Digitalisierung mit Prozessen nach der Technischen Richtlinie des BSI für beweiswerterhaltende Dokumentendigitalisierung.
Beratung anfordern →Die BSI TR-RESISCAN (Technische Richtlinie 03138) ist eine Empfehlung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Sie beschreibt Anforderungen an das ersetzende Scannen — also die Digitalisierung von Papierdokumenten, nach der die Originale vernichtet werden können.
aktedigital.de ist nicht BSI TR-RESISCAN-zertifiziert. Wir arbeiten mit Prozessen, die sich an den Anforderungen der TR-RESISCAN orientieren. Die rechtliche Bewertung der Beweiskraft obliegt im Einzelfall den zuständigen Stellen.
Beim ersetzenden Scannen wird das digitale Dokument zum rechtlich relevanten Original. Damit das funktioniert, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden:
Die Richtlinie beginnt nicht beim Scanner, sondern bei der Schutzbedarfsanalyse: Für jede Dokumentklasse wird bewertet, welche Anforderungen an Integrität, Authentizität und Lesbarkeit gelten. Erst daraus ergibt sich, wie aufwendig der Scanprozess abgesichert werden muss. Der Prozess selbst gliedert sich in vier Schritte:
Akten werden entklammert, auf Vollständigkeit geprüft und strukturiert. Besonderheiten wie Haftnotizen, Rückseitenbeschriftung oder farbige Eingangsstempel werden erfasst, damit im Digitalisat nichts verloren geht, was Beweisfunktion haben könnte.
Die Digitalisierung erfolgt mit dokumentierten Geräte- und Qualitätseinstellungen (Auflösung, Farbtiefe, Format). Maßgeblich ist die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original — mehr dazu im Wiki unter Ersetzendes Scannen.
Jedes Digitalisat durchläuft eine Sicht- bzw. stichprobenbasierte Kontrolle nach dokumentiertem Prüfplan: Ist jede Seite vorhanden, lesbar, richtig ausgerichtet? Fehlerhafte Scans werden nachgescannt, der Vorgang wird protokolliert.
Abschließend wird das Digitalisat gegen unbemerkte Veränderung geschützt — je nach Schutzbedarf durch Prüfsummen und Protokollierung oder durch kryptographische Mechanismen wie Siegel und Zeitstempel. Ab hier ist das digitale Dokument das führende Original und gehört in die revisionssichere Archivierung.
Wir setzen Prozesse um, die sich an den Vorgaben der BSI TR-RESISCAN orientieren:
Jeder Digitalisierungsauftrag wird vollständig dokumentiert. Sie erhalten eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt:
Prozesse nach BSI TR-RESISCAN sind besonders wichtig für:
Die rechtliche Verankerung ist dabei konkreter, als viele vermuten: § 7 E-Government-Gesetz regelt das ersetzende Scannen in der Bundesverwaltung und verweist auf den Stand der Technik — konkretisiert durch die TR-03138. Sozialversicherungsträger dürfen nach § 110d SGB IV ersetzend scannen, wenn nach dem Stand der Technik digitalisiert wird. Vergleichbare Regelungen enthalten die E-Government-Gesetze der Länder.
Für die meisten kaufmännischen und steuerrelevanten Unterlagen genügt ein GoBD-konformer Scanprozess mit Verfahrensdokumentation — das ist der Standardfall für Unternehmen. Ein an der TR-RESISCAN orientierter Prozess lohnt sich immer dann, wenn der Beweiswert im Streitfall entscheidend ist oder eine gesetzliche Regelung auf den Stand der Technik verweist: bei Behörden, Sozialversicherungsträgern, in der Justiz sowie bei Verträgen, Personal- und Haftungsunterlagen.
In der Praxis kombinieren wir beides: In der Schutzbedarfsanalyse wird Ihr Bestand klassifiziert — der Großteil läuft im wirtschaftlichen GoBD-Prozess, nur die tatsächlich kritischen Dokumentklassen erhalten die aufwendigere Behandlung. Das hält die Kosten im Rahmen, ohne beim Beweiswert Kompromisse einzugehen.
Auch der beste Scanprozess ersetzt kein Papier, dessen Rechtswirkung am Original hängt. Nicht vernichtet werden dürfen unter anderem:
Diese Bestände werden mitgescannt (für den digitalen Zugriff), die Originale lagern anschließend platzsparend weiter — der Rest des Archivs kann nach dokumentierter Freigabe datenschutzgerecht nach DIN 66399 vernichtet werden.
Nein. Die TR-03138 ist eine technische Richtlinie, keine gesetzliche Pflicht. Für Bundesbehörden ist sie beim ersetzenden Scannen der maßgebliche Stand der Technik, viele Landesgesetze und Sozialversicherungsträger verweisen ebenfalls darauf. Unternehmen orientieren sich freiwillig an ihr, um den Beweiswert ihrer Digitalisate abzusichern.
Die GoBD regeln die steuerrechtliche Anerkennung digitalisierter Belege und genügen für die meisten kaufmännischen Dokumente. Die TR-RESISCAN geht weiter: Sie adressiert mit Schutzbedarfsanalyse, definierten Prozessschritten und Integritätssicherung den Beweiswert auch für Dokumente mit hohen rechtlichen Anforderungen, etwa in Verwaltung, Justiz und Sozialversicherung.
Dokumente, deren Rechtswirkung am Original hängt: notarielle Urkunden, Vollmachten, Bürgschaften, Wertpapiere, Testamente sowie Unterlagen mit gesetzlich vorgeschriebener Originalaufbewahrung (z. B. bestimmte Zolldokumente). Diese werden gescannt, aber das Original bleibt im Archiv.
Der Aufpreis gegenüber einfachem Scannen entsteht durch Schutzbedarfsanalyse, dokumentierte Qualitätssicherung und ggf. Integritätssicherung per Prüfsummen oder Zeitstempel. Je nach Schutzbedarf und Menge liegt er typischerweise bei 20 bis 50 Prozent des Seitenpreises. Dem stehen dauerhaft entfallende Archivkosten gegenüber.
Ja, aber Sie müssen sie nicht allein erstellen: Sie erhalten die Verfahrensdokumentation unseres Scanprozesses und wir unterstützen Sie dabei, Ihre organisationsseitigen Abläufe (Aktenübergabe, Freigabe zur Vernichtung, Archivierung) zu ergänzen. Zusammen ergibt das die prüffähige Gesamtdokumentation.
Nach Schutzbedarfsanalyse und Probescan (zusammen ein bis zwei Wochen) läuft die Digitalisierung in Tages-Batches. Ein Bestand von 100 Aktenordnern ist typischerweise in zwei bis vier Wochen digitalisiert, qualitätsgesichert und zur Vernichtung freigegeben.
Vertiefende Grundlagen finden Sie im Wiki unter BSI TR-RESISCAN sowie im Ratgeber BSI TR-RESISCAN erklärt.