Was ist XRechnung genau?
XRechnung ist ein deutscher, XML-basierter Standard für elektronische Rechnungen, entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern. Der Standard wird regelmäßig weiterentwickelt und in neuen Versionen veröffentlicht, weshalb Rechnungssteller darauf achten sollten, mit ihrer Software stets die aktuell gültige Fassung zu erzeugen, da Behörden veraltete Versionen mitunter zurückweisen. Er setzt die europäische Norm EN 16931 um, die einheitliche Mindestanforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen innerhalb der EU definiert. Anders als ein PDF enthält eine XRechnung ausschließlich maschinenlesbare Daten in einer festgelegten XML-Struktur – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuersätze, Zahlungsinformationen sind alle als strukturierte Felder hinterlegt, nicht als frei formatierter Text.
Diese strikte Strukturierung macht XRechnung besonders geeignet für die vollautomatische Verarbeitung in großen Organisationen: Ein Rechnungseingangssystem kann die Daten ohne OCR oder manuelle Nacherfassung direkt in die Buchhaltung oder das Vergabesystem übernehmen.
Der Preis für diese Automatisierbarkeit ist die fehlende unmittelbare Lesbarkeit: Ohne passende Software sieht eine XRechnung für Menschen wie ein unstrukturierter Textblock aus. Für die tägliche Praxis bedeutet das, dass jede Organisation, die XRechnungen empfängt oder versendet, auf einen Viewer oder eine entsprechend ausgestattete Software angewiesen ist – ein reiner E-Mail-Posteingang ohne Anbindung an ein Fachsystem reicht nicht aus.
Warum ist XRechnung im Behördenumfeld verpflichtend?
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen nach EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Deutschland hat dies über die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und entsprechende Landesregelungen umgesetzt und dabei XRechnung als verbindliches Standardformat für Rechnungen an Bundesbehörden festgelegt – seit dem 27. November 2020 grundsätzlich verpflichtend für alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes.
Für Landes- und Kommunalbehörden gilt die Pflicht je nach Bundesland mit unterschiedlichen Zeitpunkten und teils abweichenden Ausnahmeregelungen; viele Länder haben sich aber ebenfalls für XRechnung als Standardformat entschieden, oft parallel zu PEPPOL BIS Billing als Übermittlungsstandard.
Für Zulieferer und Dienstleister der öffentlichen Hand bedeutet das in der Praxis: Wer regelmäßig an mehrere Behörden in unterschiedlichen Bundesländern liefert, sollte prüfen, welches konkrete Rechnungseingangsportal und welche technischen Vorgaben der jeweilige Auftraggeber verlangt, da sich Details wie Leitweg-ID oder Übermittlungskanal zwischen den Ländern unterscheiden können.
Wie läuft die Übermittlung einer XRechnung praktisch ab?
Rechnungssteller haben in der Regel zwei Wege:
- Zentrale Rechnungseingangsportale: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie länderspezifische Pendants nehmen XRechnungen per Upload, E-Mail-Anhang oder über eine Schnittstelle entgegen.
- PEPPOL-Netzwerk: Ein europaweiter Standard für den strukturierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, über den Rechnungen direkt zwischen ERP-Systemen ausgetauscht werden, ohne manuelles Hochladen.
Nach Eingang wird die XRechnung technisch validiert – fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen werden häufig automatisiert zurückgewiesen, was für Rechnungssteller eine sorgfältige Systemintegration wichtig macht.
Ein zentrales Pflichtfeld jeder an eine Bundesbehörde gerichteten XRechnung ist die sogenannte Leitweg-ID, eine eindeutige Kennung, die den empfangenden Verwaltungsbereich identifiziert und die automatische Zustellung an die richtige Stelle ermöglicht. Fehlt diese Angabe oder ist sie fehlerhaft, wird die Rechnung in der Regel technisch abgelehnt, noch bevor sie inhaltlich geprüft wird – ein häufiger Grund für Verzögerungen bei der Zahlung.
Was bedeutet XRechnung für Architekten, Ingenieure und Bauunternehmen?
Wer regelmäßig für öffentliche Auftraggeber tätig ist – etwa bei kommunalen Bauprojekten, Ausschreibungen von Landesbehörden oder Vergabeverfahren im Hoch- und Tiefbau – muss XRechnung-fähig abrechnen können. Das betrifft insbesondere Honorarrechnungen nach HOAI, Abschlagsrechnungen bei Bauprojekten und Nachtragsrechnungen. Büros, die bislang klassisch per PDF oder Papier abrechnen, benötigen eine Softwarelösung oder einen Dienstleister, der die HOAI-Leistungsphasen und Bauabrechnungen korrekt in strukturierte XRechnung-Datensätze übersetzt.
Gerade bei mehrstufigen Bauprojekten mit Abschlagszahlungen, Nachträgen und Schlussrechnung ist die korrekte Verknüpfung der einzelnen XRechnungen mit dem zugrundeliegenden Bauvorhaben in der Buchhaltung wichtig, damit sich der Zahlungsstand jederzeit nachvollziehen lässt. Büros, die diese Struktur bereits in ihrer Projektakte abbilden, profitieren davon, wenn Rechnungsdaten automatisch mit der entsprechenden Bauakte verknüpft werden, statt separat verwaltet zu werden.
Wie wird eine eingehende XRechnung archiviert?
Für den Rechnungsempfang gilt: Die XML-Datei selbst ist das maßgebliche Dokument und muss im Ursprungsformat aufbewahrt werden, nicht nur als visuelle Repräsentation. Praktisch empfiehlt sich:
- Strukturierte Ablage der XML-Datei im DMS oder Archivsystem, verknüpft mit den daraus extrahierten Metadaten für die Suche.
- Automatisierte Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität beim Import, um fehlerhafte Rechnungen früh zu erkennen.
- Kein verlustbehafteter Umweg über PDF-Druck, weil dabei die maschinelle Auswertbarkeit und damit die GoBD-Konformität verloren geht.
- Verknüpfte Anhänge separat sichern, etwa Leistungsnachweise oder Aufmaße, die einer Bauabrechnung beigefügt sind, damit der gesamte Beleg auch Jahre später vollständig nachvollziehbar bleibt.
Behörden, die ihre Rechnungseingangsprozesse im Rahmen der allgemeinen Verwaltungsdigitalisierung modernisieren, verbinden die XRechnung-Verarbeitung häufig direkt mit der Einführung einer E-Akte, damit Rechnungen und zugehörige Vorgänge in derselben digitalen Struktur verknüpft bleiben.
Für die revisionssichere Archivierung reicht die reine Speicherung der XML-Datei allein nicht aus: Ergänzend sollten Prüfprotokolle, Zeitstempel des Eingangs und gegebenenfalls Zahlungsfreigaben mitarchiviert werden, damit der gesamte Rechnungsworkflow nachvollziehbar bleibt – nicht nur der Rechnungsinhalt selbst, sondern auch der organisatorische Bearbeitungsweg bis zur Zahlung.
Wie verhält sich XRechnung zu Altbeständen aus Papier?
Die XRechnung-Pflicht betrifft ausschließlich neu entstehende, strukturiert übermittelte Rechnungen. Historische Papierrechnungen oder eingescannte PDF-Belege aus der Vergangenheit unterliegen weiterhin den etablierten GoBD-Regeln zum ersetzenden Scannen und zur revisionssicheren Archivierung. Für Organisationen, die parallel ihr Papierarchiv digitalisieren und ihre Rechnungseingangsprozesse auf XRechnung umstellen, lohnt sich eine gemeinsame Planung beider Vorhaben, damit am Ende ein einheitliches, durchsuchbares Archiv entsteht.
Ein sinnvoller Ansatz ist, beide Digitalisierungsstränge über dieselbe Indexierungslogik zu führen: Sowohl gescannte Altrechnungen als auch strukturierte XRechnungen erhalten vergleichbare Metadaten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und zugehörigen Vorgang. So lässt sich später über die gesamte Historie hinweg einheitlich recherchieren, unabhängig davon, ob eine Rechnung ursprünglich auf Papier ausgestellt oder digital-strukturiert übermittelt wurde. Fragen zur Integration klärt unser Team über die Kontaktseite.