Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist ein Verfahren, mit dem Daten in elektronischer Form an ein Dokument angehängt oder logisch mit ihm verknüpft werden, um dessen Herkunft und Unverändertheit nachvollziehbar zu machen. Der rechtliche Rahmen dafür ist die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, die EU-weit unmittelbar gilt und drei Sicherheitsstufen unterscheidet. Anders als die klassische Unterschrift auf Papier basiert die elektronische Signatur auf kryptografischen Verfahren, die technisch prüfbar machen, ob ein Dokument nach der Signatur verändert wurde.
Welche drei Stufen unterscheidet das Gesetz?
Die eIDAS-Verordnung definiert die Anforderungen abgestuft nach Sicherheitsniveau und Beweiswert:
| Stufe | Technische Anforderung | Beweiswert | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Einfache elektronische Signatur (EES) | Elektronische Daten zur Unterzeichnung, keine besondere technische Vorgabe | Gering, im Streitfall schwer beweisbar | Interne Freigaben, unkritische Bestätigungen |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) | Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner, Identifizierbarkeit, Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen | Mittel, im Zivilprozess als Indiz verwertbar | Verträge ohne gesetzliches Schriftformerfordernis, B2B-Vereinbarungen |
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | Wie FES, zusätzlich qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und sichere Signaturerstellungseinheit | Der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt | Dokumente mit gesetzlicher Schriftformpflicht, gerichtliche Schriftsätze |
Nur die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die höchsten Anforderungen und wird von der eIDAS-Verordnung ausdrücklich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS).
Welche Rolle spielt § 126a BGB?
Das deutsche Zivilrecht kennt in § 126 BGB die gesetzliche Schriftform, die grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift verlangt. § 126a BGB erlaubt es, diese Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen – allerdings nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Der Aussteller muss seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer QES versehen; bei einem Vertrag müssen beide Parteien jeweils qualifiziert signieren.
Nicht jedes Dokument unterliegt der gesetzlichen Schriftform. Viele Vereinbarungen sind formfrei gültig, sodass bereits die einfache oder fortgeschrittene Signatur genügt. Wo genau die Grenze verläuft, richtet sich nach der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift und ist im Zweifel rechtlich zu klären – dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was unterscheidet die qualifizierte von der „digitalen" Signatur?
Der Begriff „digitale Signatur" wird in der Praxis oft synonym zur elektronischen Signatur verwendet, bezeichnet aber genau genommen das zugrundeliegende kryptografische Verfahren: ein Schlüsselpaar aus privatem und öffentlichem Schlüssel, mit dem ein Dokument signiert und die Signatur überprüft wird. Die eIDAS-Verordnung selbst verwendet ausschließlich den Begriff „elektronische Signatur"; die technische Umsetzung über digitale Zertifikate ist dabei die gemeinsame Grundlage aller drei Stufen.
Deutlich abzugrenzen ist die elektronische Signatur von der eingescannten Unterschrift: Ein als Bilddatei eingefügtes Unterschriftsbild erfüllt keine der drei eIDAS-Stufen, weil weder Identität noch Unverändertheit technisch nachprüfbar sind. Ein solches Bild hat rechtlich allenfalls indiziellen Charakter.
Welche Bedeutung hat die elektronische Signatur bei der Digitalisierung von Akten?
Bei der Digitalisierung von Papierakten treten zwei unterschiedliche Konstellationen auf:
- Bereits unterschriebene Papierdokumente: Wird ein handschriftlich unterschriebenes Dokument gescannt, bleibt der Beweiswert der Unterschrift im Digitalisat erhalten, sofern der Scanprozess dokumentiert ist und Bild sowie Inhalt mit dem Original übereinstimmen – ein Verfahren, das als ersetzendes Scannen bezeichnet wird. Eine zusätzliche elektronische Signatur ist hier nicht zwingend erforderlich, kann den Beweiswert des Digitalisats aber zusätzlich absichern.
- Digital-geborene, elektronisch signierte Dokumente: Verträge oder Schriftsätze, die von vornherein elektronisch erstellt und signiert werden, müssen die Signatur über die gesamte Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar mitarchivieren. Da Zertifikate zeitlich begrenzt gültig sind und kryptografische Verfahren altern können, ist bei langen Aufbewahrungsfristen eine Nachsignierung bzw. Neu-Zeitstempelung vor Ablauf der ursprünglichen Gültigkeit notwendig, um die Beweiskraft zu erhalten.
Wie unterscheidet sich die elektronische Signatur vom elektronischen Zeitstempel?
Während die elektronische Signatur die Herkunft eines Dokuments von einer bestimmten Person oder Organisation bestätigt, belegt ein elektronischer Zeitstempel ausschließlich, dass ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in genau dieser Form existiert hat. Beide Vertrauensdienste sind in der eIDAS-Verordnung geregelt und werden in der Praxis oft kombiniert: Ein qualifiziert signiertes Dokument erhält zusätzlich einen Zeitstempel, um auch nach Ablauf des Signaturzertifikats den Zeitpunkt der Signatur beweisbar zu halten.
Wie setzen Kanzleien und Unternehmen elektronische Signaturen praktisch um?
Vor der Einführung elektronischer Signaturen empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise:
- Formanforderungen klären: Für welche Dokumenttypen schreibt das Gesetz welche Form vor, und welche Signaturstufe ist dafür ausreichend?
- Anbieter auswählen: Für die qualifizierte Signatur ist ein zugelassener Vertrauensdiensteanbieter erforderlich, dessen Zertifikate auf der EU-Vertrauensliste geführt werden.
- Archivierung mitplanen: Signierte Dokumente müssen so archiviert werden, dass die Signatur über die Aufbewahrungsfrist prüfbar bleibt, inklusive Vorkehrungen für die Nachsignierung.
- Prozesse dokumentieren: Wie und von wem signiert wird, gehört – ähnlich wie beim Scanprozess – in eine Verfahrensdokumentation.
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