Was ist Barcode-Erkennung im Scanprozess?
Barcode-Erkennung bezeichnet das automatische Auslesen maschinenlesbarer Codes, die während des Scannens auf Dokumenten erfasst werden. Anders als bei OCR, die gedruckten Fließtext interpretiert, liest die Barcode-Erkennung ein normiertes, binär codiertes Muster – Strichcode oder zweidimensionalen Code – aus, das eindeutig und mit sehr geringer Fehlerquote ausgewertet werden kann.
In der Aktendigitalisierung übernimmt Barcode-Erkennung zwei zentrale Aufgaben: die automatische Trennung eines Dokumentenstapels in einzelne Vorgänge und die automatisierte Zuordnung von Indexwerten, ohne dass jemand diese Werte manuell eintippen muss.
Welche Barcode-Typen kommen zum Einsatz?
Je nach Anwendungsfall werden unterschiedliche Codetypen verwendet:
- Eindimensionale Strichcodes (Code 39, Code 128, Interleaved 2 of 5) eignen sich für einfache numerische oder alphanumerische Kennungen, etwa eine fortlaufende Vorgangsnummer.
- Zweidimensionale Codes (QR-Code, DataMatrix, PDF417) können deutlich mehr Daten pro Fläche speichern und eignen sich, wenn mehrere Informationen – etwa Aktenzeichen, Dokumentart und Datum – direkt im Code hinterlegt werden sollen.
- Der Patch-Code ist ein Sonderfall: ein standardisiertes Streifenmuster, das ausschließlich zur Steuerung der Dokumenttrennung dient und keine variablen Inhaltsdaten trägt.
Die Wahl des Codetyps richtet sich nach dem benötigten Informationsgehalt und danach, ob der Code neu erzeugt oder aus einem bereits vorhandenen System übernommen wird.
Wie wird Barcode-Erkennung in den Scanworkflow integriert?
Der typische Ablauf sieht vor, dass Barcodes entweder bereits auf den Originaldokumenten vorhanden sind (etwa auf gedruckten Rechnungen oder Formularen) oder gezielt bei der Scanvorbereitung als Trennblatt zwischen Vorgänge eingelegt werden. Beim eigentlichen Scanvorgang liest die Erfassungssoftware jeden Barcode in Echtzeit aus und triggert daraufhin automatisch definierte Aktionen: einen neuen Dokumentenanfang markieren, ein Indexfeld befüllen oder das Dokument einer bestimmten Dokumentart zuordnen.
Diese Automatisierung reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich, besonders bei Massendigitalisierung großer, gleichförmiger Bestände wie Posteingang oder Rechnungswesen.
Wie unterscheidet sich Barcode-Erkennung von OCR-basierter Indexierung?
Beide Verfahren dienen der automatisierten Datenerfassung, unterscheiden sich aber in Zuverlässigkeit und Einsatzbereich. Ein Barcode wird binär und praktisch fehlerfrei ausgelesen, sofern er sauber gedruckt und nicht beschädigt ist – die Erkennungsrate liegt nahe 100 Prozent. OCR-basierte Erfassung von Klartext ist dagegen abhängig von Druckqualität, Schriftart und Scanauflösung und erreicht typischerweise eine etwas niedrigere, aber für die meisten Zwecke ausreichende Genauigkeit.
In der Praxis werden beide kombiniert: Barcodes übernehmen die zuverlässige Steuerung von Trennung und Grundindexierung, OCR liefert zusätzlich den durchsuchbaren Volltext und ergänzende Detailinformationen aus dem Dokumentinhalt.
Welche Rolle spielt Barcode-Erkennung bei der Qualitätssicherung?
Barcode-basierte Systeme ermöglichen einen automatisierten Soll-Ist-Abgleich: Ist vorab bekannt, welche Vorgänge mit welchen Barcodes erwartet werden, erkennt die Software beim Scannen sofort, wenn ein Dokument fehlt, doppelt eingescannt wurde oder ein Barcode nicht lesbar ist. Das erlaubt eine unmittelbare Fehlerkorrektur während des laufenden Scanprozesses, statt Lücken erst später bei einer stichprobenartigen Prüfung zu entdecken.
Diese automatisierte Kontrolle ist besonders bei Massendigitalisierungsprojekten mit hohem Volumen wirtschaftlich wichtig, weil eine manuelle Vollprüfung dort nicht praktikabel wäre.
Wann lohnt sich der Einsatz von Barcode-Erkennung?
Barcode-Erkennung lohnt sich vor allem, wenn Dokumente in großer Zahl und mit wiederkehrender Struktur anfallen – etwa Posteingang, Rechnungen oder Formulare – und wenn eine automatisierte, fehlerarme Trennung und Grundindexierung den manuellen Aufwand spürbar senken kann. Bei kleinen, sehr heterogenen Beständen mit wenigen hundert Dokumenten überwiegt oft der Aufwand, ein Barcode-System einzurichten, den Nutzen. Ein erfahrener Scandienstleister prüft im Rahmen der Projektplanung, ob sich der Einsatz für den konkreten Bestand lohnt, und kann das im Rahmen eines Angebots über die Kontaktseite einordnen.
Wie wird ein Barcode-System für ein neues Projekt aufgesetzt?
Die Einrichtung folgt typischerweise einem festen Ablauf: Zunächst wird festgelegt, welche Ereignisse ein Barcode auslösen soll – neue Akte, neuer Dokumenttyp, Wechsel der Scaneinstellungen. Anschließend wird entschieden, ob vorhandene Barcodes auf Originaldokumenten genutzt werden können (etwa bei bereits digital erzeugten und ausgedruckten Rechnungen) oder ob eigene Trennblätter erzeugt und bei der Scanvorbereitung manuell eingelegt werden müssen. Für laufenden Posteingang lässt sich diese Logik auch direkt in vorgelagerte Systeme integrieren, etwa indem ein digitaler Posteingang bereits beim Drucken interner Formulare automatisch einen individuellen Barcode mit Vorgangsnummer aufbringt.
Welche Fehlerquellen gibt es bei der Barcode-Erkennung?
Auch wenn Barcode-Erkennung deutlich zuverlässiger ist als Klartexterkennung, treten in der Praxis Fehler auf: verschmutzte oder überklebte Codes, zu geringer Kontrast bei schlechten Kopien, mechanisch beschädigte oder geknickte Trennblätter sowie ein zu kleiner Sicherheitsrand um den Code, der beim Einzug abgeschnitten wird. Eine sorgfältige Scanvorbereitung mit Sichtprüfung der Trennblätter und ausreichend Rand um jeden Barcode reduziert diese Fehlerquellen erheblich und erspart aufwendige Nachkorrekturen im späteren Erfassungsprozess.