Sie möchten Ihre Akten scannen lassen, wissen aber nicht, worauf Sie achten müssen? Dieser Ratgeber erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie professionelles Aktenscanning funktioniert, was es kostet und wie Sie den richtigen Dienstleister finden.
Warum Akten professionell scannen lassen?
Viele Unternehmen versuchen zunächst, Akten selbst zu scannen. Das funktioniert bei kleinen Mengen, stößt aber schnell an Grenzen:
- Zeitaufwand: Ein Multifunktionsgerät schafft ca. 20 Seiten pro Minute. Bei 10.000 Seiten sind das über 8 Stunden reine Scanzeit — ohne Vorbereitung, Qualitätskontrolle und Nachbearbeitung.
- Hardware: Dokumentenscanner für Massendigitalisierung kosten 5.000–50.000 €. Die Anschaffung lohnt sich nur bei regelmäßigem Bedarf.
- Know-how: OCR-Erkennung, GoBD-konforme Archivierung und rechtssichere Verfahrensdokumentation erfordern Fachwissen.
Was kostet es, Akten scannen zu lassen?
Die Kosten für professionelles Aktenscanning hängen von mehreren Faktoren ab:
| Leistung | Preis pro Seite | Hinweise |
|---|---|---|
| Standard-Scan (A4, s/w, 200 dpi) | ab 0,05 € | Für normale Dokumente |
| Qualitäts-Scan (A4, Farbe, 300 dpi) | ab 0,08 € | Für Archivierung |
| OCR-Texterkennung | ab 0,02 € | Dokumente durchsuchbar machen |
| Indexierung/Metadaten | ab 0,10 € | Pro Dokument, nicht pro Seite |
| Großformat (A3–A0) | ab 0,49 € | Baupläne, technische Zeichnungen |
Rechenbeispiel: 5.000 A4-Seiten in Farbe (300 dpi) mit OCR: 5.000 × 0,10 € = 500 €. Dazu kommen ggf. Kosten für Abholung, Aktenvernichtung und besondere Anforderungen.
Der Ablauf: So funktioniert professionelles Aktenscanning
1. Beratung und Angebotserstellung
Zunächst klären Sie mit dem Dienstleister Ihre Anforderungen: Wie viele Akten? Welches Format? Benötigen Sie OCR? Sollen die Originale vernichtet werden? Auf Basis dieser Informationen erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
2. Abholung oder Anlieferung
Seriöse Anbieter holen Ihre Akten ab — oft kostenlos ab einer bestimmten Menge. Die Dokumente werden in versiegelten Behältern transportiert. Bei sensiblen Unterlagen ist ein GPS-getrackter Transport möglich.
3. Vorbereitung
Vor dem Scannen werden Heftklammern und Büroklammern entfernt, beschädigte Seiten repariert und die Dokumente sortiert. Dieser Schritt ist entscheidend für die Scanqualität.
4. Scannen
Professionelle Hochleistungsscanner verarbeiten bis zu 200 Seiten pro Minute — in beiden Formaten gleichzeitig (Duplex). Die Qualität wird laufend überwacht.
5. Nachbearbeitung
Automatische Bildoptimierung: Begradigung, Kontrast, Leerseiten-Entfernung. OCR-Software wandelt Bilder in durchsuchbaren Text um. Metadaten werden erfasst.
6. Qualitätskontrolle
Stichproben prüfen Lesbarkeit, Vollständigkeit und korrekte Zuordnung. Bei Abweichungen wird nachgescannt.
7. Übergabe und Vernichtung
Sie erhalten Ihre Dateien auf Festplatte, USB-Stick oder per sicherer Cloud. Auf Wunsch werden die Papieroriginale nach DIN 66399 vernichtet.
Qualitätsstandards: Worauf Sie achten sollten
Nicht jeder Scandienstleister arbeitet nach den gleichen Standards. Achten Sie auf:
- BSI TR-RESISCAN: Die technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik definiert, wie Scannen „beweiskrafterhaltend" funktioniert. Mehr zu TR-RESISCAN
- GoBD-Konformität: Für steuerrelevante Dokumente gelten besondere Aufbewahrungspflichten. GoBD-Leitfaden
- DSGVO: Personenbezogene Daten müssen geschützt werden. Der Dienstleister sollte einen AV-Vertrag anbieten.
- DIN 66399: Falls Akten vernichtet werden, muss dies nach definierter Sicherheitsstufe erfolgen.
Akten scannen lassen — jetzt Angebot anfordern
Unverbindliche Beratung und transparente Preise. Wir holen Ihre Akten ab.
Kostenloses AngebotHäufige Fragen zum Aktenscanning
Wie lange dauert es, Akten scannen zu lassen?
Je nach Menge und Komplexität zwischen 3 Tagen (Standard) und 2-3 Wochen (Großprojekte mit Indexierung). Express-Service ist oft möglich.
Kann ich die Originale behalten?
Ja, Ihre Akten werden nach dem Scannen zurückgegeben — es sei denn, Sie beauftragen die Vernichtung. Bei steuerrelevanten Dokumenten beachten Sie die Aufbewahrungsfristen.
Welche Auflösung brauche ich?
200 dpi reicht für normale Dokumente. 300 dpi empfehlen wir für Archivierung und kleine Schrift. 400–600 dpi nur für technische Zeichnungen oder Fotos.
Was ist mit sensiblen Dokumenten?
Seriöse Dienstleister haben Sicherheitszonen mit Zutrittskontrollen, verpflichten Mitarbeiter zur Verschwiegenheit und bieten AV-Verträge nach DSGVO Art. 28.
Fazit: Lohnt sich ein professioneller Scanservice?
Wenn Sie mehr als 1.000 Seiten digitalisieren möchten, ist ein professioneller Scandienstleister fast immer die bessere Wahl. Sie sparen Zeit, erhalten höhere Qualität und profitieren von rechtssicheren Prozessen.
Unsere Empfehlung: Holen Sie 2-3 Angebote ein und achten Sie nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Qualitätsstandards, Datenschutz und Erfahrung mit Ihrer Branche.