Was ist eine digitale Personalakte?
Die Personalakte bündelt alle Dokumente, die während eines Beschäftigungsverhältnisses zu einer Person anfallen – von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag bis zum Arbeitszeugnis. Sie wird von Unternehmen jeder Größe geführt, meist zentral durch die HR-Abteilung, in kleineren Betrieben auch direkt durch die Geschäftsführung. Eine digitale Personalakte überträgt diesen Bestand vollständig oder ergänzend zur Papierakte in ein elektronisches System, meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Modul der HR-Software.
Rechtlich ist der Begriff „Personalakte" nicht abschließend definiert. Nach der Rechtsprechung gehört jedes Dokument dazu, das die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Beschäftigten betrifft und mit ihm in einem inneren Zusammenhang steht. Ob diese Sammlung physisch in einem Ordner oder elektronisch geführt wird, ändert an dieser Zuordnung nichts – entscheidend ist der inhaltliche, nicht der technische Charakter.
Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
Typischerweise enthält eine Personalakte:
- Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Fortbildungsbescheinigungen
- Gehaltsabrechnungen und Vergütungsvereinbarungen
- Abmahnungen und sonstige personalrechtliche Maßnahmen
- Krankmeldungen und Angaben zur Arbeitsunfähigkeit
- Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen
- Sozialversicherungsunterlagen und Meldebescheinigungen
- Urlaubs- und Arbeitszeitnachweise
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten sowie separate Handakten von Führungskräften gehören organisatorisch nicht zur eigentlichen Personalakte und sollten technisch wie inhaltlich getrennt geführt werden, da für sie andere Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten.
Welche Rechtsgrundlage hat die Personalakte?
Im privaten Sektor existiert kein einheitliches „Personalaktengesetz". Die Befugnis des Arbeitgebers, eine Personalakte zu führen, ergibt sich aus dem Direktionsrecht sowie den Neben- und Fürsorgepflichten aus dem Arbeitsvertrag. Für die Verarbeitung der darin enthaltenen personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorgaben: Art. 88 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten spezifischere Regeln für den Beschäftigtenkontext, in Deutschland konkretisiert durch § 26 BDSG. Danach dürfen Beschäftigtendaten verarbeitet werden, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Im öffentlichen Dienst gilt eine andere Ausgangslage: Bund und Länder haben eigenständige Personalaktenrecht-Vorschriften erlassen, etwa § 106 BBG für Bundesbeamte oder entsprechende Regelungen in den Landesbeamtengesetzen. Diese enthalten detailliertere Vorgaben zu Führung, Einsicht und Aufbewahrung als der Privatsektor und sollten bei Digitalisierungsprojekten im öffentlichen Bereich gesondert geprüft werden. Sie regeln unter anderem, welche Unterlagen zwingend in die Akte aufzunehmen sind, wie Nebenakten zu kennzeichnen sind und unter welchen Voraussetzungen Auskünfte an Dritte erteilt werden dürfen – Fragen, die im Privatsektor mangels eigener Kodifikation über die allgemeinen arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Grundsätze zu beantworten sind.
Diese unterschiedliche Rechtslage hat praktische Konsequenzen für Digitalisierungsprojekte: Während private Unternehmen bei der technischen Ausgestaltung ihrer digitalen Personalakte weitgehend frei sind, solange die Anforderungen der DSGVO und des BDSG eingehalten werden, müssen Behörden zusätzlich die formalen Vorgaben ihres jeweiligen Personalaktenrechts berücksichtigen, etwa zur Aktenführung in Teilakten oder zur Dauer der Aufbewahrung nach Ausscheiden aus dem Dienst.
Welches Einsichtsrecht haben Beschäftigte?
Beschäftigte haben ein gesetzlich verankertes Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. Für Betriebe mit Betriebsrat regelt § 83 BetrVG dieses Einsichtsrecht ausdrücklich, einschließlich der Möglichkeit, ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Unabhängig davon besteht das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO, das Auskunft über sämtliche verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangt – unabhängig davon, ob ein Betriebsrat existiert.
Bei digitalen Personalakten muss dieses Recht technisch abgebildet werden: Der Zugriff muss so gestaltet sein, dass Beschäftigte ihre eigenen Daten einsehen können, ohne Zugriff auf Akten anderer Personen zu erhalten. Self-Service-Portale, die einen kontrollierten Lesezugriff auf die eigene Akte bieten, erfüllen diese Anforderung in der Praxis effizienter als der manuelle Umgang mit Papierakten.
In der Praxis empfiehlt es sich, das Einsichtsrecht organisatorisch von der allgemeinen Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO zu trennen: Die Einsicht nach § 83 BetrVG bezieht sich auf die Akte als Ganzes und darf nicht ohne sachlichen Grund eingeschränkt werden, während die DSGVO-Auskunft auch strukturierte Angaben zu Verarbeitungszwecken, Empfängern und Speicherdauer umfasst. Beide Rechte sollten in der Verfahrensbeschreibung des digitalen Systems dokumentiert sein, damit im Anfragefall klar ist, welche Frist gilt und wer innerhalb der Organisation für die Bearbeitung zuständig ist.
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Eine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte gibt es nicht. Die Praxis orientiert sich an mehreren Anhaltspunkten:
- Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB, innerhalb derer Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden können.
- Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten für Lohn- und Gehaltsunterlagen, die je nach Dokumentart bis zu zehn Jahre betragen können.
- Der datenschutzrechtliche Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, wonach personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Diese unterschiedlichen Fristen für einzelne Dokumentarten – Vertragsunterlagen, Lohnabrechnungen, Beurteilungen, Krankmeldungen – lassen sich nur mit einem strukturierten Löschkonzept praktikabel umsetzen. In digitalen Systemen kann dies über automatisierte Löschfristen je Dokumenttyp oder Aktenkategorie technisch hinterlegt werden, was in Papierform kaum konsequent durchzuhalten ist.
Warum sind Personalakten besonders sensibel?
Personalakten enthalten regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Dazu zählen Gesundheitsdaten, die sich schon aus einfachen Krankmeldungen ergeben können, Angaben zu einer Schwerbehinderung sowie mitunter Hinweise auf Gewerkschaftszugehörigkeit, etwa im Zusammenhang mit Beitragsabzügen. Diese Datenkategorien unterliegen einem grundsätzlichen Verarbeitungsverbot mit eng gefassten Ausnahmetatbeständen und erfordern zusätzliche Schutzmaßnahmen.
Für die digitale Personalakte bedeutet das: Ein pauschaler Lesezugriff der gesamten HR-Abteilung auf alle Inhalte wird dem Schutzbedarf in der Regel nicht gerecht. Sinnvoll ist ein granulares Berechtigungskonzept, das etwa Gesundheitsdaten oder Schwerbehinderteninformationen nur einem eng definierten Personenkreis zugänglich macht, während allgemeine Vertrags- oder Gehaltsdaten einem größeren Kreis von Sachbearbeitern offenstehen.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Personalakten?
Für Unternehmen mit mehreren Standorten entfällt der Versand von Papierakten zwischen Filialen und Zentrale; HR-Sachbearbeiter greifen ortsunabhängig auf denselben aktuellen Datenstand zu. Self-Service-Portale entlasten die Personalabteilung, indem Beschäftigte selbst ihre Gehaltsabrechnungen abrufen oder Adressänderungen einsehen können, ohne dass jede Anfrage manuell bearbeitet werden muss. Automatisierte Löschfristen reduzieren zudem das Risiko, DSGVO-widrig zu lange gespeicherte Daten vorzuhalten – ein Punkt, der bei rein papierbasierter Aktenführung häufig erst bei einer Prüfung auffällt.
Ein weiterer praktischer Vorteil zeigt sich bei internen und externen Prüfungen: Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung oder Wirtschaftsprüfer fordern im Rahmen von Betriebsprüfungen häufig gezielt einzelne Unterlagen an. Mit Volltextsuche und sauberer Indexierung lassen sich angeforderte Dokumente in Minuten statt Tagen bereitstellen, ohne dass Ordner physisch durchsucht werden müssen. Auch die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen verbessert sich: Ein digitales System protokolliert, wer wann welches Dokument eingesehen oder verändert hat – eine Information, die eine Papierakte grundsätzlich nicht liefert und die im Streitfall, etwa bei einer angezweifelten Abmahnung, von Bedeutung sein kann.
Wie läuft die Digitalisierung von Personalakten praktisch ab?
Bei der Umstellung empfiehlt sich eine Trennung zwischen laufenden und bereits ausgeschiedenen Mitarbeitern: Aktive Akten werden meist zuerst digitalisiert, da sie im Tagesgeschäft benötigt werden, während Akten ausgeschiedener Beschäftigter nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist ohnehin zur Löschung anstehen und teils nur noch zur Fristwahrung aufbewahrt werden müssen. Während des Scanprozesses ist eine strikte Zugriffskontrolle nach Rollen einzuhalten – von der Digitalisierung über die Qualitätsprüfung bis zur Ablage im Zielsystem sollten nur autorisierte Personen Zugriff auf die Originaldokumente und Digitalisate haben.
Wichtig ist außerdem die inhaltliche Trennung: Personalakten dürfen im DMS nicht mit anderen Aktenarten wie Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten oder allgemeiner Geschäftskorrespondenz vermischt werden, da für sie unterschiedliche Zugriffs-, Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten. Ein durchdachter Akten-Scanservice berücksichtigt diese Trennung bereits bei der Erfassung und Indexierung, sodass die digitale Struktur die rechtlichen Anforderungen von Anfang an abbildet. Unternehmen, die ein Digitalisierungsprojekt für Personalakten planen, sollten Zugriffskonzept und Löschregeln vorab klären und sich bei Bedarf über unsere Kontaktseite unverbindlich beraten lassen.