Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen bestimmen den Zeitraum, über den geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen vorgehalten werden müssen, bevor eine Vernichtung zulässig ist. Sie sind die zeitliche Konkretisierung der Aufbewahrungspflicht: Während die Pflicht festlegt, welche Dokumente betroffen sind, beantwortet die Frist die Frage, wie lange genau. Grundlage sind im Wesentlichen § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG.
Für Digitalisierungsprojekte sind die Fristen die zentrale Planungsgröße: Sie bestimmen, wie lange ein Dokument im Archiv oder DMS vorgehalten werden muss, wann ein automatisiertes Löschkonzept greifen darf und wie groß der Speicherbedarf über die Zeit ausfällt.
Welche Fristen gelten im Überblick?
| Frist | Betroffene Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege (bis Entstehungsjahr 2024) | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
| 8 Jahre | Buchungsbelege ab Entstehungsjahr 2025 (nach Wachstumschancengesetz) | § 257 Abs. 4 HGB n. F., § 147 Abs. 3 AO n. F. |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
Rechnungen fallen unter die Kategorie der Buchungsbelege und folgen daher derselben Verkürzung von zehn auf acht Jahre für nach 2024 entstandene Belege.
Was hat sich durch das Wachstumschancengesetz geändert?
Das Wachstumschancengesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – insbesondere Rechnungen – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung betrifft § 257 Abs. 4 HGB und die entsprechende Regelung in § 147 Abs. 3 AO. Sie gilt für Belege, deren Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens noch nicht abgelaufen war beziehungsweise die ab dem maßgeblichen Stichtag entstehen.
Für die Praxis bedeutet das: Ältere Buchungsbelege können weiterhin der zehnjährigen Frist unterliegen, während neuere Belege bereits nach acht Jahren vernichtet werden dürfen. Diese Übergangslage macht eine sorgfältige, belegjahrbezogene Fristverwaltung notwendig – ein pauschales „alles nach acht Jahren löschen" greift für Altbestände zu kurz. Andere Fristen, etwa für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse, bleiben von der Gesetzesänderung unberührt und laufen weiterhin zehn Jahre.
Wann beginnt eine Aufbewahrungsfrist zu laufen?
Der Fristbeginn ist in § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO einheitlich geregelt: Maßgeblich ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem
- die letzte Eintragung in ein Handelsbuch erfolgt ist,
- das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder Lagebericht aufgestellt wurde,
- der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, oder
- der Buchungsbeleg entstanden ist.
Nicht das Ausstellungsdatum eines einzelnen Dokuments zählt, sondern das Jahresende des Entstehungsjahres. Eine Rechnung vom März 2025 beginnt ihre Frist also erst am 31. Dezember 2025 zu laufen und ist – bei achtjähriger Frist – frühestens Anfang 2034 zur Vernichtung freigegeben.
Wann verlängert sich eine Frist – die Ablaufhemmung?
Läuft eine Aufbewahrungsfrist während eines laufenden Verfahrens ab, greift die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 3 AO. Betroffene Unterlagen dürfen dann nicht vernichtet werden, solange
- eine Außenprüfung (Betriebsprüfung) läuft, die diese Unterlagen betrifft,
- ein Rechtsbehelfsverfahren gegen einen auf diesen Unterlagen basierenden Steuerbescheid anhängig ist, oder
- ein steuerstrafrechtliches oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren läuft.
Die Frist verlängert sich in diesen Fällen bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens. Für Archivierungssysteme bedeutet das: Eine rein zeitgesteuerte automatische Löschung ist riskant, wenn keine Möglichkeit besteht, einzelne Dokumente bei laufenden Verfahren manuell zu sperren.
Gibt es branchenspezifische Sonderfristen?
Neben den handels- und steuerrechtlichen Grundfristen bestehen zahlreiche Sonderregelungen außerhalb des HGB und der AO:
- Bauwesen: Gewährleistungsunterlagen und Bauakten werden häufig deutlich länger als zehn Jahre vorgehalten, orientiert an Gewährleistungs- und Verjährungsfristen im Bauvertragsrecht sowie an landesrechtlichen Vorgaben für Bauaufsichtsbehörden.
- Personalwesen: Personalakten unterliegen keiner einheitlichen gesetzlichen Frist; in der Praxis orientieren sich Aufbewahrungszeiten an sozialversicherungs-, lohnsteuer- und rentenrechtlichen Nachweispflichten, oft zehn Jahre oder länger nach Ausscheiden.
- Medizin/Röntgenbilder: Röntgenaufnahmen sind nach Strahlenschutzrecht mindestens zehn, bei Kindern und Jugendlichen bis zum vollendeten 28. Lebensjahr aufzubewahren; allgemeine Patientenunterlagen unterliegen nach § 630f BGB einer Mindestfrist von zehn Jahren.
Diese Sonderfristen sind bei branchenspezifischen Digitalisierungsprojekten gesondert zu ermitteln und können die Standardfristen des Handels- und Steuerrechts deutlich überschreiten.
Was bedeuten die Fristen für Digitalisierungsprojekte?
Aufbewahrungsfristen bestimmen unmittelbar, wie lange ein Dokument im digitalen Archiv oder DMS vorgehalten werden muss, bevor eine Löschung zulässig ist. Bei der Planung eines Digitalisierungsprojekts – etwa im Rahmen eines Akten-Scanservice – sollten Fristen möglichst als Metadatum je Dokument oder Dokumentart hinterlegt werden, damit das Archivsystem Fristablauf und mögliche Ablaufhemmung automatisiert abbilden kann.
Wichtig ist die Trennung zweier Zeiträume: Die gesetzliche Mindestfrist bestimmt, wie lange nicht gelöscht werden darf. Ob darüber hinaus länger archiviert wird, etwa aus betrieblichem Interesse, ist eine separate Entscheidung, die im Löschkonzept dokumentiert gehört. Eine belastbare, GoBD-konforme digitale Aktenarchivierung verbindet beide Aspekte: korrekte Fristen und eine nachvollziehbare, unveränderbare Ablage. Bei Fragen zur Umsetzung eines konkreten Archivierungsprojekts berät Sie unser Team über die Kontaktseite.