Was regelt das E-Government-Gesetz?
Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, kurz E-Government-Gesetz (EGovG), ist seit dem 1. August 2013 in Kraft und bildet die zentrale bundesrechtliche Grundlage für die elektronische Kommunikation mit und innerhalb der Bundesverwaltung. Es adressiert unter anderem den elektronischen Zugang zur Verwaltung, die elektronische Aktenführung, die elektronische Bezahlung von Verwaltungsleistungen sowie das ersetzende Scannen von Papierdokumenten.
Für Digitalisierungsprojekte in Behörden ist das EGovG deshalb relevant, weil es die rechtliche Grundlage dafür schafft, Papierakten systematisch zu digitalisieren und anschließend ausschließlich elektronisch weiterzuführen – ein zentraler Baustein auf dem Weg zur vollständigen E-Akte.
Das Gesetz entstand vor dem Hintergrund, dass viele Behördenprozesse trotz technischer Möglichkeiten weiterhin papiergebunden abliefen, obwohl bereits einzelne Gerichte und Verwaltungseinheiten elektronische Verfahren erprobt hatten. Der Gesetzgeber wollte mit dem EGovG einen einheitlichen, verbindlichen Rahmen schaffen, statt die Digitalisierung dem Ermessen einzelner Behörden zu überlassen.
Welche Kernpflichten enthält das EGovG für Behörden?
Das Gesetz gliedert sich in mehrere praxisrelevante Regelungsbereiche:
- § 2 Elektronischer Zugang: Behörden müssen einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnen, etwa per E-Mail, De-Mail oder elektronischem Formular.
- § 6 Elektronische Aktenführung: Bundesbehörden führen ihre Akten grundsätzlich elektronisch; die Umstellung erfolgte in mehreren Stufen bis zur vollständigen Umsetzung.
- § 7 Ersetzendes Scannen: Papierdokumente dürfen nach einem dokumentierten Verfahren digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden, wenn bildliche und inhaltliche Übereinstimmung sichergestellt ist.
- § 9 Georeferenzierung und Geodatennutzung: Relevant für Behörden mit Bezug zu Planungs- und Katasterdaten, etwa im Bauordnungswesen.
Für die praktische Aktendigitalisierung ist besonders § 7 EGovG von Bedeutung, da er die rechtliche Grundlage für die Vernichtung von Papieroriginalen nach dem Scannen liefert – analog zu den GoBD im steuerlichen Kontext, aber spezifisch auf Verwaltungsakten zugeschnitten.
Daneben adressiert das Gesetz auch die technische Interoperabilität: Behörden sollen ihre IT-Systeme so gestalten, dass Daten zwischen verschiedenen Fachverfahren und Verwaltungsebenen ausgetauscht werden können, ohne dass jede Behörde eine eigene, inkompatible Insellösung aufbaut. Für Digitalisierungsprojekte bedeutet das, bei der Systemauswahl auf offene Schnittstellen und gängige Austauschformate zu achten.
Wie unterscheidet sich das ersetzende Scannen nach EGovG von dem nach GoBD?
Beide Regelwerke verfolgen ein ähnliches Grundprinzip – Digitalisierung mit anschließender Vernichtung des Originals bei nachweisbarer Übereinstimmung –, richten sich aber an unterschiedliche Adressaten und Dokumentarten:
| Merkmal | GoBD | § 7 EGovG |
|---|---|---|
| Adressaten | Buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen | Bundesbehörden |
| Betroffene Dokumente | Steuerrelevante Bücher, Aufzeichnungen, Belege | Verwaltungsakten aller Art |
| Rechtsgrundlage | BMF-Schreiben, konkretisiert §§ 145–147 AO | Bundesgesetz |
| Ergänzende Standards | Verfahrensdokumentation, revisionssicheres Archiv | Häufig BSI TR-RESISCAN als anerkanntes Verfahren |
In der Praxis orientieren sich Behörden beim ersetzenden Scannen oft an denselben technischen und organisatorischen Grundsätzen wie Unternehmen – dokumentiertes Verfahren, Qualitätssicherung, Unveränderbarkeit im Archiv –, auch wenn die Rechtsgrundlage eine andere ist.
Ein wesentlicher Unterschied liegt im Prüfungsmaßstab: Während bei der GoBD in erster Linie die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung die Konformität bewertet, kann bei Verwaltungsakten grundsätzlich jeder Verfahrensbeteiligte – etwa ein Antragsteller in einem Genehmigungsverfahren – die ordnungsgemäße Aktenführung im Rahmen eines Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens hinterfragen. Behörden sollten deshalb besonderen Wert auf eine lückenlose, im Streitfall vorzeigbare Dokumentation legen.
Welche Rolle spielt BSI TR-RESISCAN im Zusammenspiel mit dem EGovG?
Das EGovG selbst schreibt kein konkretes technisches Scanverfahren vor, sondern verlangt lediglich Übereinstimmung und Dokumentation. Diese bewusste Zurückhaltung ermöglicht es Behörden, je nach Risikoprofil der jeweiligen Aktenart ein angemessenes Verfahren zu wählen, statt für sämtliche Dokumente den höchsten technischen Standard anzuwenden. In der Verwaltungspraxis hat sich die technische Richtlinie BSI TR-RESISCAN als anerkannter Standard etabliert, um diese Anforderungen nachweisbar zu erfüllen – insbesondere für Dokumente mit hohem Beweiswert-Bedarf, etwa in Genehmigungsverfahren oder bei rechtserheblichen Bescheiden. Behörden, die nach TR-RESISCAN verfahren, können sich im Streitfall auf ein anerkanntes, geprüftes Verfahren berufen, statt die Angemessenheit ihres Scanprozesses jedes Mal neu begründen zu müssen.
Wie hängen EGovG und OZG zusammen?
Das EGovG legt die grundsätzlichen rechtlichen Voraussetzungen für elektronische Verwaltungsprozesse. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) baut darauf auf und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen konkret dazu, Verwaltungsleistungen online anzubieten. Während das EGovG eher die internen Prozesse regelt – Aktenführung, Scannen, elektronischer Zugang –, adressiert das OZG die Nutzerseite: den digitalen Zugang von Bürgern und Unternehmen zu Verwaltungsleistungen. Beide Gesetze greifen ineinander: Eine vollständig digitale Bürgerdienstleistung nach OZG setzt voraus, dass die dahinterliegenden Akten nach EGovG-Grundsätzen elektronisch geführt werden.
In der Praxis zeigt sich dieses Zusammenspiel besonders deutlich bei Genehmigungsverfahren: Ein Bürger reicht einen Antrag über ein OZG-konformes Online-Portal ein, die Behörde muss diesen Antrag jedoch nach EGovG-Grundsätzen in die elektronische Akte übernehmen und dort bearbeiten können. Fehlt die elektronische Aktenführung im Hintergrund, bleibt der digitale Zugang für Bürger eine reine Fassade ohne echten Effizienzgewinn für die Verwaltung selbst.
Was bedeutet das EGovG praktisch für laufende Digitalisierungsprojekte?
Behörden, die ihre Papierbestände digitalisieren, sollten das EGovG als rechtlichen Rahmen von Anfang an in die Projektplanung einbeziehen: Welche Aktenarten dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, welche benötigen ein anerkanntes Verfahren wie TR-RESISCAN, und wie wird die elektronische Aktenführung nach der Digitalisierung organisatorisch abgesichert.
Ein sinnvoller Startpunkt ist häufig eine Bestandsanalyse: Welche Aktenarten werden noch aktiv bearbeitet, welche sind reine Archivbestände mit geringer Zugriffshäufigkeit? Aktiv genutzte Vorgänge profitieren am stärksten von der Digitalisierung, weil sie die tägliche Sachbearbeitung unmittelbar erleichtern, während reine Archivbestände mit geringerem Zeitdruck, aber häufig größerem Volumen digitalisiert werden können. Umfassendere Hintergründe zur behördlichen Digitalisierung, einschließlich praktischer Umsetzungsschritte, bietet unser Leitfaden zur Digitalisierung in Behörden; spezifische Fragen zu Ihrem Verwaltungsbestand beantwortet unser Team über die Kontaktseite.