Was regeln die GoBD konkret?
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" konkretisieren, wie die allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (§§ 145–147 AO) im digitalen Umfeld anzuwenden sind. Das aktuelle GoBD-Schreiben des Bundesfinanzministeriums stammt vom 28. November 2019 und ersetzt die Fassung von 2014, die wiederum GDPdU und GoBS abgelöst hatte.
Inhaltlich decken die GoBD drei große Bereiche ab:
- Elektronische Buchführung und Aufzeichnungen: Anforderungen an Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe steuerrelevanter Daten in IT-Systemen – vom ERP-System über die Kasse bis zur Fakturierungssoftware.
- Aufbewahrung: Wie elektronische und digitalisierte Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist unveränderbar, vollständig und lesbar zu halten sind.
- Datenzugriff: Die Rechte der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen, auf die Systeme zuzugreifen (unmittelbarer Zugriff, mittelbarer Zugriff, Datenträgerüberlassung – Z1, Z2, Z3).
Für Digitalisierungsprojekte ist entscheidend: Die GoBD behandeln gescannte Papierdokumente ausdrücklich und erlauben unter definierten Bedingungen das ersetzende Scannen mit anschließender Vernichtung der Originale.
Welche Grundsätze müssen erfüllt sein?
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Daten während der gesamten Aufbewahrungsdauer nach diesen Prinzipien behandelt werden:
| Grundsatz | Bedeutung in der Praxis |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit | Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können; lückenlose Verfahrensdokumentation |
| Vollständigkeit | Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, kein Beleg geht verloren |
| Richtigkeit | Aufzeichnungen entsprechen den tatsächlichen Vorgängen |
| Zeitgerechte Erfassung | Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen, Kasseneinnahmen täglich |
| Ordnung | Systematische, auffindbare Ablage – etwa über Index und Metadaten |
| Unveränderbarkeit | Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht verschleiern; Protokollierung aller Änderungen |
Der Grundsatz der Unveränderbarkeit ist der häufigste Stolperstein: Office-Dateien in einem normalen Netzlaufwerk oder E-Mail-Postfächer erfüllen ihn nicht, weil Inhalte spurlos geändert oder gelöscht werden können. Benötigt wird ein System mit Versionierung und Protokollierung – klassischerweise ein Dokumentenmanagementsystem oder ein revisionssicheres Archiv.
Wie hängen GoBD und Digitalisierung von Papierakten zusammen?
Wer Papierbelege scannt und digital weiterverarbeitet, führt aus GoBD-Sicht eine „bildliche Erfassung" durch. Dafür gelten konkrete Anforderungen:
- Übereinstimmung: Das Digitalisat muss bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen; farbige Merkmale mit Beweisfunktion (z. B. Eingangsstempel, handschriftliche Vermerke) müssen erhalten bleiben.
- Verfahrensdokumentation: Der gesamte Scanprozess – von der Posteingangsbearbeitung über die Qualitätskontrolle bis zur Archivierung – muss schriftlich beschrieben sein.
- Organisatorische Kontrollen: Wer scannt, wer prüft, wie wird mit Fehlern umgegangen? Rollen und Verantwortlichkeiten gehören festgelegt.
- Nachgelagerte Unveränderbarkeit: Nach der Erfassung wandert das Dokument in ein Archiv, in dem es nicht mehr unbemerkt verändert werden kann.
Sind diese Punkte erfüllt, dürfen die Papieroriginale in den meisten Fällen vernichtet werden – das spart Lagerfläche und ist der wirtschaftliche Kern jedes Digitalisierungsprojekts. Für besonders hohe Beweiswert-Anforderungen, etwa bei Behörden, ergänzt die technische Richtlinie BSI TR-RESISCAN die GoBD um ein geprüftes Scanverfahren.
Was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Die GoBD nennen die Verfahrensdokumentation ausdrücklich als Voraussetzung der Nachvollziehbarkeit. Üblich ist eine vierteilige Struktur: allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der Prozesse, Anwenderdokumentation (wie wird gearbeitet), technische Systemdokumentation (welche Systeme, Schnittstellen, Berechtigungen) und Betriebsdokumentation (Betrieb, Wartung, Datensicherung, Notfallkonzept).
Wichtig ist weniger die Form als die gelebte Praxis: Eine Dokumentation, die vom tatsächlichen Ablauf abweicht, gilt als formeller Mangel. Bei ausgelagerten Scanprozessen muss auch der Dienstleister beschrieben werden – seriöse Scandienstleister liefern dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation ihres Prozesses mit, die Sie in Ihre eigene Dokumentation übernehmen.
Wie läuft eine Betriebsprüfung mit digitalen Unterlagen ab?
Die Finanzverwaltung hat drei Zugriffsarten auf steuerrelevante Daten: Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) arbeitet der Prüfer selbst lesend im System, beim mittelbaren Zugriff (Z2) lassen Sie nach seinen Vorgaben auswerten, bei der Datenträgerüberlassung (Z3) übergeben Sie maschinell auswertbare Daten, meist im Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung.
Für digitalisierte Akten heißt das: Dokumente müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell lesbar, durchsuchbar und mit ihrem Index verknüpft bleiben. Ein OCR-Volltext und saubere Metadaten sind deshalb nicht nur Komfort, sondern Prüfungsvorsorge. Systemwechsel entbinden nicht: Auch nach Migration auf ein neues DMS müssen Altdaten auswertbar bleiben.
Wie setzen Unternehmen die GoBD pragmatisch um?
Der Aufwand ist überschaubarer, als das Regelwerk vermuten lässt, wenn die Reihenfolge stimmt:
- Bestandsaufnahme: Welche steuerrelevanten Dokumentarten gibt es, wo entstehen sie, wo liegen sie heute?
- Systementscheidung: Revisionssicheres Archiv bzw. DMS auswählen; für kleine Organisationen reichen oft die Archivfunktionen der vorhandenen Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware.
- Scanprozess definieren: Frühes oder spätes Scannen, Qualitätssicherung, Indexierung – intern oder über einen Scandienstleister mit dokumentiertem Verfahren.
- Verfahrensdokumentation erstellen und mit den tatsächlichen Abläufen abgleichen.
- Regelmäßig prüfen: Jährlicher Kurz-Review genügt meist; Änderungen an Prozessen oder Systemen werden nachdokumentiert.
Wer ein Digitalisierungsprojekt plant, sollte GoBD-Konformität von Anfang an als Anforderung an Dienstleister und Software formulieren – nachträgliche Korrekturen sind teurer als eine saubere Erstumsetzung. Eine unverbindliche Einschätzung für Ihren konkreten Fall erhalten Sie über unsere Kontaktseite.