Zugriffsrechte & Berechtigungskonzept

Was bedeuten Zugriffsrechte im Kontext digitaler Aktenverwaltung?

Zugriffsrechte legen fest, welche Person, Rolle oder Systemkomponente ein bestimmtes Dokument, einen Ordner oder einen Vorgang lesen, bearbeiten, freigeben, exportieren oder löschen darf. In einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzen Zugriffsrechte damit, was in der Papierwelt durch physische Aufbewahrung – abgeschlossene Aktenschränke, getrennte Büros, persönliche Übergabe – geregelt wurde. Anders als bei physischen Akten lassen sich digitale Zugriffsrechte deutlich feingranularer steuern: nicht nur pro Aktenschrank, sondern pro Dokument, pro Vorgang oder sogar pro einzelner Seite.

Ein Berechtigungskonzept fasst diese Einzelregeln zu einem konsistenten, dokumentierten System zusammen und definiert, nach welcher Logik Rechte vergeben, geändert und entzogen werden.

Welche Modelle für Berechtigungskonzepte gibt es?

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Rechte werden nicht einzelnen Personen, sondern Rollen zugewiesen – etwa „Sachbearbeitung", „Teamleitung", „Buchhaltung". Mitarbeitende erhalten automatisch die Rechte ihrer Rolle, was Verwaltung und Nachvollziehbarkeit erheblich erleichtert.
• Mandats- oder Aktenbezogene Trennung: Besonders in Kanzleien üblich – Zugriff wird nicht nur nach Funktion, sondern zusätzlich nach zugewiesenem Mandat oder Vorgang beschränkt, sodass auch innerhalb derselben Rolle keine übergreifende Einsicht besteht.
• Vier-Augen-Prinzip: Für besonders sensible Vorgänge, etwa Löschungen oder Freigaben ab einem bestimmten Wert, ist die Zustimmung einer zweiten berechtigten Person erforderlich.
• Zeitlich befristete Rechte: Externe Berater, Praktikanten oder Vertretungen erhalten Zugriff nur für einen definierten Zeitraum, der automatisch ausläuft.

In der Praxis kombinieren die meisten Organisationen mehrere Modelle: eine rollenbasierte Grundstruktur, ergänzt um mandats- oder projektbezogene Einschränkungen für besonders sensible Bereiche.

Wie wird ein Berechtigungskonzept für ein DMS konkret aufgebaut?

1. Datenklassifizierung: Welche Dokumentarten sind besonders schützenswert – etwa Mandantenakten, Personalakten, Verträge mit Geschäftsgeheimnissen – und welche eher unkritisch?
2. Rollenmodell entwickeln: Welche Funktionen gibt es in der Organisation, und welche Zugriffsebenen benötigt jede Rolle tatsächlich für ihre Arbeit? Das Prinzip der minimalen Rechtevergabe („need to know") ist hier Leitlinie.
3. Vererbungslogik festlegen: Erben Unterordner oder Einzeldokumente automatisch die Rechte der übergeordneten Struktur, oder sind Ausnahmen möglich und wie werden sie kontrolliert?
4. Vergabe- und Entzugsprozess definieren: Wer darf neue Rechte vergeben, wer muss sie genehmigen, und wie wird sichergestellt, dass Rechte bei Rollenwechsel oder Austritt zeitnah entzogen werden?
5. Protokollierung anbinden: Jede Rechtevergabe und jede Rechtenutzung wird in einem Audit-Trail erfasst, damit sich das Berechtigungskonzept im Zweifel nachweisen lässt.
6. Regelmäßiges Review: Mindestens jährlich, zusätzlich anlassbezogen bei Personalwechseln, werden bestehende Rechte auf Aktualität geprüft.

Welche rechtlichen Anforderungen stellen DSGVO und Berufsrecht an Zugriffsrechte?

Die DSGVO verlangt im Rahmen des Grundsatzes der Datenminimierung und der Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 DSGVO), dass personenbezogene Daten nur für befugte Personen zugänglich sind – ein sauberes Berechtigungskonzept ist hier keine Kür, sondern Pflicht. Für Kanzleien kommt die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht hinzu, die eine strikte Trennung zwischen Mandaten fordert. Ähnliche Anforderungen gelten für Steuerberater, Notare, Ärzte und Behörden mit sensiblen Bürgerdaten. Bei einer Auftragsverarbeitung durch externe Dienstleister – etwa einen Scandienstleister oder DMS-Hoster – müssen die Berechtigungsregeln zusätzlich vertraglich abgesichert werden.

Wie hängen Zugriffsrechte mit der Aktendigitalisierung zusammen?

Bereits beim Scanprozess selbst spielt der Berechtigungsgedanke eine Rolle: Wer darf physische Akten abholen, wer hat Zutritt zum Scanzentrum, wer sieht die Digitalisate vor der finalen Freigabe? Ein seriöser Scandienstleister begrenzt den Kreis der zugriffsberechtigten Mitarbeitenden während des gesamten Erfassungsprozesses und übergibt die fertigen Digitalisate anschließend in das Berechtigungssystem des Auftraggebers, wo die endgültige Rechtevergabe erfolgt. Diese Übergabe sollte im Vorfeld genau geregelt sein, damit keine Lücke zwischen physischer und digitaler Zugriffskontrolle entsteht.

Wie wird ein bestehendes Berechtigungskonzept regelmäßig aktuell gehalten?

Berechtigungskonzepte veralten schnell, wenn sie nicht aktiv gepflegt werden – neue Mitarbeitende, Rollenwechsel, ausgelaufene Mandate oder eingestellte Projekte hinterlassen sonst unnötig breite Zugriffsrechte. Ein strukturierter jährlicher Review-Prozess, ergänzt um automatisierte Erinnerungen bei Personalveränderungen, hält das System schlank und nachvollziehbar. Ein guter DMS-Einführungsleitfaden berücksichtigt das Berechtigungskonzept von Beginn an als festen Bestandteil der Systemarchitektur, statt es nachträglich zu ergänzen.

Welche Fehler treten bei Berechtigungskonzepten in der Praxis am häufigsten auf?

Auch technisch gut ausgestattete DMS-Systeme scheitern häufig an organisatorischen Schwächen im Berechtigungskonzept:

• Zu breite Grundrechte: Aus Bequemlichkeit erhalten neue Mitarbeitende häufig zunächst weitreichende Zugriffsrechte, die „später eingeschränkt" werden sollen – was in der Praxis selten konsequent nachgeholt wird.
• Fehlende Offboarding-Prozesse: Beim Ausscheiden von Mitarbeitenden oder Mandatsende werden Zugriffsrechte oft verspätet oder gar nicht entzogen.
• Unklare Verantwortlichkeit für die Rechtevergabe: Ohne eindeutig benannte Verantwortung entstehen im Lauf der Zeit uneinheitliche, schwer nachvollziehbare Rechtestrukturen.
• Fehlende Dokumentation der Vergabelogik: Wenn nicht nachvollziehbar ist, warum eine bestimmte Rolle bestimmte Rechte besitzt, lässt sich ein Berechtigungskonzept bei einer Prüfung nur schwer verteidigen.
• Vermischung von Test- und Produktivrechten: Insbesondere bei der Einführung neuer Systeme bleiben testweise vergebene, weitreichende Rechte häufig unbemerkt auch im produktiven Betrieb bestehen.

Diese Fehler lassen sich mit klaren Prozessen für Vergabe, Review und Entzug sowie einer sauberen Dokumentation der Vergabelogik weitgehend vermeiden – ein Aufwand, der sich bei jeder Prüfung durch Datenschutzbehörden, Wirtschaftsprüfer oder interne Revision auszahlt. Für eine Einschätzung, wie ein passendes Berechtigungskonzept für Ihre Organisation aussehen kann, steht unsere Kontaktseite zur Verfügung.