Was ist eine Projektakte und wofür wird sie geführt?
Die Projektakte bündelt alle Dokumente, die im Verlauf eines einzelnen Projekts entstehen – von der ersten Angebotsanfrage über Verträge, Planungsunterlagen und Korrespondenz bis zur Abnahme und Schlussrechnung. Sie ist branchenübergreifend üblich, mit besonders ausgeprägter Struktur in Bau- und Ingenieurwesen, IT-Projekten, Beratungsmandaten und Forschungsvorhaben. Anders als etwa eine Kunden- oder Mandantenakte, die über Jahre parallel zu mehreren Vorgängen wächst, ist die Projektakte zeitlich begrenzt: Sie beginnt mit Projektstart und wird nach Abschluss und Ablauf der relevanten Fristen archiviert oder ausgesondert.
Diese zeitliche Begrenzung macht die Projektakte zu einem in sich geschlossenen Dokumentationsobjekt: Anders als eine fortlaufende Kundenakte lässt sie sich nach Projektabschluss vollständig bewerten, klassifizieren und mit einem klaren Enddatum für die Aufbewahrung versehen – ein Vorteil, den viele Organisationen bei der Digitalisierung gezielt nutzen, um Archivierungsentscheidungen projektweise statt für den gesamten Aktenbestand zu treffen.
Welche Dokumentarten enthält eine typische Projektakte?
Der Inhalt variiert je nach Branche, folgt aber meist einer ähnlichen Grundstruktur:
- Vertragsunterlagen: Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Nachträge, Leistungsverzeichnisse
- Planungsdokumente: Konzepte, Pläne, Zeichnungen, Spezifikationen, Lastenhefte
- Korrespondenz: E-Mails, Protokolle von Besprechungen, Schriftverkehr mit Projektbeteiligten
- Prüf- und Nachweisdokumente: Abnahmeprotokolle, Prüfberichte, Zertifikate, Mängelanzeigen
- Kaufmännische Unterlagen: Rechnungen, Zahlungsnachweise, Bürgschaften
Bei größeren Projekten mit mehreren Beteiligten – etwa Bauherr, Architekt, Fachplaner und ausführende Firmen – führt häufig jede Partei eine eigene Teilakte mit unterschiedlichem Schwerpunkt, die sich inhaltlich überschneiden, aber nicht identisch sind.
Bei öffentlich geförderten Projekten kommt regelmäßig eine weitere Dokumentkategorie hinzu: Verwendungsnachweise, Mittelabrufe und Berichte an den Fördermittelgeber. Diese Unterlagen unterliegen häufig eigenen, besonders strengen Vollständigkeits- und Aufbewahrungsanforderungen, da Fördermittelgeber im Rahmen von Verwendungsprüfungen auf lückenlose Nachweisführung angewiesen sind.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Projektakten?
Projektakten unterliegen keiner einheitlichen gesetzlichen Frist wie etwa Steuerakten, sondern einem Zusammenspiel mehrerer Regelungen:
- Gewährleistungsfristen: Nach § 634a BGB gelten für Bauwerke regelmäßig fünf Jahre, für sonstige Werkleistungen meist zwei Jahre; bei VOB/B-Verträgen sind abweichende Fristen möglich.
- Handelsrechtliche Fristen: Verträge und Rechnungen als Handelsbriefe beziehungsweise Buchungsbelege unterliegen § 257 HGB mit sechs bis zehn Jahren.
- Deliktische und vertragliche Verjährung: Bei Personen- oder Sachschäden können deutlich längere Fristen relevant werden.
- Branchen- und förderrechtliche Vorgaben: Öffentlich geförderte Projekte unterliegen häufig eigenen, oft langen Aufbewahrungsfristen der Fördermittelgeber.
In der Praxis empfiehlt sich, die längste einschlägige Frist als Richtwert für die gesamte Projektakte anzusetzen, statt einzelne Dokumente separat zu bewerten.
Bei internationalen Projekten oder Projekten mit ausländischen Auftraggebern ist zusätzlich zu prüfen, ob abweichendes Vertragsrecht oder verlängerte Verjährungsfristen des jeweiligen Landes zur Anwendung kommen. Solche Konstellationen sollten bereits bei Projektstart im Aktenplan berücksichtigt werden, damit die spätere Fristenverwaltung nicht nachträglich korrigiert werden muss.
Wie wird eine Projektakte sinnvoll strukturiert?
Ein klarer Aktenplan ist die Voraussetzung dafür, dass eine Projektakte auch nach Jahren noch nutzbar ist. Bewährt hat sich eine Gliederung nach Projektphasen (Anbahnung, Planung, Ausführung, Abnahme, Gewährleistung) kombiniert mit einer Klassifizierung nach Dokumentart. Bei digitaler Führung lassen sich diese Kategorien als Metadatenfelder abbilden, sodass Volltextsuche und gezielte Filterung möglich werden – etwa alle Mängelanzeigen eines Projekts oder alle Nachträge eines bestimmten Gewerks.
Gerade bei Projekten mit mehreren Auftragnehmern oder Nachunternehmern zahlt sich eine einheitliche Nummernsystematik über alle Beteiligten hinweg aus: Wenn Bauherr, Generalunternehmer und Fachplaner dieselbe Projektnummer und einen abgestimmten Aktenplan verwenden, lassen sich Dokumente auch nach Projektabschluss eindeutig zusammenführen – etwa wenn Jahre später ein Gewährleistungsfall die gesamte Historie eines Bauteils erfordert.
Was ist bei der Digitalisierung von Projektakten zu beachten?
Projektakten enthalten häufig Formate, die über Standard-A4-Dokumente hinausgehen – Pläne, Zeichnungen, teils großformatige Unterlagen. Für die Digitalisierung sind deshalb folgende Punkte relevant:
- Formatgerechte Erfassung: Großformatige Pläne benötigen eigene Scantechnik, die separat von der übrigen Akte eingeplant werden muss.
- Versionierung: Bei mehrfach überarbeiteten Plänen und Verträgen muss die Digitalisierung Versionsstände sauber unterscheiden, um Verwechslungen bei Nachträgen zu vermeiden.
- Anbindung an bestehende Systeme: Eine Projektakte entfaltet ihren vollen Nutzen erst durch die Anbindung an das genutzte Projekt- oder Dokumentenmanagementsystem über passende Schnittstellen.
- Priorisierung nach Projektstatus: Laufende Projekte profitieren vom schnellen digitalen Zugriff mehrerer Beteiligter, abgeschlossene Projekte lassen sich meist kostengünstiger im Batch nachdigitalisieren.
Ein durchdachtes Digitalisierungskonzept spart nicht nur Lagerfläche, sondern beschleunigt auch Nachweisführung bei Gewährleistungsfällen erheblich. Mehr zu den Vorteilen einer strukturierten digitalen Archivierung finden Sie in unserem Beitrag zur digitalen Aktenarchivierung.
Ein oft unterschätzter Nebeneffekt der Digitalisierung ist die Wissenssicherung: Projektakten enthalten wertvolle Erfahrungswerte zu Kalkulation, Terminplanung und typischen Problemstellen, die über die reine Rechtssicherheit hinaus für künftige Projekte nutzbar sind. Ein durchsuchbares digitales Archiv macht dieses Wissen für neue Projektteams zugänglich, während Papierakten in Kellerarchiven dafür praktisch nutzlos bleiben.