BSI TR-RESISCAN
Ersetzendes Scannen

Was ist BSI TR-RESISCAN?

Die BSI TR-RESISCAN (Technische Richtlinie 03138) ist eine Empfehlung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Sie beschreibt Anforderungen an das ersetzende Scannen — also die Digitalisierung von Papierdokumenten, nach der die Originale vernichtet werden können.

Warum ist das wichtig?

Beim ersetzenden Scannen wird das digitale Dokument zum rechtlich relevanten Original. Damit das funktioniert, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden:

• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen des Originals werden erfasst
• Integrität: Das digitale Dokument ist vor Manipulation geschützt
• Authentizität: Die Herkunft des Dokuments ist nachweisbar
• Lesbarkeit: Das Dokument bleibt langfristig lesbar (PDF/A)

Unsere Umsetzung

Wir setzen Prozesse um, die sich an den Vorgaben der BSI TR-RESISCAN orientieren:

Verfahrensdokumentation

Jeder Digitalisierungsauftrag wird vollständig dokumentiert. Sie erhalten eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt:

• Welche Dokumente digitalisiert wurden
• Welche technischen Einstellungen verwendet wurden
• Welche Qualitätskontrollen durchgeführt wurden
• Wer wann welche Arbeitsschritte ausgeführt hat

Technische Maßnahmen

• Kalibrierte Scanner für konsistente Bildqualität
• PDF/A-Format für Langzeitarchivierung
• Qualitätskontrolle jeder gescannten Seite
• Protokollierung aller Arbeitsschritte

Organisatorische Maßnahmen

• 4-Augen-Prinzip bei kritischen Arbeitsschritten
• Zutrittskontrolle zu Produktionsräumen
• Schulung aller Mitarbeiter
• Verschwiegenheitsverpflichtung

Für wen ist das relevant?

Prozesse nach BSI TR-RESISCAN sind besonders wichtig für:

• Behörden — für E-Akte und E-Government
• Kanzleien — für beA-konforme Mandantenakten
• Unternehmen — für GoBD-konforme Archivierung
• Organisationen — die Originale nach der Digitalisierung vernichten möchten