„Was kostet es, unsere Akten scannen zu lassen?" ist meist die erste Frage. Eine seriöse Zahl pro Ordner oder Seite hängt von Menge, Format und Zustand der Unterlagen ab. Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen marktüblichen Preisüberblick und zwei konkrete Beispielrechnungen, damit Sie Ihr Budget realistisch einschätzen können, bevor Sie ein Angebot einholen.
Hinweis: Die folgenden Werte sind eine unverbindliche Orientierung anhand marktüblicher Preise in Deutschland (Stand 2026). Ihr verbindliches Festpreis-Angebot erstellen wir nach einer kurzen Sichtung oder einem kostenlosen Probedigitalisat.
Welche Faktoren bestimmen den Preis?
- Menge: Anzahl der Ordner bzw. Seiten. Ab größeren Mengen sinkt der Preis pro Einheit deutlich.
- Format: Standard A4 ist günstiger als A3, gebundene Bestände oder Großformat bis A0 (Baupläne).
- Zustand & Vorbereitung: Entheften, Entklammern, Entfernen von Klarsichthüllen, Sortieren.
- Farbe & Auflösung: Schwarz-Weiß bei 300 dpi ist Standard, Farbe kostet mehr.
- OCR & Indexierung: Volltext-Texterkennung und die Verschlagwortung nach Ihrer Ablagelogik.
- Umgang mit den Originalen: Rückgabe, Einlagerung oder zertifizierte Vernichtung.
Marktübliche Preisspannen (Orientierung)
| Leistung | Marktübliche Spanne (netto) |
|---|---|
| Scan A4, Schwarz-Weiß, pro Seite | ca. 0,02 – 0,04 € |
| Volltext-OCR (Aufschlag) | gering, oft bis ca. 0,01 €/Seite |
| Pro Standard-Ordner (ca. 300–450 Blatt, reiner Scan) | ca. 18 – 32 € |
| Vorbereitung / Entklammern (pro Ordner) | ca. 4,50 – 12 € |
| Großformat A0 (Baupläne), pro Blatt | ca. 2 – 8 € |
| Zertifizierte Vernichtung DIN 66399 | geringe Pauschale / ~0,001 €/Seite |
Alle Werte netto zzgl. MwSt. Ab etwa 500–1.000 Ordnern sind erhebliche Mengenrabatte üblich.
Beispielrechnung 1: Kleines Archiv (50 Ordner)
Angenommen: 50 Standard-Aktenordner mit A4-Schriftverkehr, geheftet, inkl. Vorbereitung, Volltext-OCR und Ausgabe als durchsuchbare PDF/A, Abholung im Raum Augsburg.
| Scan inkl. OCR & PDF/A (50 × ca. 20–30 €) | ca. 1.000 – 1.500 € |
| Vorbereitung / Entklammern (50 × ca. 6–10 €) | ca. 300 – 500 € |
| Abholung Raum Augsburg (Pauschale) | ca. 30 – 60 € |
| Richtwert gesamt (netto) | ca. 1.330 – 2.060 € |
Beispielrechnung 2: Mittleres Projekt (500 Ordner)
Bei größeren Beständen sinkt der Preis pro Ordner spürbar (Mengenrabatt). Gleiche Leistung wie oben, 500 Standard-Ordner:
| Scan inkl. OCR & PDF/A (500 × ca. 15–22 €) | ca. 7.500 – 11.000 € |
| Vorbereitung / Entklammern (500 × ca. 5–8 €) | ca. 2.500 – 4.000 € |
| Abholung Raum Augsburg (Pauschale) | ca. 60 – 120 € |
| Richtwert gesamt (netto) | ca. 10.060 – 15.120 € |
Das entspricht einem Richtwert von rund 20–30 € pro Ordner im kleinen und rund 20 € pro Ordner im größeren Projekt, jeweils komplett inkl. Vorbereitung und OCR.
Worauf Sie bei Angeboten achten sollten
- Sind Abholung und Rücktransport enthalten?
- Gibt es Mindestmengen oder versteckte Rüstkosten?
- Ist die Verarbeitung DSGVO- und GoBD-konform, und wo findet sie statt? (Bei aktedigital ausschließlich in Augsburg, kein Auslandsversand.)
- Wird ersetzendes Scannen nach BSI TR-RESISCAN angeboten, damit Sie die Papieroriginale rechtssicher vernichten können?
- Erhalten Sie vorab ein Probedigitalisat, um die Qualität zu prüfen?
Verlässlicher Festpreis statt Schätzung
Die Zahlen oben sind ein marktüblicher Rahmen. Ihren konkreten Preis nennen wir Ihnen gerne verbindlich, sobald wir Menge, Format und Zustand kennen. Am schnellsten geht das mit einem kostenlosen Probedigitalisat aus Ihrem eigenen Bestand oder einer kurzen Besichtigung vor Ort.