Prozesse nach BSI TR-RESISCAN · Originale ersetzen

Ersetzendes
Scannen

Papierdokumente rechtssicher digitalisieren und die Originale vernichten — mit Prozessen nach BSI TR-RESISCAN (TR-03138). Für Unternehmen, Behörden und Kanzleien.

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Nach BSI TR-RESISCAN

Transfervermerk inklusive

Originale sicher vernichtet

Ersetzendes Scannen nach BSI TR-RESISCAN

Grundlagen

Was bedeutet "Ersetzendes Scannen"?

Anders als normales Scannen erlaubt das ersetzende Scannen, die Papieroriginale nach der Digitalisierung rechtssicher zu vernichten.

Normales Scannen vs. Ersetzendes Scannen

Beim normalen Scannen bleibt das Original im Zweifelsfall das maßgebliche Dokument. Beim ersetzenden Scannen wird das Digitalisat rechtlich gleichwertig — das Papier darf vernichtet werden.

Erhebliche Platzeinsparung durch Papiervernichtung
Digitalisate als Beweismittel rechtlich anerkannt
Spart Mietkosten für Aktenräume und externe Archive
Schnellerer Zugriff auf Dokumente im Alltag

BSI TR-RESISCAN — der Qualitätsstandard

Die technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik definiert, wie ersetzendes Scannen rechtskonform durchgeführt wird.

Scanqualität: Mindestauflösung & Farbtiefe definiert
Vollständigkeitsprüfung jedes Dokuments
Integritätssicherung (Hashwerte/Signaturen)
Transfervermerk als Nachweis der Übertragung
Verfahrensdokumentation Pflicht

Anwendbarkeit

Wann ist ersetzendes Scannen möglich?

Nicht für jedes Dokument ist das Vernichten des Originals rechtlich zulässig. Wir beraten Sie individuell.

Geeignete Dokumentenarten

Eingangspost und Geschäftsbriefe
Rechnungen & Lieferscheine (keine Originalverpflichtung)
Verträge ohne Schriftformerfordernis
Personalakten (allgemeine Unterlagen)
Behördliche Vorgänge & Verwaltungsakten
Patientenakten (mit Einwilligung)

Nicht ersetzbar — Original muss bleiben

Bei diesen Dokumenten bleibt das Papieroriginal zwingend erforderlich:

Notariell beurkundete Dokumente
Testamente & Erbscheine
Grundbuchauszüge & Urkunden
Wertpapiere & Schuldverschreibungen
Bestimmte steuerrelevante Originalbelege (§ 14b UStG)

Unser Prozess

So läuft ersetzendes Scannen ab

Ein strukturierter Prozess nach BSI TR-RESISCAN — von der Abholung bis zum Vernichtungsprotokoll.

Dokumentenanalyse & Schutzklasse

Gemeinsam prüfen wir, welche Dokumente für das ersetzende Scannen geeignet sind und welche Schutzklasse nach BSI TR-RESISCAN anzuwenden ist (Normal, Hoch, Sehr hoch).

Verfahrensdokumentation

Erstellung der vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation, die den gesamten Scan-Prozess beschreibt und bei Prüfungen vorgelegt werden kann.

Scan mit Qualitätssicherung

Hochauflösender Scan nach definierten Qualitätsparametern. Vollständigkeitsprüfung jedes Dokuments. Lesbarkeit und Integrität werden dokumentiert.

Transfervermerk & Integritätssicherung

Jedes digitalisierte Dokument erhält einen Transfervermerk als Nachweis der Übertragung. Auf Wunsch elektronische Signatur zur Integritätssicherung.

Vernichtung mit Protokoll

Die Originale werden datenschutzkonform nach DIN 66399 vernichtet. Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll als rechtssicheren Nachweis.

Vorteile

Was Sie gewinnen

Bürofläche sparen

Ein Aktenordner belegt ca. 8 cm Regalfläche. 1.000 Ordner = 80 laufende Meter. Nach dem ersetzenden Scannen: 0. Miet- und Lagerkosten sinken dauerhaft.

Rechtssichere Digitalisate

Durch den strukturierten Prozess nach BSI TR-RESISCAN behalten die Digitalisate ihren Beweiswert — auch vor Gericht und beim Finanzamt.

Schnellerer Zugriff

Dokumente in Sekunden statt Minuten finden. Volltextsuche über das gesamte Archiv — von überall, auch aus dem Homeoffice.

FAQ

Häufige Fragen

Beim normalen Scannen verbleibt das Original als primäres Dokument. Beim ersetzenden Scannen wird das Digitalisat rechtlich gleichgestellt — das Papieroriginal darf anschließend vernichtet werden. Voraussetzung ist ein definierter Prozess nach BSI TR-RESISCAN inkl. Transfervermerk und Qualitätssicherung.

Ja — wenn der Prozess nach BSI TR-RESISCAN dokumentiert wurde. Deutsche Gerichte erkennen TR-RESISCAN-konforme Digitalisate als Beweismittel an. Der Transfervermerk dokumentiert, dass das Digitalisat identisch mit dem Original ist.

Der Transfervermerk ist ein Metadaten-Eintrag, der festhält: wann wurde gescannt, von welchem Gerät, mit welcher Auflösung, wer hat die Qualität geprüft und das Original war zum Zeitpunkt des Scans unverändert. Er ist das zentrale Beweismittel beim ersetzenden Scannen.

Ja, die BSI TR-RESISCAN schreibt eine Verfahrensdokumentation vor. Wir erstellen diese gemeinsam mit Ihnen oder passen eine Vorlage an Ihre Organisation an. Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder gerichtlichen Anfragen ist die Dokumentation entscheidend.

Ja — auch Bestände aus der Vergangenheit können nachträglich ersetzend digitalisiert werden. Dabei wird für jeden Scanvorgang ein neuer Transfervermerk erstellt. Bitte klären Sie vorab mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt, welche Dokumente für Ihren konkreten Fall freigegeben werden können.

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