Nachvollziehbarkeit & Protokollierung
Jeder Scanvorgang wird automatisch protokolliert: Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, Scanparameter. Sie können jederzeit nachvollziehen, wann und wie ein Dokument digitalisiert wurde.
Lesezeit: ca. 5 Min.
Aktualisiert: November 2025
Steuerrechtliche Compliance
GoBD-Unterstützung durch Verfahrensdokumentation
Steuerrechtlich anerkannte Digitalisierung mit professioneller Verfahrensdokumentation. Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit garantiert.
GoBD-Unterstützung
Seit 2015 erfahren
500+
Verfahrensdokumentationen erstellt
10+
Jahre GoBD-Erfahrung
100%
Prüfungssicher
0
Beanstandungen bei Prüfungen
Was ist GoBD?
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebene Verwaltungsvorschriften. Sie regeln, wie steuerrelevante Dokumente digital aufbewahrt werden müssen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden.
Tipp: Kombinieren Sie GoBD-Unterstützung mit unserer BSI TR-RESISCAN Zertifizierung für maximale Rechtssicherheit.
Nachvollziehbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss von der Entstehung bis zur Archivierung lückenlos dokumentiert sein
Unveränderbarkeit
Dokumente müssen vor nachträglichen Änderungen geschützt sein (Revisionssicherheit)
Zeitgerechte Erfassung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und vollständig erfasst werden
Auffindbarkeit
Dokumente müssen schnell und gezielt auffindbar sein (Indexierung)
Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?
Die Verfahrensdokumentation ist das Herzstück der GoBD-Einhaltung
Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert, wie Ihr Unternehmen steuerrelevante Dokumente erfasst, verarbeitet, speichert und archiviert. Sie ist Pflicht nach § 147 Abs. 6 AO und muss bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.
Wichtig zu wissen:
Ohne Verfahrensdokumentation können digitalisierte Belege vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Dies kann zu Schätzungen und Steuernachzahlungen führen.
Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?
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Allgemeine Beschreibung
Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten, eingesetzte Systeme
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Anwenderdokumentation
Wie werden Dokumente erfasst, bearbeitet und archiviert?
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Technische Systemdokumentation
Hardware, Software, Schnittstellen, Datenformate
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Betriebsdokumentation
Datensicherung, Notfallkonzept, Zugriffsberechtigungen
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Scanprozess-Beschreibung
Detaillierte Beschreibung des Digitalisierungsprozesses (bei Scannen)
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Internes Kontrollsystem (IKS)
Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Fehlervermeidung
Unsere Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation
Wir helfen Ihnen, eine rechtssichere Verfahrensdokumentation zu erstellen
Muster-Verfahrens-dokumentation
Wir stellen Ihnen eine Muster-Verfahrens-dokumentation zur Verfügung, die Sie an Ihre Prozesse anpassen können
Beratung & Workshop
Unsere GoBD-Experten beraten Sie und führen Workshops zur Erstellung Ihrer individuellen Dokumentation durch
Scanprozess-Dokumentation
Wir dokumentieren unseren Scanprozess detailliert und stellen Ihnen diese Dokumentation zur Verfügung
Prüfungssichere Dokumentation
Unsere Dokumentation ist prüfungssicher und wurde bereits bei zahlreichen Betriebsprüfungen erfolgreich vorgelegt
Muster-Verfahrens-dokumentation anfordern
Fordern Sie jetzt unsere kostenlose Muster-Verfahrens-dokumentation an und erhalten Sie einen Überblick über die erforderlichen Inhalte.
Verwandte Leistungen
GoBD-Anforderungen in der Praxis
So setzen wir die GoBD-Grundsätze um
Unveränderbarkeit & Revisionssicherheit
Digitalisierte Dokumente werden im PDF/A-Format gespeichert und mit einem Hash-Wert versehen. Jede nachträgliche Änderung würde erkannt werden. Zusätzlich erfolgt die Speicherung auf WORM-Medien (Write Once Read Many).
Auffindbarkeit & Indexierung
Alle Dokumente werden mit Metadaten versehen (Datum, Dokumententyp, Lieferant, etc.) und per OCR-Volltexterkennung durchsuchbar gemacht. Sie finden jedes Dokument in Sekunden – auch bei Millionen von Belegen.
Aufbewahrungsfristen
Wir unterstützen Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre). Dokumente werden automatisch mit einem Löschdatum versehen und können nach Ablauf der Frist rechtssicher gelöscht werden.
Kundenstimmen
„Die Verfahrensdokumentation von aktedigital hat unsere letzte Betriebsprüfung problemlos bestanden. Der Prüfer war beeindruckt von der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit unserer digitalisierten Belege."
Bereit für Digitalisierung mit GoBD-Unterstützung?
Unsere GoBD-Experten beraten Sie gerne zu Verfahrensdokumentation und rechtssicherer Archivierung.