GoBD-konform · DATEV-kompatibel · Revisionssicher

Scanservice für
Steuerberater

Mandantenakten, Belege und Buchungsunterlagen GoBD-konform digitalisieren. DATEV-kompatible Formate, vollständige Verfahrensdokumentation, Abholung in Bayern.

Kostenlos Angebot anfordern +49 821 20833330

GoBD-konform

DATEV-kompatibel

Revisionssicher

GoBD-konformes Scannen: Was das bedeutet

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellen klare Anforderungen an das Scannen von steuerrelevanten Unterlagen.

Vollständigkeit: jedes Dokument lückenlos erfasst
Unveränderbarkeit: keine nachträgliche Bearbeitung möglich
Nachvollziehbarkeit: Verfahrensdokumentation Pflicht
Verfügbarkeit: Dokumente jederzeit abrufbar
Lesbarkeit: 10 Jahre lesbar — auch nach Softwarewechsel

DATEV-kompatible Ausgabe

Digitalisate werden so strukturiert und benannt, dass sie direkt in DATEV DMS, DATEV Unternehmen Online oder andere Kanzleisoftware importiert werden können.

PDF/A-Format (DATEV-konform)
Strukturierte Benennung nach DATEV-Schema
Metadaten: Datum, Belegnummer, Mandant
OCR-Volltextsuche über alle Belege
Auch DATEV Unternehmen Online kompatibel

Leistungsumfang

Was wir für Steuerkanzleien digitalisieren

Mandantenakten

Komplette Jahresabschlüsse, Bilanzen, GuV und alle dazugehörigen Unterlagen — GoBD-konform und mandantenweise strukturiert.

Buchungsbelege

Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kassenbelege — vollständig, lesbar und im DATEV-Format.

Lohnbuchhaltung

Lohnsteueranmeldungen, Sozialversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen — mit korrekten Aufbewahrungsfristen.

Kanzleialte Bestände

Archivbestände aus vergangenen Jahren — auch wenn eine Kanzlei aufgegeben oder übernommen wird.

Verträge & Korrespondenz

Geschäftsbriefe, Steuerbescheide, Einsprüche — alle Schriftstücke mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht.

Steuerliche Unterlagen

Steuererklärungen, Bescheide, Betriebsprüfungsunterlagen — mit Indexierung nach Jahr und Mandantennummer.

Vorteile

Warum aktedigital für Steuerkanzleien?

Verfahrensdokumentation inklusive

Auf Anfrage erstellen wir eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation — unverzichtbar bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

Verschwiegenheit & DSGVO

Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet. AVV nach Art. 28 DSGVO ist Standard — kein Mehraufwand für die Kanzlei.

Kurze Durchlaufzeiten

Gerade zum Jahresabschluss zählt Geschwindigkeit. Wir priorisieren eilige Aufträge — sprechen Sie uns auf Express-Bearbeitung an.

Sichere Abholung in Bayern

Kein Versand nötig — wir holen direkt bei Ihnen in der Kanzlei ab. Augsburg, München, Ingolstadt, Nürnberg und Umgebung.

PDF/A & OCR Standard

Alle Dokumente werden als PDF/A-1b oder PDF/A-2b ausgegeben — langzeitarchivierbar und mit Volltextsuche über OCR.

Vernichtung nach dem Scan

Originale nach dem Scan datenschutzkonform vernichten — DIN 66399-konform mit Vernichtungsprotokoll. Kein Archivraum mehr nötig.

Ablauf

So arbeiten wir zusammen

Erstgespräch & Angebot

Umfang, Struktur, DATEV-Schema und Aufbewahrungsfristen klären

Abholung in der Kanzlei

Direkte Abholung bei Ihnen — sicher, dokumentiert, ohne Versandrisiko

Scan & Indexierung

GoBD-konform, PDF/A, OCR, Struktur nach Ihrer Vorgabe

Übergabe & Verfahrensdoku

Digitale Übergabe auf USB/Cloud + Verfahrensdokumentation auf Anfrage

FAQ

Häufige Fragen

Ja — GoBD-konform gescannte Belege werden vom Finanzamt als gleichwertig zu Papieroriginalen anerkannt, sofern der Scan-Prozess ordnungsgemäß dokumentiert ist. Die Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie nachweisen können, wie die Digitalisierung durchgeführt wurde.

Bei den meisten Belegen ja — mit Ausnahmen. Umsatzsteuerrelevante Originalbelege (§ 14b UStG) müssen in bestimmten Fällen im Original aufbewahrt werden. Ihr Steuerberater kann Ihnen mitteilen, welche Dokumente in Ihrem konkreten Fall als Original verbleiben müssen.

10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare und Bilanzen (§ 147 AO). 6 Jahre für empfangene Handelsbriefe und Geschäftsbriefe. Die Fristen gelten auch für digitale Kopien — das Digitalisat muss während der gesamten Frist lesbar und abrufbar bleiben.

Ja — viele Kanzleien beauftragen uns direkt für ihre Mandanten, besonders bei Unternehmensübergaben, Insolvenzen oder dem Aufbau einer digitalen Buchhaltung. Wir schließen in diesem Fall einen AVV mit der Kanzlei ab. Sprechen Sie uns auf Rahmenverträge für wiederkehrende Aufträge an.

Wir strukturieren die gescannten Belege so, dass sie direkt in DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden können. Dateiname, Format und Metadaten werden entsprechend der DATEV-Vorgaben aufbereitet. Auf Wunsch auch als strukturiertes ZIP-Paket für den Kanzlei-Import.

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