Was umfasst die Vorbereitung vor dem eigentlichen Scan?
Bevor eine Akte durch einen Einzugsscanner läuft, muss sie in einen scanfähigen Zustand gebracht werden. Dazu gehören das Entfernen von Heft- und Büroklammern, Ösen, Musterklammern und Klarsichthüllen, das Glätten geknickter Ecken, das Trennen verklebter Blätter sowie die Reparatur eingerissener oder beschädigter Seiten. Dieser Schritt wird oft unterschätzt, macht bei Altbeständen oder unsortierten Aktenordnern aber häufig einen erheblichen Teil des gesamten Projektaufwands aus.
In der Praxis unterscheidet sich der Aufwand stark je nach Aktenherkunft: Frisch geschlossene Kanzleiakten aus den letzten Jahren sind meist gut sortiert und mit modernen Bürowerkzeugen geheftet, während jahrzehntealte Archivbestände oft mit Ösen, Musterklammern oder gar Nähfäden gebunden sind, die deutlich mehr manuelle Sorgfalt beim Lösen erfordern. Auch Aktendeckel aus dickem Karton, in die Blätter fest eingeklebt wurden, oder mit Siegellack fixierte Anlagen kommen bei historischem Archivgut vor und benötigen eine individuelle, oft zeitaufwendige Behandlung.
Warum ist Entklammern für die Scanqualität so entscheidend?
Metallklammern sind die häufigste Ursache für Scannerschäden und Papiereinreißen bei Einzugsscannern. Ein Blatt, das noch an einem Nachbarblatt hängt, wird vom Einzug entweder gar nicht erfasst, gemeinsam mit dem falschen Blatt eingezogen (Doppeleinzug) oder reißt beim Trennversuch der Walzen. Auch Ösen und Musterklammern hinterlassen scharfe Kanten, die den empfindlichen Scannerkopf beschädigen können. Sauber vorbereitete Blätter laufen dagegen gleichmäßig, einzeln und ohne Schräglage durch den Einzug – die Grundvoraussetzung für ein sauberes, vollständiges Digitalisat.
Moderne Scanner erkennen zwar oft einen Doppeleinzug per Ultraschallsensor und stoppen den Vorgang automatisch, doch jeder Stopp unterbricht den Durchsatz und erfordert manuelles Eingreifen. Bei großen Aktenmengen summiert sich dieser Zeitverlust erheblich – eine gründliche Vorbereitung zahlt sich deshalb direkt in der Scangeschwindigkeit aus.
Welche Materialien müssen vor dem Scan entfernt werden?
- Heftklammern und Büroklammern: Werden mit Entklammerern entfernt, ohne das Papier einzureißen.
- Ösen und Musterklammern: Erfordern oft vorsichtiges Aufbiegen statt einfaches Herausziehen.
- Klarsichthüllen und Prospekthüllen: Reflektieren Licht und verzerren das Scanbild, müssen komplett entfernt werden.
- Klebeetiketten und Post-its: Können sich während des Scans lösen und den Einzug blockieren; werden vorab abgenommen oder fixiert.
- Trennstreifen und Registerreiter: Werden dokumentiert erfasst, damit die ursprüngliche Aktengliederung später in der Indexierung erhalten bleibt.
- Bindungen und Heftstreifen bei Aktenordnern: Loseblattsammlungen in Schnellheftern werden aus der Heftmechanik gelöst, ohne die Lochung zu beschädigen, damit die Blattreihenfolge nachvollziehbar bleibt.
- Verschmutzungen und Büroklammer-Rostspuren: Werden nach Möglichkeit vorsichtig entfernt oder zumindest dokumentiert, da Rostspuren beim Scan als Bildfehler erscheinen können.
Wie wird mit beschädigten Dokumenten umgegangen?
Eingerissene, geknickte oder brüchige Blätter werden vor dem Einzug repariert, meist mit säurefreiem Archivklebeband, das keine Vergilbung oder chemische Reaktion mit dem Papier verursacht. Stark beschädigte oder besonders wertvolle Originale, bei denen ein Einzug das Risiko weiterer Beschädigung birgt, werden stattdessen im Auflage- oder Kameraverfahren erfasst statt durch den Walzeneinzug geführt. Diese Entscheidung trifft geschultes Personal während der Sichtung, bevor der eigentliche Scan beginnt.
Bei stark angegriffenem Papier, etwa nach Wasserschäden oder starkem Insektenbefall, kann zusätzlich eine vorsichtige Trocknung oder Reinigung nötig sein, bevor überhaupt an einen Scan zu denken ist. In solchen Fällen lohnt sich vorab eine fachliche Einschätzung, ob eine Restaurierung sinnvoll ist oder das betroffene Blatt nur noch fotografisch dokumentiert werden kann. Eine pauschale Entscheidung „alles einziehen" ist bei gemischten Beständen selten sinnvoll – die Sortierung nach Zustand vor Scanbeginn spart am Ende sowohl Zeit als auch das Risiko, wertvolle Originale unnötig zu beschädigen.
Wie bleibt die Aktenstruktur während der Vorbereitung erhalten?
Ein zentrales Risiko beim Entklammern ist der Verlust der ursprünglichen Reihenfolge oder Zusammengehörigkeit von Dokumenten. Deshalb werden Blätter beim Entfernen von Klammern nicht einfach lose gestapelt, sondern mit Trennblättern, Zwischenlagen oder digitalen Markierungen strukturiert, sodass sich Dokumentgrenzen und Aktenzusammenhänge nach dem Scan eindeutig rekonstruieren lassen. Bei mehrseitigen Verträgen oder Anlagenkonvoluten ist diese Sorgfalt entscheidend, damit später keine Seiten falsch zugeordnet werden.
Eine bewährte Methode ist, jede aufgelöste Klammereinheit sofort mit einem farbigen Trennblatt zu markieren, bevor die nächste Einheit bearbeitet wird. So bleibt auch bei einer Unterbrechung der Vorbereitungsarbeit – etwa über Nacht oder bei einem Personalwechsel – jederzeit klar erkennbar, wo eine Dokumenteneinheit endet und die nächste beginnt.
Welche Werkzeuge und Arbeitsplätze werden für die Vorbereitung genutzt?
Professionelle Vorbereitungsarbeitsplätze sind mit speziellen Entklammerern ausgestattet, die Heftklammern lösen, ohne das Papier zu perforieren, sowie mit Werkzeugen für Ösen und Musterklammern. Gute Beleuchtung und eine große, ebene Arbeitsfläche sind ebenso wichtig wie eine ergonomische Anordnung, weil Vorbereitungsarbeit über mehrere Stunden hinweg gleichbleibende Sorgfalt verlangt. Bei größeren Projekten werden häufig mehrere Arbeitsplätze parallel eingerichtet, sodass Vorbereitung und Scan im Fließbetrieb ineinandergreifen, statt dass der Scanner auf Nachschub wartet. Geschultes Personal erkennt zudem auf einen Blick, welche Blätter besondere Behandlung brauchen, und trifft diese Entscheidung, ohne den Gesamtdurchsatz spürbar zu bremsen – eine Erfahrung, die sich erst nach entsprechender Einarbeitung an unterschiedlichem Aktenmaterial einstellt.
Wie viel Aufwand macht die Vorbereitung im Gesamtprojekt?
Bei gut sortierten, modernen Bürounterlagen ist der Vorbereitungsaufwand gering. Bei historischen Aktenbeständen, mehrfach umgehefteten Akten oder Beständen mit vielen Metallteilen kann die Vorbereitung dagegen mehr Zeit kosten als der eigentliche Scanvorgang. Seriöse Angebote von Scandienstleistern kalkulieren diesen Aufwand deshalb separat oder gestaffelt nach Aktenzustand, statt ihn pauschal in den Seitenpreis einzurechnen – ein Aspekt, der bei Preisvergleichen genau geprüft werden sollte, siehe auch den Ratgeber zu Scanservice-Kosten.
Wer den Vorbereitungsaufwand im Vorfeld realistisch einschätzen will, sollte eine kleine, aber repräsentative Stichprobe des Bestands begutachten lassen – idealerweise aus unterschiedlichen Aktenjahrgängen und mit typischen Problemfällen wie stark geklammerten oder beschädigten Blättern. Für eine Einschätzung des Vorbereitungsaufwands beim eigenen Bestand hilft eine kurze Anfrage über die Kontaktseite.