Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer digitalen Rechnung?
Der Begriff E-Rechnung ist enger gefasst als „digitale Rechnung" oder „elektronische Rechnung" im umgangssprachlichen Sinne. Nach § 14 Abs. 1 UStG in der seit 2025 geltenden Fassung ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF, ein eingescanntes Bild oder eine reine Textdatei erfüllen diese Definition nicht – sie gelten weiterhin als „sonstige Rechnung", auch wenn sie elektronisch verschickt werden.
Maßgeblich ist, dass die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format vorliegen, üblicherweise auf Basis von XML nach dem europäischen Standard EN 16931. Damit lässt sich eine E-Rechnung automatisiert einlesen, prüfen und in die Buchhaltung übernehmen, ohne dass Daten manuell abgetippt werden müssen.
Diese Unterscheidung ist mehr als ein technisches Detail: Sie entscheidet, ob eine Rechnung die neue gesetzliche E-Rechnungspflicht erfüllt oder nicht. Wer weiterhin PDF-Rechnungen ohne eingebettete Strukturdaten versendet, verstößt zwar nicht automatisch gegen das Umsatzsteuerrecht, verliert aber ab dem jeweils geltenden Stichtag den Anspruch, dass diese Form als vollwertige E-Rechnung akzeptiert wird – der Empfänger kann in vielen Fällen eine konforme E-Rechnung einfordern.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die beide der EN 16931 entsprechen:
- XRechnung: Ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung, ursprünglich für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt und dort seit Jahren verpflichtend.
- ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert – praktisch für den Übergang, weil die Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet als auch klassisch angesehen werden kann.
Beide Formate sind gleichrangig zulässige E-Rechnungsformate für den B2B-Geschäftsverkehr. Auch andere europäische Formate, die der EN 16931 entsprechen, werden anerkannt, sofern eine korrekte und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben möglich ist.
In der Praxis setzt sich für den Empfang meist eine pragmatische Kombination durch: Größere Organisationen mit hohem Rechnungsvolumen und automatisierter Verarbeitung bevorzugen XRechnung, während kleinere Unternehmen und der allgemeine Geschäftsverkehr häufiger auf ZUGFeRD zurückgreifen, weil die Rechnung dort ohne Zusatzsoftware auch visuell prüfbar bleibt.
Wie ist der zeitliche Fahrplan der E-Rechnungspflicht?
Das Wachstumschancengesetz führt die Pflicht stufenweise ein:
- Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können; für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für das Ausstellen – Papierrechnungen und einfache elektronische Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) bleiben zulässig.
- Bis 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028: Verpflichtendes Ausstellen von E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäftsverkehr für praktisch alle Unternehmen.
Für Behörden gilt die Pflicht zum Empfang und Ausstellen strukturierter E-Rechnungen bereits seit mehreren Jahren, angestoßen durch europäische Vorgaben zur öffentlichen Beschaffung und national verankert im E-Government-Gesetz.
Wichtig für die Übergangszeit: Solange eine Übergangsfrist für den Rechnungsaussteller läuft, dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausgestellt werden. Die Zustimmung muss dabei nicht förmlich, sondern kann auch stillschweigend durch die widerspruchslose Annahme erfolgen – in der Praxis empfiehlt sich dennoch eine klare vertragliche oder organisatorische Regelung, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Was bedeutet das für Kanzleien, Bauunternehmen und Behörden konkret?
Für Kanzleien und mittelständische Unternehmen bedeutet die Umstellung vor allem eines: Die Buchhaltungssoftware oder das DMS muss E-Rechnungen empfangen, validieren und archivieren können – ohne manuellen Medienbruch über Ausdruck und erneutes Einscannen. Wer bislang Eingangsrechnungen klassisch scannt und per OCR ausliest, sollte prüfen, ob eingehende XRechnungen künftig direkt strukturiert verarbeitet werden, statt sie versehentlich als Bilddatei zu behandeln.
Für Architektur- und Ingenieurbüros mit öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin seit Längerem Praxis bei der Abrechnung von Bauleistungen gegenüber Behörden. Für Behörden selbst verschärft sich der Digitalisierungsdruck zusätzlich, weil Rechnungseingang und -ausgang zunehmend vollständig strukturiert ablaufen müssen – ein Baustein der umfassenderen Digitalisierung von Behörden.
Wie werden E-Rechnungen GoBD-konform archiviert?
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie andere steuerrelevante Unterlagen – zehn Jahre nach § 147 AO, unveränderbar und maschinell auswertbar. Entscheidend ist dabei:
- Archivierung im Ursprungsformat: Die strukturierten XML-Daten müssen erhalten bleiben, nicht nur eine visuelle PDF-Darstellung.
- Kein Medienbruch: Ein Ausdruck der E-Rechnung mit anschließender Aktenablage in Papierform erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht, weil die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.
- Verknüpfung mit Zusatzdokumenten: Anhänge wie Lieferscheine oder Leistungsnachweise, die zur E-Rechnung gehören, sollten im Archiv nachvollziehbar mit ihr verknüpft bleiben.
Ein revisionssicheres DMS, das strukturierte und unstrukturierte Dokumente gemeinsam verwalten kann, ist deshalb die technische Voraussetzung für eine saubere Umsetzung der E-Rechnungspflicht.
Ein häufig unterschätzter Aspekt ist die Validierung beim Eingang: E-Rechnungen sollten bereits beim Import automatisiert auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden, etwa auf korrekte Steuersätze, vollständige Pflichtangaben und schlüssige Rechnungsbeträge. Fehlerhafte Datensätze frühzeitig zu erkennen erspart spätere Korrekturen im Buchhaltungsprozess und reduziert das Risiko, fehlerhafte Rechnungen unbemerkt zu archivieren.
Wie hängt die E-Rechnungspflicht mit der Aktendigitalisierung zusammen?
Die E-Rechnung ist ein Baustein eines größeren Trends: Immer mehr Geschäftsvorfälle entstehen von vornherein digital und strukturiert, statt nachträglich digitalisiert zu werden. Für bereits vorhandene Papierarchive mit historischen Rechnungen ändert sich dadurch nichts an den bestehenden GoBD-Regeln zum ersetzenden Scannen. Wer jedoch jetzt ein neues DMS einführt oder ein bestehendes System erweitert, sollte die Fähigkeit zur Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen als Anforderung von Anfang an mitplanen.
Praktisch bedeutet das, bereits bei der Ausschreibung eines neuen Archiv- oder Buchhaltungssystems gezielt zu prüfen, ob XRechnung und ZUGFeRD nativ unterstützt werden, ob eine automatisierte Validierung eingehender Rechnungen vorgesehen ist und wie sich strukturierte E-Rechnungen mit gescannten Altbelegen in einer einheitlichen Volltextsuche kombinieren lassen. Organisationen, die diesen Schritt frühzeitig gehen, vermeiden parallele Insellösungen für digitale und gescannte Belege und sparen sich eine spätere, aufwendige Konsolidierung zweier getrennter Archive. Details zur Systemauswahl finden sich in unserem Leitfaden zur DMS-Einführung; individuelle Fragen beantwortet unser Team über die Kontaktseite.