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DSGVO-konform · AVV inklusive · Vertraulich

Personalakten
digitalisieren lassen

HR-Akten sicher und datenschutzkonform digitalisieren. Mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugriffskontrolle und Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen.

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DSGVO-konform
AVV inklusive
Streng vertraulich
Personalakten digitalisieren
Unsere Leistung

Sicher. Vertraulich. Datenschutzkonform.

Personalakten enthalten hochsensible Daten. Wir erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und behandeln jeden Auftrag mit höchster Diskretion.

DSGVO-konformer Prozess

Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ist Standard. Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet. Keine Weitergabe an Dritte.

Indexierung & Zugriffskontrolle

Akten werden nach Mitarbeiternummer, Name oder Abteilung strukturiert. Auf Wunsch Pseudonymisierung für erhöhten Datenschutz.

Aufbewahrungsfristen beachtet

Wir kennen die gesetzlichen Fristen: 6 Jahre (allgemein), 10 Jahre (lohnsteuerrelevant). Dokumente werden entsprechend gekennzeichnet.

GoBD-konforme Archivierung

Digitalisate werden unveränderbar und revisionssicher gespeichert. Vollständige Verfahrensdokumentation auf Wunsch inklusive.

DMS-ready & OCR

Ausgabe als durchsuchbares PDF/A, strukturiert für DATEV, SAP HR, Personio oder andere HR-Systeme. Volltextsuche inklusive.

Sichere Abholung

Transport in verschlossenen Behältern mit Übergabeprotokoll. Abholung in Bayern und Baden-Württemberg. Kurierservice bundesweit möglich.

Inhalt

Was steckt in einer Personalakte?

Personalakten umfassen eine Vielzahl sensibler Dokumente — wir digitalisieren alle zuverlässig und strukturiert.

Typische Inhalte

  • Arbeitsverträge & Änderungsverträge
  • Zeugnisse & Bewerbungsunterlagen
  • Lohn- & Gehaltsabrechnungen
  • Abmahnungen & Beurteilungen
  • Krankmeldungen & Urlaubsanträge
  • Fortbildungsnachweise
  • Sozialversicherungsnachweise

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Wichtig: Personalakten enthalten Dokumente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Wir helfen beim richtigen Labeling.

  • 10 Jahre: Lohnsteuerrelevante Unterlagen (§ 147 AO)
  • 6 Jahre: Allgemeine Geschäftsbriefe, Korrespondenz
  • 3 Jahre: Allgemeine Personalunterlagen nach Austritt
  • 2 Jahre: Zeugnisse & Bewerbungsunterlagen (empfohlen)
Zielgruppen

Wer digitalisiert Personalakten?

Unternehmen & HR-Abteilungen

Papierarchive auflösen, digitale Personalakte einführen, Bürofläche sparen.

Behörden & Kommunen

E-Akte Einführung, Beamtenpersonalakten, ELSTER-Vorbereitung.

Kliniken & Pflegeeinrichtungen

Mitarbeiterdokumente aus dem Gesundheitswesen — mit besonderer Vertraulichkeit.

Handwerksbetriebe & KMU

Kleine Teams ohne eigene IT-Abteilung — wir übernehmen alles schlüsselfertig.

Ablauf

So funktioniert es

1
AVV unterzeichnen
Auftragsverarbeitungsvertrag als Grundlage — vor dem ersten Transport
2
Sichere Abholung
Versiegelter Transport mit Übergabeprotokoll aus Ihrem Haus
3
Scan & Indexierung
Hochauflösender Scan, OCR, strukturierte Ablage nach Ihrer Vorgabe
4
Qualitätsprüfung
Jede Akte wird geprüft — Vollständigkeit, Lesbarkeit, Struktur
5
Übergabe & Löschung
Digitale Übergabe + Bestätigung der sicheren Datenlöschung bei uns
FAQ

Häufige Fragen

Ja, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Wir stellen Ihnen einen AVV zur Verfügung — dieser ist im Service inbegriffen und wird vor dem ersten Auftrag unterzeichnet.
Ja — mit einem DSGVO-konformen Auftragsverarbeiter ist das rechtlich zulässig. Die Auftragsdatenverarbeitung ist in der DSGVO ausdrücklich vorgesehen. Wichtig ist ein schriftlicher AVV und die Auswahl eines zuverlässigen Dienstleisters.
Standardmäßig werden die Originale nach dem Scan zurückgegeben. Auf Wunsch können wir die Originalakten auch datenschutzkonform vernichten — mit Vernichtungsprotokoll nach DIN 66399. Beides ist möglich.
Wir liefern die Dateien in dem Format und mit der Benennung/Struktur, die Ihr System erwartet. Wir arbeiten mit den gängigen HR-Systemen (Personio, DATEV LODAS, SAP HR, Sage, rexx) und stimmen die Struktur vorab ab.
Bei durchschnittlich 15–25 Seiten pro Akte (500 Akten = ca. 7.500–12.500 Seiten) rechnen wir mit 3–5 Werktagen Bearbeitungszeit inkl. Indexierung. Genaue Zeitplanung besprechen wir im Erstgespräch.

Personalakten sicher digitalisieren

Kostenlose Erstberatung, verbindliches Angebot innerhalb von 2 Stunden. AVV und Übergabeprotokoll sind Standard.

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