Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan (auch Registraturplan, Aktenordnungsschema oder Ablagestruktur genannt) legt fest, nach welchem System Dokumente und Vorgänge in einer Organisation klassifiziert und abgelegt werden. Er definiert Aktenklassen mit einheitlichen Aktenzeichen, ordnet ihnen Aufbewahrungsfristen zu und beschreibt, welche Metadaten für welche Aktenart erfasst werden. Der Aktenplan ist damit das organisatorische Regelwerk, das sowohl für die Papierablage als auch – unverändert wichtig – für die Struktur im DMS gilt. Er unterscheidet sich damit grundlegend von einer bloßen Ordnerstruktur: Während Ordner beliebig benannt und verschachtelt werden können, folgt ein Aktenplan festen, dokumentierten Regeln, die für alle Mitarbeitenden gleichermaßen gelten.
Ein typischer Aktenplan besteht aus:
- Aktenklassen: Hierarchisch gegliederte Kategorien, etwa Personal, Verträge, Finanzen, Projekte.
- Aktenzeichen-Systematik: Eindeutiges Nummern- oder Kürzelschema, das jede Akte zuordenbar macht.
- Zuordnungsregeln: Welches Dokument gehört in welche Aktenklasse?
- Aufbewahrungsfristen je Klasse: Abgeleitet aus gesetzlichen Vorgaben wie AO, HGB oder branchenspezifischen Regeln.
- Zugriffs- und Vertraulichkeitsstufen: Welche Aktenklassen unterliegen besonderem Schutz, etwa Personal- oder Mandantenakten?
- Pflichtmetadaten je Klasse: Welche Felder müssen bei der Erfassung mindestens ausgefüllt werden, damit ein Dokument auffindbar bleibt?
Warum ist ein Aktenplan die Grundlage jeder Digitalisierung?
Ohne einheitlichen Aktenplan entsteht bei der Digitalisierung großer Aktenbestände schnell Chaos: Gleiche Dokumentarten werden unterschiedlich benannt, Metadaten fehlen oder widersprechen sich, und die spätere Suche im DMS liefert unvollständige Ergebnisse. Ein sauberer Aktenplan sorgt dafür, dass jedes gescannte Dokument von vornherein korrekt klassifiziert und mit den richtigen Metadaten indexiert wird – Nacharbeit an bereits digitalisierten Beständen ist deutlich aufwendiger als eine saubere Erstumsetzung, weil sie in der Regel ein erneutes Sichten jedes einzelnen Dokuments erfordert.
Gerade bei der Massendigitalisierung von Altbeständen zeigt sich der Wert eines durchdachten Aktenplans: Ein Scandienstleister kann nur dann effizient und konsistent indexieren, wenn die Zielstruktur vorab klar definiert ist. Fehlt diese Struktur, wird häufig zunächst grob nach Papierform digitalisiert und die eigentliche Ordnung erst nachträglich – und mit deutlich höherem Aufwand – im DMS nachgezogen.
Wie wird ein Aktenplan entwickelt?
Die Erstellung folgt üblicherweise diesen Schritten:
- Bestandsaufnahme: Welche Dokument- und Aktenarten existieren aktuell, in welchen Mengen und an welchen Orten?
- Klassifikationslogik festlegen: Meist funktional (nach Sachgebiet), teils organisatorisch (nach Abteilung) oder eine Kombination aus beidem.
- Aktenzeichen-System entwerfen: Sprechend genug für manuelle Nutzung, aber systematisch genug für automatisierte Verarbeitung.
- Aufbewahrungsfristen zuordnen: Für jede Aktenklasse die einschlägige gesetzliche oder vertragliche Frist recherchieren.
- Abstimmung mit Betroffenen: Fachabteilungen kennen die tatsächliche Nutzung am besten und sollten frühzeitig einbezogen werden, damit der Aktenplan in der Praxis akzeptiert wird.
- Dokumentation und Schulung: Der Aktenplan muss allen Nutzenden zugänglich und verständlich sein, sonst wird er in der Praxis unterlaufen und Mitarbeitende weichen wieder auf individuelle Ablagegewohnheiten aus.
Wie unterscheidet sich ein Aktenplan in Behörden, Kanzleien und Unternehmen?
In der öffentlichen Verwaltung sind Aktenpläne oft an landeseinheitliche Vorgaben oder Aktenordnungen angelehnt und folgen einem hierarchisch-funktionalen Aufbau nach Sachgebieten, was den Datenaustausch zwischen Behörden erleichtert. Kanzleien orientieren sich meist an Mandaten beziehungsweise Rechtsgebieten und ergänzen Fristen aus der jeweiligen Verjährungs- und Aufbewahrungssystematik, etwa für Handakten oder Steuerunterlagen. Unternehmen strukturieren häufig entlang von Geschäftsprozessen – Einkauf, Vertrieb, Personal, Finanzen – und richten den Aktenplan zusätzlich an internen Compliance-Vorgaben aus. In allen Fällen gilt: Der Aktenplan sollte so stabil sein, dass er auch bei Personalwechseln unverändert nutzbar bleibt, ohne dass Wissen über die richtige Ablage an einzelne Personen gebunden ist.
Wie wird der Aktenplan im DMS technisch abgebildet?
Im Dokumentenmanagementsystem wird der Aktenplan meist als Ordnerstruktur, Klassifikationsbaum oder Metadaten-Auswahlfeld hinterlegt. Neue Dokumente – ob digital erstellt oder gescannt – werden bei der Erfassung einer Aktenklasse zugeordnet, wodurch automatisch Aufbewahrungsfrist, Zugriffsrechte und mögliche Workflow-Zuordnungen greifen. Diese enge Kopplung ist der Grund, warum der Aktenplan vor der eigentlichen DMS-Einführung feststehen sollte – eine nachträgliche Umstrukturierung großer Aktenbestände ist deutlich aufwendiger als eine Migration nach klaren Vorgaben, da bereits abgelegte Dokumente einzeln neu zugeordnet werden müssten.
Was passiert bei der Digitalisierung bestehender Papierakten ohne aktuellen Aktenplan?
Fehlt ein aktueller Aktenplan, sollte er vor Beginn der Digitalisierung erstellt oder überarbeitet werden – auch wenn das den Projektstart verzögert. Die Alternative, historisch gewachsene und uneinheitliche Ablagegewohnheiten unverändert ins DMS zu übertragen, führt dazu, dass digitale Suche und Automatisierung ihr Potenzial nicht entfalten und viele der erhofften Effizienzgewinne ausbleiben. Erfahrene Scandienstleister unterstützen bei der Erarbeitung eines praxistauglichen Aktenplans parallel zur Digitalisierung des Papierbestands, indem sie aus der Sichtung der vorhandenen Akten erste Klassifikationsvorschläge ableiten. Für eine gemeinsame Bestandsaufnahme Ihrer Aktenstruktur erreichen Sie uns über die Kontaktseite.