?

Bei der Speicherung personenbezogener oder steuerrelevanter Daten in einem Cloud-Archiv greifen mehrere Regelwerke gleichzeitig. Die DSGVO verlangt bei Beauftragung eines externen Anbieters einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28, der technische und organisatorische Maßnahmen, Weisungsrechte und Löschpflichten regelt. Die GoBD verlangen für steuerrelevante Unterlagen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und durchgehende Auswertbarkeit über die Aufbewahrungsfrist. Für besonders sensible Bereiche, etwa Behörden oder Gesundheitswesen, kommen zusätzliche branchenspezifische Vorgaben hinzu.

Anbieter, die diese Anforderungen ernst nehmen, weisen sie typischerweise über Zertifizierungen wie ISO 27001 nach und stellen Musterverträge für die Auftragsverarbeitung bereit, die die datenschutzrechtlichen Pflichten des Kunden erleichtern.

Wo sollten die Server eines Cloud-Archivs stehen?

Rechtlich ist ein EU-Serverstandort nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben, praktisch bevorzugen aber die meisten Kanzleien, Behörden und Unternehmen aus Gründen des Datenschutzes und der Rechtssicherheit Anbieter mit Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Ein EU-Standort vereinfacht die datenschutzrechtliche Bewertung erheblich, weil aufwendige Zusatzprüfungen für Datentransfers in Drittländer entfallen. Bei der Anbieterauswahl sollte der tatsächliche physische Serverstandort – nicht nur der Firmensitz des Anbieters – vertraglich zugesichert sein.

Welche Vorteile bietet ein Cloud-Archiv gegenüber einer lokalen Lösung?

Ein professionell betriebenes Cloud-Archiv bietet in der Regel höhere Verfügbarkeit durch redundante Rechenzentren, automatisierte Backups, geografisch verteilte Datenhaltung und laufende Sicherheitsupdates – Investitionen, die viele kleinere und mittlere Organisationen mit eigener Serverinfrastruktur nicht in vergleichbarem Umfang leisten können. Hinzu kommt ortsunabhängiger Zugriff für verteilte Teams oder mobile Mitarbeitende, was insbesondere bei Kanzleien mit mehreren Standorten oder Außendienst relevant ist.

Auf der anderen Seite entsteht eine Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor-Lock-in), die durch klare vertragliche Exit-Regelungen – strukturierter Datenexport, definierte Löschfristen nach Vertragsende – begrenzt werden sollte.

Wie wird die Sicherheit eines Cloud-Archivs bewertet?

Bei der Auswahl eines Anbieters lohnt sich der Blick auf mehrere Sicherheitsebenen: Verschlüsselung der Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand, granulare Zugriffskontrollen mit Rollenkonzept, lückenlose Protokollierung aller Zugriffe über einen Audit-Trail sowie regelmäßige unabhängige Sicherheitsprüfungen. Zertifizierungen wie ISO 27001 sind ein guter Indikator dafür, dass ein Anbieter ein systematisches Informationssicherheits-Management betreibt, ersetzen aber nicht die individuelle Prüfung, ob die konkreten Funktionen des Archivs den eigenen Anforderungen entsprechen.

Wichtig ist außerdem die Frage, wie der Anbieter mit Sicherheitsvorfällen umgeht: Gibt es definierte Meldewege bei Datenschutzverletzungen, wie schnell werden Kunden informiert, und welche vertraglichen Zusicherungen bestehen zur Wiederherstellung im Fall eines Datenverlusts. Diese Punkte sollten bereits vor Vertragsabschluss und nicht erst im Schadensfall geklärt werden.

Welche Rolle spielt Skalierbarkeit bei der Wahl eines Cloud-Archivs?

Ein Vorteil von Cloud-Archiven gegenüber lokaler Infrastruktur ist die einfache Skalierbarkeit: Wächst der Aktenbestand durch laufende Digitalisierung oder neue Geschäftsbereiche, lässt sich der benötigte Speicherplatz meist ohne größere Vorlaufzeit erweitern, ohne dass eigene Hardware beschafft und in Betrieb genommen werden muss. Das ist besonders bei größeren Massendigitalisierungsprojekten relevant, bei denen innerhalb kurzer Zeit erhebliche Datenmengen anfallen, die anschließend über Jahre hinweg weiter anwachsen.

Bei der Vertragsgestaltung sollte deshalb geklärt werden, wie sich die Kosten bei wachsendem Speicherbedarf entwickeln und ob es gestaffelte Tarifmodelle gibt, die auch für sehr große Archive wirtschaftlich bleiben.

Welche Anbieterkategorien gibt es am Markt?

Am Markt lassen sich grob drei Kategorien von Cloud-Archiv-Anbietern unterscheiden: spezialisierte Archivlösungen, die gezielt auf revisionssichere, langfristige Aufbewahrung ausgelegt sind; DMS- und ECM-Anbieter, die Cloud-Archivierung als integrierten Bestandteil einer umfassenderen Dokumentenmanagement-Plattform anbieten; sowie allgemeine Cloud-Speicheranbieter, die über Zusatzmodule oder Partnerlösungen Archivfunktionen nachrüsten. Für Organisationen mit klar definiertem Archivbedarf, etwa im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts, sind meist die ersten beiden Kategorien besser geeignet, weil sie die relevanten Compliance-Funktionen bereits nativ mitbringen, statt sie über Zusatzkonfigurationen nachbilden zu müssen. Ein Blick auf Referenzkunden aus derselben Branche – etwa andere Kanzleien oder Behörden – gibt zusätzlich Aufschluss darüber, ob ein Anbieter die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Sektors bereits in der Praxis erprobt hat.

Welche Übergangsphase entsteht beim Wechsel zu einem Cloud-Archiv?

Der Umstieg von papierbasierter Ablage oder einer lokalen Serverlösung auf ein Cloud-Archiv verläuft in der Praxis meist stufenweise: Zunächst wird ein Teilbestand, oft der aktuell laufende Posteingang, an das neue System angebunden, während der historische Bestand parallel migriert wird. Diese Übergangsphase erfordert klare Regeln, in welchem System welche Version eines Dokuments als verbindlich gilt, um Verwirrung und doppelte Bearbeitung zu vermeiden. Eine gut geplante Migrationsstrategie mit definierten Meilensteinen reduziert das Risiko, dass während des Übergangs Dokumente verloren gehen oder inkonsistent abgelegt werden.

Wie wird ein Cloud-Archiv in den Digitalisierungsprozess eingebunden?

Beim Übergang von physischen Akten zum Cloud-Archiv werden gescannte Dokumente in der Regel direkt aus dem Scanprozess mit Metadaten und OCR-Volltext in das Zielsystem übernommen, statt zunächst lokal zwischengespeichert zu werden. Wichtig ist dabei eine saubere Schnittstellenanbindung zwischen Scan-Software, Indexierung und dem Cloud-Archiv, damit Dokumente korrekt einsortiert, verschlagwortet und durchsuchbar abgelegt werden. Details zur Kombination aus Erfassung, Indexierung und OCR liefert die Leistungsbeschreibung zur Indexierung mit Metadaten und OCR.