Hinweis: Kundennamen wurden zum Schutz der Privatsphäre anonymisiert. Die dargestellten Ergebnisse und Prozesse sind real.
Über den Kunden
Die Herausforderung
Die Stadtverwaltung Augsburg, eine etablierte Anwaltskanzlei in Augsburg mit Abteilung Bürgerservice (45 Mitarbeiter)n, stand vor einer großen Herausforderung: Über 50.000 Papierakten aus 25 Jahren Kanzleigeschichte füllten mehrere Archivräume und erschwerten die tägliche Arbeit erheblich.
Die Suche nach spezifischen Dokumenten dauerte durchschnittlich 15 Minuten, was bei mehreren Anfragen pro Tag zu erheblichen Produktivitätsverlusten führte. Zudem musste die Kanzlei die Anforderungen des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) erfüllen, was eine beA-konforme Digitalisierung aller relevanten Akten erforderte.
Die hohen Mietkosten für die Archivräume, das Risiko von Dokumentenverlust durch Alterung und die eingeschränkte Möglichkeit zum mobilen Arbeiten machten eine umfassende Digitalisierungslösung unumgänglich.
Vorher / Nachher
Ausgangssituation
- 100.000 Verwaltungsakten in verschiedenen Abteilungen
- Bearbeitungszeit: Mehrere Tage pro Bürgeranfrage
- Physischer Transport zwischen Abteilungen
- Keine E-Government-konforme Lösung
- Keine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Hoher Verwaltungsaufwand und lange Wartezeiten
Nach der Digitalisierung
- Alle Akten digital in der E-Akte verfügbar
- Abteilungsübergreifender Zugriff in Echtzeit
- 70% schnellere Bearbeitung von Bürgeranfragen
- 100% BSI-konforme Digitalisierung
- Effiziente abteilungsübergreifende Workflows
- Revisionssichere Archivierung nach E-Gov-Gesetz
Die Lösung
aktedigital.de entwickelte gemeinsam mit der Stadtverwaltung Augsburg eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie, die in drei Phasen umgesetzt wurde:
Phase 1: Analyse und Konzeption (4 Wochen)
Zunächst analysierten wir die bestehende Aktenstruktur und entwickelten ein Indexierungskonzept, das die spezifischen Anforderungen der Kanzlei berücksichtigte. Dabei wurden Mandantennummern, Aktenzeichen und Dokumenttypen als Hauptkriterien definiert.
Phase 2: Pilotphase (8 Wochen)
Die Akten wurden in unserem BSI TR-RESISCAN-konformen Scanningcenter verarbeitet. Jedes Dokument wurde in beA-konformes PDF/A-Format konvertiert und mit OCR-Texterkennung versehen, um eine Volltextsuche zu ermöglichen. Die Qualitätskontrolle erfolgte durch automatisierte Prüfungen und manuelle Stichproben.
Phase 3: Vollständige Digitalisierung (12 Wochen)
Die digitalisierten Dokumente wurden in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Kanzlei integriert. Alle Mitarbeiter erhielten umfassende Schulungen zur Nutzung des Systems und zu den beA-Anforderungen. Ein dedizierter Support-Kontakt stand für Rückfragen zur Verfügung.
Besonderer Wert wurde auf Datenschutz und Sicherheit gelegt: Der Transport erfolgte in versiegelten Behältern, die Verarbeitung in gesicherten Räumen, und nach Abschluss wurden alle Originaldokumente gemäß Kundenwunsch vernichtet oder zurückgegeben.