Was ist Records Management?
Records Management ist die Disziplin, die festlegt, wie geschäftsrelevante Unterlagen – sogenannte Records – über ihren gesamten Lebenszyklus verwaltet werden: von ihrer Entstehung oder Erfassung über die verbindliche Aufbewahrung bis zur rechtssicheren Aussonderung. Anders als allgemeines Dokumentenmanagement, das auch Entwürfe, Arbeitsversionen und veränderliche Inhalte umfasst, konzentriert sich Records Management auf Unterlagen, die als Nachweis dienen und deshalb unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen – Verträge, Rechnungen, Genehmigungsbescheide, Protokolle. Der Begriff stammt aus dem angloamerikanischen Archivwesen und wurde später in internationale Normen wie ISO 15489 überführt, die die Grundprinzipien für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen definiert.
Zentrale Aufgaben des Records Management sind:
- Klassifikation: Welche Dokumente gelten als Records, welchen Aktenklassen sind sie zugeordnet?
- Aufbewahrungsfristen: Zuordnung gesetzlicher oder vertraglicher Fristen je Record-Typ.
- Unveränderbarkeit: Schutz vor unbemerkter Änderung oder Löschung während der Aufbewahrungsfrist.
- Zugriffssteuerung: Wer darf auf welche Records unter welchen Bedingungen zugreifen?
- Aussonderung: Fristgerechte, dokumentierte Löschung oder Übergabe ins Endarchiv nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht.
- Nachweisführung: Dokumentation, dass alle vorgenannten Regeln tatsächlich eingehalten wurden, etwa für Betriebsprüfungen.
Wie unterscheidet sich Records Management vom DMS?
Ein DMS verwaltet Dokumente über ihren gesamten Bearbeitungszyklus, inklusive Entwürfen, Versionen und laufender Bearbeitung. Records Management setzt an dem Punkt an, an dem ein Dokument final und nachweisrelevant wird: Ab hier gilt es als Record, wird unveränderbar gesperrt und einer festen Aufbewahrungsfrist unterworfen. In der Praxis ist Records Management häufig ein Modul innerhalb des DMS oder einer übergeordneten ECM-Plattform, das genau diese Übergabe – von der bearbeitbaren Version zum unveränderlichen Nachweis – technisch und organisatorisch abbildet.
| DMS (allgemein) | Records Management | |
|---|---|---|
| Status der Dokumente | Auch Entwürfe, Arbeitsversionen | Finalisierte, nachweisrelevante Records |
| Veränderbarkeit | Bearbeitung und Versionierung erlaubt | Unveränderbar ab Finalisierung |
| Schwerpunkt | Effizientes Arbeiten mit Dokumenten | Nachweisfähigkeit und Compliance |
| Lebenszyklusende | Meist offen oder durch Nutzer gesteuert | Feste Aufbewahrungsfrist mit definierter Aussonderung |
Welche gesetzlichen Grundlagen sind für Records Management relevant?
Je nach Dokumentart und Branche greifen unterschiedliche Fristen und Vorgaben: die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch für steuer- und handelsrechtliche Unterlagen, die GoBD für die technische Ausgestaltung der Aufbewahrung, branchenspezifische Vorgaben etwa im Gesundheits- oder Versicherungswesen sowie – bei personenbezogenen Daten – die DSGVO mit ihren Löschpflichten nach Zweckfortfall. Ein tragfähiges Records-Management-Konzept bringt diese teils gegenläufigen Anforderungen zusammen: Aufbewahrungspflicht einerseits, Löschpflicht nach Zweckerreichung andererseits. Diese Abwägung ist einer der komplexesten Aspekte der Praxis, weil sie für jede Dokumentart individuell getroffen werden muss.
Wie wird ein Records-Management-Konzept aufgebaut?
Der Aufbau folgt typischerweise diesen Schritten:
- Record-Typen definieren: Welche Dokumentarten gelten in der Organisation als aufbewahrungspflichtige Records?
- Fristen zuordnen: Für jede Record-Kategorie die einschlägige gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfrist recherchieren und im Aktenplan hinterlegen.
- Finalisierungspunkt festlegen: Ab wann genau gilt ein Dokument als Record und wird gesperrt?
- Zugriffs- und Schutzregeln definieren: Wer darf Records einsehen, wer darf eine vorzeitige Löschung beantragen und unter welchen Voraussetzungen?
- Aussonderungsprozess dokumentieren: Wie wird nach Fristablauf entschieden – automatische Löschung, manuelle Freigabe, Übergabe ins Endarchiv?
Diese Schritte sollten nicht isoliert von der IT, sondern gemeinsam mit den Fachabteilungen und, bei sensiblen Daten, mit dem Datenschutzbeauftragten erarbeitet werden.
Wie hängt Records Management mit der Digitalisierung von Papierakten zusammen?
Werden Papierdokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet, wird das Digitalisat zum maßgeblichen Record – es muss ab diesem Zeitpunkt genauso unveränderbar und fristgerecht verwaltet werden wie ein digital entstandenes Dokument. Deshalb ist es wichtig, bereits bei der Digitalisierung die richtigen Record-Metadaten – Dokumentart, Aktenklasse, daraus abgeleitete Aufbewahrungsfrist – korrekt zu vergeben. Ein Scandienstleister, der diese Zuordnung bereits während der Indexierung vornimmt, erspart eine aufwendige Nachklassifizierung im Ziel-DMS und stellt sicher, dass Aufbewahrungsfristen von Beginn an korrekt greifen.
Wie wird die fristgerechte Aussonderung praktisch überwacht?
In einem gut eingerichteten Records-Management-System übernimmt das DMS die Fristüberwachung automatisiert: Records werden bei Erfassung mit ihrer Aufbewahrungsfrist verknüpft, das System meldet auslaufende Fristen und löst je nach Konfiguration eine automatische Löschung oder eine manuelle Freigabe durch eine berechtigte Person aus. Diese Automatisierung reduziert das Risiko, Unterlagen versehentlich zu lange oder zu kurz aufzubewahren – beides kann rechtliche Konsequenzen haben, von Datenschutzverstößen bei überlanger Aufbewahrung bis zu formellen Mängeln bei zu früher Löschung. ## Welche Rolle spielt Records Management bei der Vernichtung von Papierakten?
Ein oft übersehener Aspekt: Records Management endet nicht bei der digitalen Aufbewahrung, sondern schließt auch die physische Vernichtung der zugehörigen Papieroriginale ein, sobald diese nach GoBD oder TR-RESISCAN entbehrlich geworden sind. Die Vernichtung sollte dabei denselben dokumentierten, nachvollziehbaren Regeln folgen wie die digitale Aussonderung – etwa über zertifizierte Aktenvernichtung nach DIN 66399, mit Nachweis für die Verfahrensdokumentation. Wird dieser Schritt vernachlässigt, verbleiben Doppelbestände in Papierform, die nicht nur Lagerkosten verursachen, sondern auch ein zusätzliches Datenschutzrisiko darstellen, weil sie außerhalb der digitalen Zugriffskontrolle liegen.
Wie unterscheidet sich Records Management je nach Organisationstyp?
In Behörden ist Records Management häufig eng an gesetzliche Aktenordnungen und Vorgaben zur Schriftgutverwaltung gekoppelt, mit klaren Regeln zur Übergabe archivwürdiger Unterlagen an staatliche Archive nach Ablauf der Verwaltungsfrist. Kanzleien orientieren sich an berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten, etwa für Handakten, und müssen zusätzlich Mandantengeheimnis und anwaltliche Verschwiegenheit in die Zugriffssteuerung einbeziehen. Unternehmen richten Records Management meist stärker an betriebswirtschaftlichen und steuerrechtlichen Fristen aus, häufig in enger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, da ein erheblicher Teil der Records aus Rechnungs- und Vertragsunterlagen besteht. Für die Konzeption eines Records-Management-Ansatzes, der zu Ihrer Aktenlandschaft passt, stehen wir über die Kontaktseite zur Verfügung.