Hinweis: Kundennamen wurden zum Schutz der Privatsphäre anonymisiert. Die dargestellten Ergebnisse und Prozesse sind real.
Über den Kunden
Die Herausforderung
Das Architekturbüro Müller & Partner, ein etabliertes Büro in Augsburg mit 12 Mitarbeitern, verwaltete über 30 Jahre hinweg ein umfangreiches Archiv mit über 8.500 Großformat-Plänen in den Formaten A0 bis A3. Die Pläne waren in Planschränken gelagert und nahmen erheblichen Büroraum ein.
Bei Nachfragen zu älteren Projekten mussten Mitarbeiter oft stundenlang nach den richtigen Plänen suchen. Die physische Lagerung führte zu Platzproblemen, und die Pläne zeigten zunehmend Alterungserscheinungen. Zudem war die Zusammenarbeit mit externen Partnern erschwert, da Pläne nicht einfach digital geteilt werden konnten.
Die Notwendigkeit, alte Projekte für Referenzen oder Nachträge schnell verfügbar zu haben, sowie der Wunsch nach mobilem Arbeiten und besserer Zusammenarbeit machten eine Digitalisierungslösung unumgänglich.
Vorher / Nachher
Ausgangssituation
- 8.500 Großformat-Pläne in Planschränken
- Stundenlange Suche nach alten Plänen
- Hoher Platzbedarf für Planschränke (25m²)
- Alterungserscheinungen bei alten Plänen
- Erschwerte Zusammenarbeit mit Partnern
- Kein mobiler Zugriff auf Projektdaten
Nach der Digitalisierung
- Alle Pläne digital in hoher Auflösung
- Sofortiger Zugriff über Projektnummer
- Planschränke aufgelöst, 25m² Bürofläche frei
- Langzeitarchivierung in PDF/A-Format
- Einfaches Teilen mit Partnern und Kunden
- Mobiler Zugriff auf Baustellen
Die Lösung
aktedigital.de entwickelte gemeinsam mit der Architekturbüro Müller & Partner eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie, die in drei Phasen umgesetzt wurde:
Phase 1: Inventarisierung und Vorbereitung (1 Woche)
Zunächst analysierten wir die bestehende Aktenstruktur und entwickelten ein Indexierungskonzept, das die spezifischen Anforderungen der Kanzlei berücksichtigte. Dabei wurden Mandantennummern, Aktenzeichen und Dokumenttypen als Hauptkriterien definiert.
Phase 2: Großformat-Scanning (7 Wochen)
Die Akten wurden in unserem BSI TR-RESISCAN-konformen Scanningcenter verarbeitet. Jedes Dokument wurde in beA-konformes PDF/A-Format konvertiert und mit OCR-Texterkennung versehen, um eine Volltextsuche zu ermöglichen. Die Qualitätskontrolle erfolgte durch automatisierte Prüfungen und manuelle Stichproben.
Phase 3: Integration und Schulung (1 Woche)
Die digitalisierten Dokumente wurden in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Kanzlei integriert. Alle Mitarbeiter erhielten umfassende Schulungen zur Nutzung des Systems und zu den beA-Anforderungen. Ein dedizierter Support-Kontakt stand für Rückfragen zur Verfügung.
Besonderer Wert wurde auf Datenschutz und Sicherheit gelegt: Der Transport erfolgte in versiegelten Behältern, die Verarbeitung in gesicherten Räumen, und nach Abschluss wurden alle Originaldokumente gemäß Kundenwunsch vernichtet oder zurückgegeben.